Prawo przewiduje więc możliwość zawarcia umowy w trzech podstawowych formach:
- ustnej
- pisemnej
- pisemnej kwalifikowanej
Co do zasady więc o formie zawierania umów decydują same strony umowy. Wiele drobnych umów życia codziennego zawieranych jest w formie ustnej.
Zgodnie z cytowanym przepisem do zawarcia takiej umowy dochodzi przez zachowanie się danej osoby, które ujawnia jej wolę – i jest odpowiednio odczytywane (zrozumiane) przez odbiorcę takiej czynności prawnej (np. zakupy w sklepie, zapłata za paliwo na stacji benzynowej itp.).
Strony zainteresowane zawarciem umowy mogą również uzgodnić, że forma czynności prawnej będzie opierała się na piśmie. Nie ma tu znaczenia wartość pieniężna jaka wiąże się z zawarciem takiej umowy.
Strony mogą bowiem dowolnie wybierać formę umowy bez względu na to czy wartość świadczeń wynosi 1 zł czy 100.000 zł.
Jedynie art. 720 § 2 kc wskazuje, że umowa pożyczki, której wartość przenosi pięćset złotych, powinna być stwierdzona pismem – lecz nawet jeśli strony nie zachowają formy pisemnej – nie rodzi to skutku nieważności umowy.
Strony zastrzegając formę pisemną mogą również ustalić skutki zastrzeżenia takiej formy. Strony mogą uzgodnić, że niezachowanie formy pisemnej może oznaczać nieważność czynności. Bez takiego wyraźnego zastrzeżenia (bez rygoru nieważności) ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Zgodnie z brzmieniem art. 78 kodeksu cywilnego do zachowania formy pisemnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Forma pisemna jest zatem zachowana w przypadku umowy, gdy strony lub osoby działające w ich imieniu złożą swoje własnoręczne podpisy. Do zawarcia umowy wystarczy również wymiana dokumentów zawierających oświadczenia strony i podpisanych przez tę stronę.
Kwalifikowaną pisemną formą zawarcia umowy jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego. Taka forma może wynikać zarówno z woli stron jak i z przepisu prawa. W niektórych wypadkach ustawodawca narzucił obowiązek zachowania formy notarialnej. Jako przykład podać można umowę sprzedaży nieruchomości, która winna zostać zawarta w formie aktu notarialnego (art. 158 kodeksu cywilnego), a niezachowanie takiej formy skutkuje nieważnością umowy. Dalsze przykłady innej formy szczególnej to: umowa sprzedaży lub dzierżawy przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 55[1] kodeksu cywilnego (zespołu składników majątkowych i niemajątkowych służących do realizacji określonych zadań gospodarczych), która wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 75[1] § 1 kodeksu cywilnego), umowa sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, która wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Szczególnym rodzajem formy pisemnej umowy jest również umowa zawierana w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 78 § 2 kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Forma zawarcia umowy ma istotne znaczenie nie tylko dla powstania zobowiązania, ale również dla zmiany lub rozwiązania umowy.
Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.
Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.
Zobacz kiedy można odstąpić od umowy