Tematy - Prawo - Faktura elektroniczna - INFOR.PL

Fakturowanie elektroniczne już wkrótce będzie powszechną koniecznością. Coraz więcej firm, kierując się wymogami oszczędności i ekologii będzie przechodziło na ten typ dokumentowania transakcji. Elektronika w obiegu gospodarczym będzie przypominać kręgi rozchodzące się na wodzie: kolejni kontrahenci unowocześniających się firm będą starali się dostosować do wymogów partnerów. Jak zacząć taki proces?

Od lat poprzez określenie „faktura elektroniczna”, lub „e-faktura” najczęściej zwykliśmy rozumieć plik cyfrowy (przeważnie PDF) będący niczym innym jak „obrazem” zwykłej faktury papierowej. Rozwiązanie wygodne, proste (i tańsze) w przechowywaniu, łatwe do wysyłki. Ale jak to zwykle bywa z pochłaniającą nasze czasy nowoczesnością – to co nowoczesne wczoraj i dzisiaj, zanim się obejrzymy trafi do muzeum. Tak będzie również z fakturami w PDFie. Nadchodzi epoka faktur 3.0 – dokumentów inteligentnych.

Ustawodawca wprowadził wymóg uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie przez niego faktur w formie elektronicznej. Jednak kwestię sposobu wyrażenia zgody pozostawił całkowicie w gestii stron. Nie narzucił, ani nie wskazał w tym zakresie (nawet przykładowo) żadnych form.

Jak ustalić datę otrzymania faktury w formie elektronicznej? W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych? Czy można archiwizować otrzymane faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej? Odpowiadamy na te pytania.

Ministerstwo Finansów pracuje nad systemem wprowadzającym obligatoryjne rejestrowanie faktur VAT w formie elektronicznej. Usprawnienie kontrolnych możliwości fiskusa poprzez centralny rejestr faktur jest również elementem programu liczącego na zwycięstwo wyborcze PiS. Warto więc przyjrzeć się szczegółom rozwiązań i przykładom z zagranicy.

Faktury elektroniczne to coraz częściej stosowane rozwiązanie. Rok do roku przyrost liczby e-dokumentów dotyczących transakcji sięga globalnie 20 procent. Faktura elektroniczna to oszczędność czasu, papieru, kosztów wydruku, wysyłki i jednocześnie łatwość przechowywania i dostępu. Coraz głośniej mówi się o państwach, takich jak Brazylia, gdzie wprowadzono centralną ewidencję faktur (oczywiście w postaci elektronicznej), co uszczelnia system podatkowy i zapobiega nieprawidłowościom w płaceniu podatków, ale równocześnie pozwala na korzystanie z oszczędności przez większość przedsiębiorców oraz pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo obrotu. Warto zatem powtórzyć ogólne założenia prawne dotyczące stosowania faktur elektronicznych.

E-faktura (faktura elektroniczna) to rozwiązanie cieszące się coraz większą popularnością w Polsce i na świecie. W 2015 roku wystawiono 42 miliardy faktur elektronicznych, a wzrost rok do roku szacowany jest na 10-20%.

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (IBPP3/443-1389/14/EJ) dotyczyła przechowywania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (zakupów). Faktury z tytułu nabywanych przez Wnioskodawcę (Spółkę) towarów i usług były wystawiane przez dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Spółka zwróciła się z pytaniem, czy możliwe jest przechowywanie ww. faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania ich wersji papierowych). Organ podatkowy odpowiedział twierdząco na to pytanie.

Zaletą e-faktur jest przede wszystkim czas oraz wygoda. Nadal jednak jest ona bardziej popularna w mniejszych firmach.

Ustawodawca wprowadził wymóg uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie wystawianych dla niego faktur w formie elektronicznej. Jednak kwestię sposobu wyrażenia zgody pozostawił całkowicie w gestii stron, nie narzucając ani nie wskazując w tym zakresie (nawet przykładowo) żadnych form.

