Pracownicy samorządowi załatwiający sprawy sygnalistów

• Wprowadzenie 
• II. Compliance w JST, jako znikający punkt odniesienia 
• III. Compliance, a sprawy sygnalistów w JST
• IV. Systematyka stanowisk urzędniczych i pomocniczych w JST
• V. Zadania pracowników załatwiających sprawy sygnalistów
• VI. Pozycja organizacyjna 
• VII. Obowiązki i odpowiedzialność
• VIII. Kwalifikacje 

 

Wprowadzenie 

Zgodnie z ustawą z 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów, zwaną dalej Ustawą, kadr w JST odpowiedzialnych wyłącznie za sprawy sygnalistów, a to zasadnicza różnica skoro nie za całe zarzadzanie zgodnościami.

Temat specjalisty ds. zgodności czy też oficera ds. compliance w  jednostkach samorządu terytorialnego, dalej zwane JST, podejmował m.in. P. Ludwiczak w kontekście obowiązków wdrożeniowych wynikających wprost z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana dalej Dyrektywą, szczególnie wobec jej niewdrożenia przez polskie władze, w przewidzianym terminie. Odsyłam do tych artykułów.

Od tego czasu upłynęły jednak 4 lata, a w rzeczywistości samorządowej niewiele się zmieniło. 

II. Compliance w JST, jako znikający punkt odniesienia 

Obowiązki prawne związane z wdrożeniem Ustawy przez JST, na plan drugi odsunęły kwestię zasadniczą i kardynalną w tej całej sprawie, a więc świadomość istnienia zarządzania zgodnościami i zasadność jego wprowadzenia w danej organizacji, czy publicznej, czy też prywatnej. 

Prymat obowiązków wdrożeniowych skupionych na kanałach i systemach zgłoszeń, nad ochroną samych sygnalistów, a przede wszystkim nad sensem całej idei zgłoszeń naruszeń - zakotwiczonej w compliance, jest szczególnie widoczny w administracji publicznej, a przede wszystkim w samorządzie terytorialnym.

Skalę tego rozwarstwienia, jak również stan wdrożeń rozwiązań opartych na zarządzaniu zgodnościami w JST, w kontekście stanu wdrożeń obowiązków prawnych wynikających z Ustawy przez poszczególne JST, warto zbadać poprzez stosowne badania. 

III. Compliance, a sprawy sygnalistów w JST

W tym miejscu warto po raz kolejny podkreślić, iż:

a) podobnie jak sama nazwa wywodzi się z obszaru angloamerykańskiego, tak również wywodzi się z niego prawna koncepcja funkcji compliance - wypracowana w organizacjach  korporacyjnych, a nie administracji,

b) rozwój compliance przyniosły znowelizowane w 1991 r. w USA Federal Sentencing Guidelines (FSG), które miały na celu ograniczyć tzw. przestępczość korporacyjną. Podstawowe założenie to łagodzenie odpowiedzialności podmiotów korporacyjnych, gdy wykażą istnienie kultury korporacyjnej, która aktywnie oraz prewencyjnie będzie przeciwdziałać zachowaniom nielegalnym i nieetycznym lub gdy organizacja będzie aktywnie wykonywać kontrolę nad legalnością i etyką własnej działalności (właśnie poprzez compliance),

c) źródłem norm corporate compliance są także ustawy stanowiące lex specialis wobec ogólnego prawa spółek handlowych. Ważnym etapem w rozwoju corporate compliance, stanowi uchwalony w 2002 r. Sarbanes-Oxley Act (SOX), zawierający wytyczne dotyczące programów compliancew spółkach notowanych na giełdach papierów wartościowych w USA. Uchwaleniu tego aktu spowodowało umiędzynarodowienie zakresu oddziaływania amerykańskich norm compliance z racji obecności na rynku kapitałowym USA wielu zagranicznych podmiotów (w tym wielu europejskich),

