Firmy, które nie wprowadziły systemu do zgłaszania nieprawidłowości lub będą próbowały wyciągać konsekwencje wobec sygnalistów mogą spodziewać się kar. Kim są sygnaliści, dlaczego są ważni dla firm, i jak wdrożyć odpowiednie systemy? Na te pytania odpowiedział Alan Arent z fińskiej grupy Juuriharja, która jest autorem systemu First Whistle.
Ustawa o ochronie sygnalistów
W ostatnich miesiącach wiele mówi się o ustawie o ochronie sygnalistów, która weszła w życie w kwietniu 2024. Według niej od września ubiegłego roku przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą posiadać wewnętrzny kanał do zgłaszania nieprawidłowości. Nowa ustawa chroni także osoby zgłaszające nieprawidłowości.
Kim są sygnaliści i dlaczego ich rola jest teraz tak szeroko omawiana?
Alan Arent: Sygnaliści to osoby, które zgłaszają nieprawidłowości, jakie zauważyły w miejscu pracy. Mogą to być działania niezgodne z prawem, nadużycia finansowe, mobbing, czy inne sytuacje godzące w interesy zarówno firmy, jak i pracowników. Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów ma na celu stworzenie bezpiecznego środowiska dla takich zgłoszeń i ochronę osób, które decydują się mówić o problemach.
Sygnaliści to osoby, które zgłaszają nieprawidłowości, jakie zauważyły w miejscu pracy - sytuacje godzące w interesy zarówno firmy, jak i pracowników.
Czy można porównać zgłoszenia sygnalistów do systemu feedbackowego stosowanego w wielu korporacjach?
Alan Arent: Zdecydowanie tak. W dużych korporacjach systemy feedbackowe służą zbieraniu często anonimowych opinii pracowników na temat działania firmy, procesów, różnych pomysłów, czy atmosfery w miejscu pracy. System dla sygnalistów działa podobnie, ale jego głównym celem jest umożliwienie zgłaszania spraw o większym ciężarze gatunkowym - takich, które wymagają reakcji ze strony zarządu lub specjalnych jednostek w firmie. Ponadto, system First Whistle pozwala nie tylko zbierać informacje, ale także odpowiedzieć na zgłoszenie anonimowo, dopytać o szczegóły sprawy. Za to oba systemy mają jedną ważną cechę wspólną: tworzą kanały komunikacji, które pozwalają firmie na bieżąco poprawiać swoje funkcjonowanie.
sygnaliści, przedsiębiorstwa, biznes
Przedsiębiorco, uniknij kary - zapytaliśmy eksperta o ustawę o sygnalistach
fot. materiały prasowe
Dlaczego sygnaliści są korzyścią dla firm?
Alan Arent: Przede wszystkim sygnaliści mogą pomóc w szybkim wykrywaniu i rozwiązywaniu problemów, zanim te przekształcą się w kryzysy. Firmy, które zapewniają pracownikom bezpieczne możliwości zgłaszania nieprawidłowości, pokazują, że zależy im na utrzymaniu zdrowego środowiska pracy. To buduje zaufanie zarówno wśród pracowników, jak i klientów. Co więcej, wcześniejsze wykrycie problemów może uchronić przedsiębiorstwo przed poważnymi stratami finansowymi lub wizerunkowymi.
Systemy zgłoszeń dla sygnalistów
Jak działają systemy zgłoszeń dla sygnalistów, takie jak First Whistle?
Alan Arent: Systemy takie jak First Whistle to narzędzia, które umożliwiają pracownikom zgłaszanie problemów w sposób poufny i bezpieczny. Przykładowo, First Whistle pozwala na wysłanie zgłoszenia anonimowo lub imiennie, w zależności od preferencji zgłaszającego. Wszystkie dane są szyfrowane, a dostęp do zgłoszeń mają jedynie wyznaczone osoby w firmie. Dzięki temu proces jest przejrzysty, ale jednocześnie chroni sygnalistów przed potencjalnymi represjami.
Jakie są kluczowe założenia ustawy o ochronie sygnalistów, które powinien znać każdy przedsiębiorca?
Alan Arent: Najważniejsze jest to, że przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 50 pracowników są zobowiązani do wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych. Muszą również zapewnić ochronę sygnalistom przed ewentualnymi represjami, takimi jak zwolnienia, degradacje czy inne formy odwetu. Ważne jest, aby przedsiębiorcy odpowiednio przeszkolili swoje zespoły w zakresie obsługi takich zgłoszeń i stworzyli kulturę, w której pracownicy czują się bezpiecznie, mówiąc o problemach. Najlepiej zaczynać budować ją od samego początku, czyli od rekrutacji - udostępnienie potencjalnym pracownikom takiego narzędzia pozwoli im zgłosić nieprawidłowości w procesie rekrutracyjnym i pomaga tworzyć dobry wizerunek firmy.
Jakie mogą być realne konsekwencje nieposiadania systemu do zgłaszania nieprawidłowości?
Alan Arent: Jeśli pracodawca nie dostosuje się do wymogów nowej ustawy, może ponieść konsekwencje prawne. Przy braku wdrożonych procedur zgłaszania nieprawidłowości lub wdrożenie procedur, które nie są zgodne z przepisami - grozi kara grzywny.
Dodatkowo, osoba, która utrudnia lub uniemożliwia zgłoszenie nieprawidłowości, może otrzymać karę pozbawienia wolności, nawet w wymiarze do jednego roku.
Jakie rady ma Pan dla przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają wdrażanie systemu dla sygnalistów?
Alan Arent: Po pierwsze, warto zacząć od zrozumienia, że taki system to nie tylko obowiązek prawny, ale także inwestycja w rozwój firmy. Kluczowe jest, aby komunikować pracownikom, dlaczego ten system powstaje, i zapewnić ich o pełnym wsparciu w razie zgłoszenia problemów. Warto również wybrać narzędzie, które jest intuicyjne w obsłudze i spełnia wszystkie wymogi prawne. First Whistle jest właśnie takim rozwiązaniem - prostym, niedrogim, ale skutecznym. A przede wszystkim zgodnym z dyrektywą UE, rodzimą ustawą i RODO.
Ustawa o ochronie sygnalistów może budzić obawy, ale dobrze wdrożony system zgłoszeń jest korzystny zarówno dla pracowników, jak i dla przedsiębiorstw. Wdrożenie systemu takiego jak First Whistle pomaga nie tylko uniknąć kary, ale także rozwijać firmę.