Fakturą elektroniczna została w ustawie o podatku od towarów i usług zdefiniowana jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W dobie dzisiejszej dbałości o środowisko, a także techniki, coraz więcej firm decyduje się na wystawianie faktur elektronicznych – ponieważ jest to wygodne, czasooszczędne i szybkie. Czy wystawiając fakturę w formie elektronicznej, konieczne jest ich przesłanie w określonym formacie (np. PDF), czy wymagane jest dosłanie oryginału papierowego? Jakim warunkom powinna odpowiadać faktura, aby była ona uznana za dowód podatkowy?

Aby można było wysłać do klienta fakturę przez internet, klient musi się na to zgodzić – wystarczy zgoda ustna. Tak samo jak w przypadku faktur papierowych, przy ich wystawianiu, przesyłaniu i otrzymywaniu, należy dbać o ich poprawność.

80 procent polskich małych i średnich przedsiębiorstw nigdy nie posługuje się fakturami elektronicznymi. Przedsiębiorcy nisko oceniają swoją wiedzę na temat obiegu dokumentów elektronicznych, dostrzegają jednocześnie korzyści finansowe płynące z ewentualnego przejścia „z papieru” na pliki elektroniczne.

Jakie oszczędności może uzyskać firma z wdrożenia u siebie obiegu e-faktur? W odpowiedzi na to pytanie prezentujemy jeden z pierwszych na polskim rynku przypadków wyliczenia realnych oszczędności z zastosowania e-faktur w obiegu gospodarczym w firmie średniej wielkości.

Faktury elektroniczne zyskują coraz większe znaczenie. Dzieje się tak m.in. dlatego, że Unia Europejska konsekwentnie dąży do praktycznego, a nie jedynie formalnego zrównania w obrocie gospodarczym dokumentów w postaci elektronicznej z dokumentami w postaci papierowej. Polska konsekwentnie liberalizuje prawo podatkowe i dostosowuje swoje struktury administracyjne do obsługi dokumentów elektronicznych. Postęp jest ogromny i widoczny dla każdego, choć w porównaniu do innych krajów w UE mamy jeszcze bardzo dużo do zrobienia.

Do Urzędu Komunikacji Elektronicznej spływa coraz więcej informacje o podejrzanych fakturach przesyłanych na e-mail. Urząd ostrzega, że jest to sposób na wyłudzenie pieniędzy przez cyberprzestępców.

W myśl obecnych przepisów, faktury przechowywane w elektronicznym archiwum danych rozpoznane za pomocą system OCR, mają taką samą wartość jak ich papierowe odpowiedniki. Podczas kontroli Urzędu Skarbowego przedsiębiorca może je przedłożyć do weryfikacji bez okazywania papierowej wersji. Aby jednak jej wiarygodność nie została podważona należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii opisanych poniżej. Innowacje technologiczne w postaci systemu OCR i kodów QR gwarantują firmom równowartość między elektroniczną a tradycyjną wersję faktur.

Czy faktury otrzymane drogą elektroniczną, mailem w formacie PDF lub JPG bądź pobrane z serwera kontrahenta, a następnie drukowane i przechowywane w wersji papierowej, uprawniają do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur?

Parlament Europejski i Rada przyjęły nową Dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Zgodnie z wytycznymi Dyrektywy we wszystkich państwach członkowskich rozliczanie zamówień publicznych ma być realizowane wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.

Resort gospodarki pracuje nad uproszczeniem i elektronizacją procedur administracyjnych. Proponowane zmiany zakładają, że dokumenty, które mocą ustaw zostaną ujednolicone w skali całego kraju, będą mogły być składane przez internet. Według przedsiębiorców najbardziej przydatną formą deregulacji jest właśnie elektronizacja procedur, dzięki której nie muszą załatwiać spraw osobiście w urzędzie. Nowe przepisy mają zacząć obowiązywać od stycznia 2015 r.