d) rozwiązania dotyczące compliance są również częścią regulacji tzw. soft-law i są częścią kodeksów dobrych praktyk ładu korporacyjnego,

e) źródłem norm compliance jest także europejskie prawo nadzoru finansowego,

f) elementem corporate compliance jest whistleblowing czyli ujawnienie przez byłego lub obecnego pracownika samej organizacji lub przez osobą za nią odpowiedzialną przypadków zachowania niezgodnego z prawem lub wewnętrznymi zasadami organizacji bądź zachowania nieetycznego. Poprzez whistleblowing organizacja uzyskuje  możliwość zajęcia się zjawiskami patologicznymi wewnątrz organizacji bez ingerencji zewnętrznej oraz bez ujawnienia faktu takiego zdarzenia opinii publicznej,

g) elementem corporate compliance jest tworzenie tzw. helplines. Najczęściej w postaci specjalnych linii telefonicznych lub skrzynek poczty elektronicznych, z których członkowie organizacji mogą korzystać, gdy mają wątpliwości co do tego, jak w danej sytuacji powinni się zachować, aby nie złamać prawa, wewnętrznych reguł organizacji lub zasad etyki. 

Istotne są również cele compliance w postaci:

a) zapobiegania i minimalizowania ryzyka prowadzenia działalności w sposób niezgodny z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi i normami etycznymi, a także oczekiwaniami społecznymi,

b) zapobiegania stratom finansowym spowodowanym ewentualnymi karami w związku z działalnością niezgodną z prawem,

c) zapobiegania utracie dobrej marki i reputacji spowodowanych brakiem przestrzegania norm prawnych i etycznych.

Zatem system compliance, to całokształt rozwiązań organizacyjnych, narzędzi i działań podejmowanych przez organizację w celu zapewnienia, że prowadzona przez nią działalność jest zgodna z prawem oraz regulaminami wewnętrznymi, a także dobrymi praktykami i kodeksami etycznymi oraz oczekiwaniami społecznymi w celu ograniczenia ryzyka wystąpienia niezgodności z tymi normami i możliwości wystąpienie strat finansowych oraz utraty reputacji i wizerunku. 

W tym kontekście, compliance, jako system  rozwiązań skierowany m.in. na zapewnienie zgodności oraz zarządzanie ryzykiem braku zgodności jest systemem zarządzania organizacją, w tym organizacją samorządową, a sygnalista (procedury zgłoszeń, ochrona, itd.) jako inicjator zgłoszenia i jego rola, to tylko wycinek tego systemu.

Stąd też wydaje się dalece nieuprawnione wprowadzenie nazwy np. oficer ds. compliance na określenie stanowiska pracy w JST, związanego wyłącznie z załatwianiem spraw związanych z sygnalistami.  

IV. Systematyka stanowisk urzędniczych i pomocniczych w JST

Należy przypomnieć, iż pracownicy samorządowi są zatrudniani na stanowiskach:

1) urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych;

2) pomocniczych i obsługi.

Wykaz tych stanowisk oraz minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach określone zostały w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

Wśród kierowniczych stanowisk urzędniczych znajdziemy stanowisko głównego księgowego czy audytora wewnętrznego jak również pełnomocnika (zastępcę) do spraw ochrony informacji niejawnych lub inspektora (zastępcę) ochrony danych (administrator bezpieczeństwa informacji), itd.

Nie znajdziemy jednak żadnych stanowisk związanych z zarządzaniem jakością (pisałem już o tym 2000r. - https://www.isp.org.pl/pl/publikacje/efektywne-metody-zarzadania-w-administracji-publicznej ), a tym bardziej z zarządzaniem zgodnością. 

Wśród stanowisk urzędniczych są np. stanowiska: starszy specjalista, starszy informatyk, starszy programista aplikacji, starszy projektant systemów teleinformatycznych, starszy administrator (baz danych, systemów komputerowych, zintegrowanych systemów zarządzania), starszy analityk (systemów teleinformatycznych, baz danych, sieci komputerowych), starszy konsultant do spraw systemów teleinformatycznych, starszy inspektor powiatowy, starszy geodeta, starszy kartograf, starszy księgowy, starszy specjalista laborant, starszy technolog, starszy projektant, inspektor, inspektor wojewódzki, itd.