Parlament Europejski i Rada przyjęły nową Dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Zgodnie z wytycznymi Dyrektywy we wszystkich państwach członkowskich rozliczanie zamówień publicznych ma być realizowane wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.

Stosowanie e-faktury umożliwia obniżanie kosztów operacyjnych. Dlatego też w krajach wysoko rozwiniętych stała się ona dominującą formą fakturowania. Także w Polsce, e-faktura szybko się upowszechnia, szczególnie po zliberalizowaniu przepisów w zakresie jej stosowania w obiegu gospodarczym. Od 1 stycznia 2013 roku faktury elektroniczne nie muszą już być podpisane ani bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, ani żadnym innym. Jednak taka forma pozwala dodatkowo zabezpieczyć e-fakturę.

W Polsce bardzo powoli rozwija się rynek e-faktur. Nie jest to jednak spowodowane barierami technologicznymi ani prawnymi. Jakie przyczyny hamują rozwój polskiego rynku e-faktur?

Faktury elektroniczne, czyli tzw. e-faktury mają za zadanie ulepszyć i unowocześnić system księgowości firm. Stopniowe przechodzenie z dokumentów papierowych na elektroniczne ułatwi firmom szybsze rozliczanie się. Aby skorzystać z faktur elektronicznych należy przede wszystkim posiadać odpowiednie oprogramowanie. Jakie jeszcze warunki należy spełnić, aby swobodnie korzystać z e-faktur?

Parlament Europejski i Rada UE przyjęły nową Dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Zgodnie z wytycznymi Dyrektywy, we wszystkich państwach członkowskich rozliczanie zamówień publicznych ma być realizowane wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie. Polska już rozpoczęła przygotowania do implementacji nowej Dyrektywy.

Opublikowanie Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., miało na celu m.in. ujednolicenie obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby dokumenty papierowe i elektroniczne traktowane były w ten sam sposób.

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez TNS OBOP 42 % Polaków zdecydowało się na otrzymywanie e-faktur. Tylko 8 % korzystających było niezadowolonych z nowego rozwiązania. Zadowoleni użytkownicy wskazywali korzyści tj. oszczędność czasu, szybkość otrzymywania wpłat, ochronę środowiska.

Ile firma jest w stanie zaoszczędzić na wystawianiu e-faktur? Okazuje się, że nawet 70% - tyle kosztów mniej poniesie przedsiębiorca wysyłający faktury elektroniczne. Jednak tylko niewielki odsetek firm korzysta z tej formy dystrybucji dokumentów rozliczeniowych.

Wystawianie i przesyłanie faktur może się odbywać w formie elektronicznej pod warunkiem akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez ich odbiorcę. W ubiegłym roku zrezygnowano z obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu (w formie pisemnej lub elektronicznej).

Większość przedsiębiorstw w rozliczeniach z kontrahentami w dalszym ciągu wystawia papierowe faktury, mimo iż od stycznia 2013 roku, ustawodawca znacznie ułatwił wdrożenie jej elektronicznej wersji – czyli e-faktury. Czy wprowadzenie e-faktury jest takie trudne oraz czy dzięki temu możliwe jest poczynienie realnych oszczędności?

Kraje Unii Europejskiej opowiedziały się za stosowaniem e-faktur w zamówieniach publicznych. Propozycję dyrektywy w sprawie faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych przedstawiła Komisja Europejska.

Komisja Europejska wystąpiła z wnioskiem legislacyjnym przewidującym jeden wzór deklaracji VAT w całej UE i jednolity zestaw wymogów dla przedsiębiorstw w zakresie wypełniania deklaracji VAT w każdym państwie członkowskim. Ma być jedynie 5 obowiązkowych rubryk ale państwa członkowskie mogą starać się o wprowadzenie dodatkowych - maksymalnie 26 rubryk.