Natomiast wśród stanowisk pomocniczych i obsługi znajdziemy np. takie stanowiska jak: starszy gajowy, starszy introligator, starszy intendent, starszy konserwator, starszy kucharz, starszy magazynier, starszy recepcjonista, starszy rzemieślnik (starszy: betoniarz, cieśla, dekarz, elektryk, elektromechanik, elektromonter, frezer, kowal, krawiec, malarz, mechanik, mechanik-diagnosta, monter, murarz, spawacz, stolarz, szklarz, ślusarz, tokarz, tapicer, radiomechanik i inne), bufetowy, itd.

Jak widać, polski prawodawca dostrzega różnorakie zadania JST realizowane przez pracowników zatrudnionych na przeróżnych stanowiskach. Tych związanych, w szczególności z compliance, nie ma. 

Skutkować to może zatrudnianiem osób z zadaniami z zakresu compliance, w tym załatwianiem spraw sygnalistów, na ogólnych stanowiskach urzędniczych, albo łączenie tych zadań z innymi realizowanymi na stanowiskach np. audytora wewnętrznego lub inspektora ochrony danych.

V. Zadania pracowników załatwiających sprawy sygnalistów

1. Zadania ogólne z zakresu compliance 

Zadania te wynikają z corporate compliance, i w dużym uproszczeniu, polegają na uporządkowaniu, monitoringu, kontroli i przewidywaniu ryzyka w organizacji.

Ich celem jest minimalizowanie ryzyka braku zgodności działań organizacji z regulacjami prawnymi, normami, bądź zestawami zaleceń, w celu zapobiegania stratom finansowym lub utracie reputacji.

Wśród podstawowych zadań compliance officera/specjalisty ds. zgodności  możemy wymienić:

• dbanie o ochronę danych osobowych,
• troszczenie się o unikanie konfliktu interesów,
• dbanie o właściwe postępowanie z informacjami poufnymi,
• weryfikację  przestrzeganie prawa w zakresie zawieranych umów,
• nadzór nad zgodnością z prawem działalności organizacji,
• doradztwo w zakresie stosowania nowo wprowadzanych oraz obowiązujących przepisów prawa i standardów  dla jednostek organizacyjnych,
• współpracę z kancelariami prawnymi, które oferują audyt prawny,
• obowiązek przekazywania do wiadomości publicznej oraz do organów nadzoru przewidzianych prawem informacji,
• raportowanie na temat zdarzeń związanych z działalnością organizacji,
• przestrzeganie zasad wręczania i przyjmowania prezentów przez członków władz i pracowników danej organizacji.
• wdrożenie systemu informowania o nieprawidłowościach,
• wdrożenie systemów, procedur i mechanizmów zabezpieczających,
• prowadzenie szkoleń i edukacja pracowników oraz partnerów biznesowych w zakresie obowiązujących wymogów i przepisów,
• rozwój świadomości w zakresie compliance u członków i pracowników organizacji.

Są to zadania, które pracodawca samorządowy może odpowiednio adoptować tworząc w swojej strukturze organizacyjnej komórki organizacyjne odpowiedzialne za compliance, a nie wyłącznie za załatwianie spraw sygnalistów.

2. Zadania szczegółowe dotyczące sygnalistów 

Zadania pracowników załatwiających sprawy sygnalistów wynikają z dekoncentracji zadań organu publicznego i podmiotu publicznego określonych w Ustawie. W tym miejscu przypominam, iż JST wdrażając obowiązki prawne wynikające z Ustawy będą występowały w kilku rolach. Szerzej na ten temat w artykule pt. Sygnalista w urzędzie - role jednostek samorządu terytorialnego w procesach wdrożeniowych

Generalnie są to zadania i czynności związane z: 

a) przyjmowaniem  zgłoszeń zewnętrznych i/lub wewnętrznych;

b) dokonywaniem  wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i/lub wewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, a w przypadku zgłoszeń zewnętrznych także na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

c) rozpatrzeniem zgłoszenia zewnętrznego – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;

d) przekazywaniem  zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę;

e) podejmowaniem  działań następczych z zachowaniem należytej staranności;

f) przekazaniem sygnaliście informacji zwrotnej;

g) prowadzeniem rejestru zgłoszeń;

h) wydawaniem zaświadczeń;

i) przesyłaniem sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;

j) kontaktem z sygnalistą w celu  uzyskania wyjaśnień lub dodatkowych  informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu;

k)  informowaniem sygnalisty o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego na skutek zgłoszenia zewnętrznego;

l) informowaniem sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

ł) przekazywaniem zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych;

m) rolą administratora danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i/lub wewnętrznych;

n) obowiązkami sprawozdawczymi, informacyjnymi i przeglądowymi procedur. 

Warto zauważyć, iż tylko w ramach wstępnej weryfikacji zgłoszenia upoważniony pracownik samorządowy ma obowiązek sprawdzić:

- czy zawiera informację o naruszeniu prawa,

- czy mieści się w właściwości (zakresie działania) danego organu,

- czy mamy do czynienia ze zgłoszeniem już rozpoznanym, lub zgłoszeniem w stosunku do którego już odstąpiono od załatwienia, a nie zawiera ono nowych treści,

- czy istnieje konkurencyjny tryb rozpatrzenia takiej sprawy, mający pierwszeństwo przed trybem zgłoszeniowym, a mianowicie:

• powództwo cywilne,
• zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
• skarga do sadu administracyjnego,
• indywidulane postepowanie w administracji,
• skargi, wnioski i petycje 

- czy nie nastąpił zbieg skargi ze zgłoszeniem. 

Natomiast sama ocena czy zgłoszenie mieści się w zakresie właściwości danego organu publicznego winna obejmować badanie:

1. właściwości rzeczowej i miejscowej,
2. zdolności do podjęcia działań następczych, a w szczególności:

- wszczęcia postępowania wyjaśniającego,

- wszczęcia kontroli,

- wszczęcia postępowania administracyjnego (z urzędu),

- wniesienia oskarżenia,

- działań podjętych w celu odzyskania środków finansowych.

3. Zadania związane z funkcją gwaranta

Zadania związane z wykonywaniem funkcji gwaranta nie dotyczą pracowników odpowiedzialnych za załatwianie spraw sygnalistów, które de facto mieszczą się i odpowiadają pojęciu whistleblowing.

O obowiązku gwarancyjnym możemy mówić jedynie w stosunku do oficera compliance i to wyłącznie wtedy, gdy taki obowiązek zostanie zapisany w jego umowie. Umowa wówczas musi zawierać wyraźne zobowiązanie takiego pracownika przynajmniej do podejmowania środków zmierzających do zapobiegania przestępstwom innych pracowników z jego zakresu działania  i zobowiązanie to zostanie jednocześnie faktycznie podjęte przez oficera compliance. 

Obowiązek ten może wynikać generalnie z nadzoru oficera compliance nad źródłami niebezpieczeństwa, jakim są pracownicy organizacji  dla dóbr prawnych – organizacji  lub osób trzecich. 

To podejście ma kapitalne znaczenie dla odpowiedzialności prawno-karnej oficera compliance, jako pracownika samorządowego, za przestępstwa z zaniechania. Zagadnienie to jednak wykracza poza ramy tego artykułu.  