Faktura w wersji elektronicznej może być podstawą do prawidłowego odliczenia VAT naliczonego nawet gdy nie jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Do odliczenia wystarczy, że strony transakcji porozumieją się co do tej formy wystawiania faktur a podatnik odliczający VAT zapewni autentyczność jej pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Od 1 stycznia 2014 obowiązuje definicja faktury elektronicznej. Zgodnie z przepisem art. 2 pkt. 32 ustawy o podatku od towarów i usług mówiący: przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych ma być ważnym etapem budowania kompleksowego systemu elektronicznych zamówień publicznych oraz administracji elektronicznej w Europie. Trwają konsultacje społeczne projektu Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Z badań wynika, że aż 59 procent Polaków nie chce otrzymywać e-faktur (faktur w formie elektronicznej), bo woli mieć wszystkie dokumenty na papierze. Natomiast, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, do 2020 roku e-faktury mają stać się podstawowym systemem fakturowania w Europie.

Przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie przewidują, w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, wystawiania dokumentów określanych mianem faktur pro-forma. Faktury pro-forma nie są dowodami księgowymi.

Od początku 2013 r. zmieniły się przepisy dotyczące sposobu wystawiania faktur. Większość zmian to uproszczenia, polegające na likwidacji niektórych obowiązków i zmniejszeniu kłopotliwych formalności. Do ułatwień należy zaliczyć również nowe przepisy dotyczące faktur elektronicznych, którymi obrót jest obecnie łatwiejszy.

Dotychczas wysyłanie faktur elektronicznych było możliwe, gdy klient wyraziła na to zgodę. Od początku 2013 r. ten obowiązek został zniesiony. Pojawiła się tzw. domniemana akceptacja otrzymywania faktur elektronicznych.

Faktura elektroniczna

E-fakturowanie w firmie – jak zacząć?

Faktura 3.0 – nowy wymiar dokumentu

IFK poleca: Konieczna zgoda na faktury elektroniczne

Faktury elektroniczne - data otrzymania, zgoda na otrzymywanie, archiwizacja

Centralna Baza Faktur – kafkowska kontrola, czy realne uszczelnienie systemu podatkowego?

E-FAKTURY – prawne ABC

Coraz więcej e-faktur w Polsce i na świecie

Faktur od kontrahentów nie trzeba przechowywać w formie papierowej

E-faktury bardziej popularne w małych firmach

IFK poleca: Zgoda na faktury elektroniczne - jaka forma

Faktury elektroniczne - czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy?

Forma akceptacji faktur elektronicznych

Faktura elektroniczna - przydatna czy ryzykowna?

Oszczędności z zastosowania e-faktur w firmie

Czy stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością?

Coraz więcej fałszywych e-faktur

Faktury elektroniczne zyskały na wartości

Odliczenie VAT z faktur wysyłanych w formie elektronicznej

Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych - kiedy przepisy wejdą w życie

Uproszczenie i elektronizacja procedur administracyjnych w 2015 r.

Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych

Faktury elektroniczne - wymagania, zalety, korzyści

Co hamuje rozwój rynku e-faktur w Polsce?

Jak korzystać z faktur elektronicznych?

UE wprowadza standardy e-faktur w zamówieniach publicznych

Archiwizacja i elektroniczna wysyłka faktur

92 proc. odbiorców zadowolonych z otrzymywania e-faktur

Jakie korzyści wynikają ze stosowania e-faktur

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej

Wprowadź e-fakturę i oszczędzaj

Elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych

Deklaracja VAT - jeden wzór w całej UE

Odliczanie VAT z faktur w formacie pdf

Faktury elektroniczne 2014/2015

E-faktury w zamówieniach publicznych - od kiedy?

Większość Polaków nie chce otrzymywać e-faktur

Ministerstwo Finansów o fakturach pro-forma

W 2013 r. łatwiej wysyłać faktury drogą elektroniczną

Wysyłanie faktur elektronicznych w 2013 r.