VI. Pozycja organizacyjna 

1. Komórka organizacyjna 

W zależności m.in. od wielkości organizacji pracodawcy samorządowego i jego podejścia do compliance i ochrony sygnalistów zadania z zakresu załatwiania spraw sygnalistów mogą być skoncentrowane w:

a) komórce organizacyjnej odpowiadającej stanowisku pracy albo samodzielnym, albo funkcjonującym w zespole innych stanowisk;

b) włączone do zadań pracownika (pracowników) zatrudnionego na innym stanowisku pracy. W praktyce może to dotyczyć:  prawnika, kadrowca, audytora, kontrolera wewnętrznego, inspektora danych osobowych czy informatyka; 

c) wyspecjalizowanym zespole komórek organizacyjnych połączonych w wyodrębnioną jednostkę organizacyjną.

2. Usytuowanie w organizacji 

Komórka organizacyjna w ramach której realizowane mają być zadania z zakresu załatwiania spraw sygnalistów powinna być podporządkowana bezpośrednio osobie kierującej jednostką organizacyjną JST. W ujęciu samorządowym będzie to osobą będąca zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników danej jednostki organizacyjnej. Ma to zapewnić bezstronność.

Bezpośrednia podległość osobie kierującej jednostką organizacyjną umożliwia bieżący i nieskrępowany dostęp do kierownictwa. Takie umocowanie w strukturze organizacji służy także zapewnieniu odpowiedniej pozycji tych osób w hierarchii organizacji, względem osób odpowiedzialnych za działalność merytoryczną i pomocniczą.

3. Upoważnienia

Istotnym rozwiązaniem przyjętym w Ustawie jest działanie pracowników zajmujących się załatwianiem spraw sygnalistów, wyłącznie na podstawie upoważnienia organu publicznego obejmującego:

1) przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, dokonywanie ich wstępnej weryfikacji, podejmowanie działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych; 2) kontakt z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;

3) przekazywanie zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Imienne upoważnienie powinno być dokonane w formie pisemnej i ujęte w rejestrze upoważnień i aktach osobowych danego pracownika. Wygasa wraz ze zmianą substratu osobowego organu publicznego.

VII. Obowiązki i odpowiedzialność

1. Podstawowe obowiązki 

Do podstawowych obowiązków pracownika samorządowego należy dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli. Obowiązki pracownika samorządowego mają swoje źródło w ustawie o pracownikach samorządowych. 

Do obowiązków pracownika samorządowego należy w szczególności:

1) przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa;

2) wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie;

3) udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, jeżeli prawo tego nie zabrania;

4) dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej;

5) zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami;

6) zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim;

7) stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych.

2. Obowiązki szczególne 

Dodatkowo Ustawa, na pracowników samorządowych zajmujących się załatwianiem spraw sygnalistów, nakłada obowiązek:

1) zachowania bezstronności;

2) ochrony poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie; 

3) zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy;

4) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi  – bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

3. Odpowiedzialność

Pracownicy samorządowi podlegają odpowiedzialności na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie pracy, w tym odpowiedzialności karnej.

Należy jednak wskazać, iż w Ustawie przyjęto dodatkowy katalog czynów, z którymi wiąże się odpowiedzialność karna.  W szczególności  dotyczy to :

- art. 54 ust 1 - Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

- art. 55 ust  1 - Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

- art. 56 - Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

- Art. 58 - Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów,

VIII. Kwalifikacje 

1. Wymogi kwalifikacyjne ogólne

Przede wszystkim wymogi kwalifikacyjne dla pracowników samorządowych załatwiających sprawy sygnalistów będą wynikać  z warunków ogólnych bycia pracownikiem samorządowym zatrudnionym na danym stanowisku urzędniczym. Nie dopuszczam bowiem praktyki w ramach której pracowni załatwiający sprawy sygnalistów byliby zatrudniani na stanowiskach pomocniczych i obsługi. 

Do warunków ogólnych należy:

1) polskie obywatelstwo;

2) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;

3) posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 

Ponieważ, jak wskazałem powyżej, stanowiska ds. compliance lub podobnego typu, nie zostały przewidziane przez polskiego prawodawcę w systematyce samorządowej, brak jest też oznaczenia  ich kwalifikacji. 

Dodatkowo pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (w omawianych sytuacjach tylko taka podstawa zatrudnienie będzie miała zastosowanie) na stanowisku urzędniczym może być osoba, która dodatkowo:

1) posiada co najmniej wykształcenie średnie lub średnie branżowe;

2) nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

3) cieszy się nieposzlakowaną opinią.

Natomiast pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na kierowniczym stanowisku urzędniczym może być osoba, która dodatkowo:

1) posiada co najmniej trzyletni staż pracy lub wykonywała przez co najmniej 3 lata działalność gospodarczą o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym stanowisku;

2) posiada wykształcenie wyższe w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym i nauce.

Ponieważ kierownicze stanowiska samorządowe są ściśle skwantyfikowane przez prawodawcę i nie obejmują stanowisk z zakresu compliance, to nie ma podstaw do ich samorzutnego ustalenia wraz z wymogami kwalifikacyjnymi  przez pracodawcę samorządowego i zatrudnienia na nich określonych osób. Co w przypadku ewentualnej praktyki łączenia kierowniczego stanowiska urzędniczego np. audytora wewnętrznego czy  inspektora  ochrony danych z zadaniami z zakresu compliance? W zakresie wymogów kwalifikacyjnych skutkowałoby to objęciem osób nowozatrudnianych wymogami kwalifikacyjnymi wynikającymi z charakteru stanowisk pierwotnych. Ma to szczególne znaczenie w przypadku tego pierwszego stanowiska, gdyż wymagania kwalifikacyjne audytora wewnętrznego zostały określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych.

Zatem praktyka powinna się rozwinąć w kierunku zatrudniania osób zajmujących się załatwianiem spraw sygnalistów na ogólnych stanowiskach urzędniczych odpowiadających, także ścieżce awansu zawodowego (od młodszego referenta do głównego specjalisty) . W tych okolicznościach wymogi kwalifikacyjne będą wynikały z charakteru danego stanowiska urzędniczego określonego w pragmatyce samorządowej.

Powyższe rozważania dotyczą wymogów kwalifikacyjnych na pojedynczych stanowiskach pracy niezwiązanych z kierowaniem zespołem. 

W przypadku tworzenia wewnętrznych jednostek organizacyjnych u pracodawcy samorządowego ds. compliance, nie ma przeszkód aby kierujący takimi jednostkami byli zatrudniani na wyższych stanowiskach urzędniczych np. dyrektor (kierownik, naczelnik) wydziału (departamentu, biura, zespołu, działu, i innej komórki organizacyjnej). Wówczas wymogi kwalifikacyjne również wynikałyby z pragmatyki samorządowej. Jako minimalne byłyby to: 5 letni stać pracy i posiadanie wykształcenia wyższego, rozumianego jako ukończenie studiów potwierdzone dyplomem, o którym mowa w art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742 i 1088), w zakresie umożliwiającym wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych stosownie do opisu stanowiska.

2. Wymogi kwalifikacyjne szczególne 

Wymogi kwalifikacyjne szczególne dla pracowników zajmujących się załatwianiem spraw samorządowych wynikają z wytycznych ustawowych i potrzeb danego pracodawcy samorządowego. Ustawa nie zawiera szczegółowych wymogów kwalifikacyjnych dla osób zatrudnianych na stanowiskach związanych z załatwianiem spraw sygnalistów.

Zawiera jednak 2 wytyczne kwalifikacyjne, do których należy zaliczyć wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań.

Sytuacja ta przypomina trochę tą związana z kwalifikacjami inspektora ochrony danych. Przepisy RODO przewidują, że „inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39″. 

W wytycznych dotyczących inspektorów ochrony danych osobowych (opracowanych przez Grupę Roboczą Art. 29 ds. Ochrony Danych) podkreśla się, że choć wymagany poziom wiedzy fachowej nie jest nigdzie jednoznacznie określony, to jednak musi być współmierny do charakteru, skomplikowania i ilości danych przetwarzanych w ramach jednostki. Przydatna jest również wiedza na temat danego sektora i podmiotu administratora. Wskazówki te można zastosować w przypadku wymogów kwalifikacyjnych szczególnych osób zatrudnianych na stanowiskach związanych z załatwianiem spraw sygnalistów.

Należy podkreślić, że inspektor ochrony danych (IOD) jest funkcją w strukturze organizacyjnej administratora czy procesora, nie jest natomiast odrębnym, regulowanym zawodem. Brak jest także szczegółowych i skonkretyzowanych wymagań stawianych kandydatowi do pełnienia funkcji IOD, takich jak posiadanie kierunkowego wykształcenia, zdanie państwowego egzaminu czy uzyskanie określonego certyfikatu. 

W analizowanej materii sytuacja jest analogiczna. Nie ma jednak przeszkód aby posiłkować się w pragmatyce samorządowej systemem szkoleniowym czy nawet certyfikacyjnym zbudowanym dla potrzeb corporate compliance. Nie jest to jednak system szkoleniowo-certyfikacyjny adekwatny dla administracji publicznej. Warto więc uznawać szkolenia i certyfikaty wymagane  w corporate compliance dla stanowisk compliance oficer, senior compliance oficer, manager obszaru compliance. Dla osób aplikujących na stanowiska związane z załatwianiem spraw związanych z sygnalistami powinny być one dodatkowym atutem, nie zaś warunkiem i wyznacznikiem posiadanych kwalifikacji.

3. Wytyczne w zakresie kompetencji miękkich

Ze względu na zakres powierzanych pracownikowi zadań związanych z załatwianiem spraw sygnalistów rekomendowałbym ponadto jeszcze jedną wytyczną kwalifikacyjną, w postaci – posiadania tzw. kompetencji miękkich.

Wśród najważniejszych umiejętności miękkich należy wymienić:

- umiejętności interpersonalne - zdolność wyrażania myśli i idei w sposób jasny i zrozumiały, a także umiejętność aktywnego słuchania. W kwestii umiejętności miękkich skuteczna komunikacja interpersonalna pozwala na budowanie pozytywnych relacji z innymi ludźmi;

- empatia - zrozumienie i współodczuwanie emocji innych osób. Empatyczne podejście sprzyja budowaniu silnych więzi międzyludzkich oraz skutecznemu rozwiązywaniu spraw konfliktowych;

- umiejętność pracy zespołowej - zdolność efektywnej współpracy z innymi członkami zespołu w celu osiągnięcia wspólnego celu. Obejmuje umiejętność dzielenia się wiedzą, wsparcia innych i umiejętność rozwiązywania problemów grupowych;

- kreatywność - zdolność do generowania nowych pomysłów, innowacyjnego myślenia oraz znajdowania oryginalnych rozwiązań;

- asertywność - umiejętność wyrażania własnych opinii i potrzeb w sposób pewny siebie, jednocześnie szanując prawa innych. Asertywność pomaga w skutecznej komunikacji i rozwiązywaniu konfliktów. Jest szczególnie niezbędna dla zachowania bezstronności w organizacjach zbudowanych na hierarchicznym podporzadkowaniu;

- zarządzanie stresem - umiejętność radzenia sobie ze stresem i presją. Osoby posiadające tę kompetencję potrafią utrzymać spokój i skoncentrowanie w sytuacjach trudnych;

- zdolność do podejmowania decyzji - umiejętność analizy informacji, oceny sytuacji oraz podejmowania skutecznych decyzji, szczególnie w warunkach niepewności.

Niezależnie od powyższego, do zatrudnienia osób na stanowiskach urzędniczych w administracji samorządowej, odpowiadających za załatwianie spraw sygnalistów może dojść w trybie naboru (to jednak zagadnienie wykracza poza ramy tego artykułu).

Polecamy: Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawców