REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Cezary Kociński
Doktor nauk prawnych. Przez 15 lat adiunkt i wykładowca w szkołach wyższych i doradca w JST. Specjalizuje się w ustroju administracji publicznej, procesach zachodzących w organizacjach sektora publicznego i Compliance
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań wynika, że dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów. Jakie wymagania powinny spełniać takie aplikacje?

Różne kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów

Teoretycznie możliwe jest funkcjonowanie kilkunastu różnych kanałów zgłoszeniowych dla sygnalistów. 

REKLAMA

W praktyce jednak w trakcie wdrożeń lub audytów spotyka się najczęściej:

  1. skrzynka fizyczna,
  2. osobiste spotkanie,
  3. dedykowany e-mail,
  4. dedykowany telefon zaufania,
  5. dedykowana aplikację webową.

Aplikacja webowa dla sygnalistów

W niniejszym artykule chcielibyśmy pokrótce omówić kanał zgłoszeniowy jakim jest aplikacja webowa. Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań (np. ACFE) wynika, że to dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów.

Takie aplikacje powinny:

  1. zapewniać zarówno na poziomie funkcjonalnym, jak i technicznym (szyfrowanie danych) odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa, patrząc zarówno z punktu widzenia sygnalisty, jak i podmiotu używającego jej do przyjmowania, rejestracji i obsługi zgłoszeń,
  2. spełniać wymagania RODO w tym: w zakresie poufności, dostępności i integralności, retencji danych oraz realizacji praw osób, których dane są przetwarzane,
  3. zapewniać sygnaliście bezpieczną komunikację ,
  4. umożliwiać potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia,
  5. umożliwiać przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
  6. umożliwiać tworzenie i prowadzenie rejestrów zgłoszeń zgodnie z ustawą,
  7. umożliwiać sygnaliście zapoznanie się z klauzulą informacyjna RODO.

Dobrze jakby aplikacja webowa:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. zapewniała dostępność 24/7,
  2. umożliwiała zgłaszanie naruszeń z różnych urządzeń firmowych lub prywatnych (w szczególności) – PC, smartfon itd.
  3. umożliwiała przyjmowanie zgłoszeń anonimowych i umożliwiała anonimową korespondencję z sygnalistą,
  4. umożliwiała sygnaliście przekazywanie dowodów w postaci plików (dokumenty, zdjęcia, filmy itp.),
  5. zapewniała dostęp do historii działań w niej podejmowanych,
  6. zapewniała spełnienie zasad rozliczalności (w tym pełen audyt aktywności użytkowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń), 
  7. umożliwiała generowanie raportów statystycznych,
  8. była przyjazna w użytkowaniu, zarówno dla sygnalisty, jak i osób przyjmujących zgłoszenia lub osób prowadzących działania następcze, w tym postępowania wyjaśniające,
  9. umożliwiała zgłaszanie również innych naruszeń, jeżeli taką decyzję podejmie podmiot prawny,
  10. wspierała dokumentowanie działań następczych,
  11. umożliwiała udostępniania sygnalistom dokumentów: procedury zgłoszeń itp.

 

Profesjonalna aplikacja webowa jest najwygodniejszym i najefektywniejszym kanałem zgłoszeniowym. Jednocześnie jest narzędziem umożliwiającym podmiotom prawnym efektywną komunikację z sygnalistą i zapewniającym spełnienie szeregu obowiązków prawnych. W naszej ocenie jednak nie powinna być , w większości przypadków, jedynym kanałem przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Zalecamy jednocześnie wdrożenie i zarządzanie co najmniej jeszcze jednym kanałem pisemnym (np. skrzynka fizyczna) oraz wdrożenie przyjmowania zgłoszeń ustnych.

Czym się kierować przy wyborze odpowiedniej aplikacji?

Najlepsza jednak aplikacja nie będzie działać jeżeli nie będzie prowadzona odpowiednia komunikacja, w tym działania edukacyjne i marketingowe wśród pracowników.

W przypadku organów publicznych zwracamy uwagę, że należy używać dwóch osobnych aplikacji lub dwóch odrębnych instalacji danej aplikacji. Jednej do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i drugiej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Funkcjonalności tych dwóch aplikacji będą się trochę różnić.

Ważnymi elementami przy ocenie dostawcy aplikacji są:

  1. jego wiarygodność, w tym dotychczasowe doświadczenie we wdrażaniu i utrzymaniu takich systemów, liczba i wielkość obsługiwanych podmiotów oraz posiadane referencje,
  2. zapewnienie bieżącego wsparcia technicznego (serwis na zasadach SLA określonych w umowie z dostawcą) aplikacji, a także nieodpłatnego dostosowywania jej do zmieniających się wymagań prawnych oraz pojawiających się zagrożeń z zakresu cyberbezpieczeństwa,
  3. gwarancja na system,
  4. posiadane certyfikaty i dokumenty potwierdzające, że aplikacja była testowana pod względem cyberbezpieczeństwa,
Ważne

Przypominamy, że z dostawcą aplikacji należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

Polecamy: Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Alimenty na dziecko w 2025 roku [FAQ]

Rodzic ubiegający się o alimenty na dziecko ma wiele wątpliwości. Co warto wiedzieć o alimentach w 2025 roku? Prezentujemy odpowiedzi na często zadawane pytania.

Podwyżki od 583 zł do 2920 zł. ZUS przegrał z emerytami. 23 razy. Na razie nieprawomocnie [Wyrok TK z 4 czerwca 2024 r.]

ZUS odmówił przeliczenia emerytur wykonując wyrok TK z 4 czerwca 2024 r. z uwagi na brak publikacji w Dzienniku Ustaw. ZUS jasno wyjaśnił, że jedyną rzeczą, która go zmusi do przeliczenia emerytury jest wyrok sądu cywilnego. Emeryci poszli więc do sądu. Wyroków jest coraz więcej. Generalnie emeryci wygrywają. ZUS zaskarża seryjnie wyroki sądu okręgowego, aby nie dopuścić do serii wyroków prawomocnych i niekorzystnych dla ZUS. Także sądy apelacyjne zaczynają orzekać korzystnie dla emerytów w II instancji.

Fiskus wlepi karę nawet po przedawnieniu podatku. MF nie chce darować sprawcom przestępstw i wykroczeń skarbowych nawet po latach

Ministerstwo Finansów chce usunąć z kodeksu karnego skarbowego przepis, który pozwala uniknąć kary za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, jeżeli upłynął termin przedawnienia podatku. Taką zmianę zawiera projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw, opublikowany 28 marca 2025 r.

Wybory prezydenckie 2025: Czym jest tzw. pozew w trybie wyborczym? Czego może dotyczyć? Jakie konsekwencje?

Wybory prezydenckie odbędą się 18 maja 2025 r. W przypadku rozpowszechniania nieprawdziwych informacji w trakcie trwania kampanii wyborczej, prawo wyborcze przewiduje szczególny tryb sądowego dochodzenia roszczeń. Czym jest tzw. pozew w trybie wyborczym?

REKLAMA

Ubodzy pracujący: pracują ale są biedni

Co z tego, że wynagrodzenie minimalne rośnie, że jest waloryzacja emerytur i rent jak wciąż mamy z takim zjawiskiem jak: UBODZY PRACUJĄCY. Wiele osób w Polsce wciąż żyje od 1. do 1. Co gorsza, często są to osoby dobrze wykształcone, z ustabiliozowaną sytuacją społeczną rodzinną, znający kilka języków, posiadający doświadczenie zawodowe. Czemu Polska niewiele z tym robi?

Zastrzeż PESEL i śpij spokojnie: Jak ochronić się przed wyłudzeniami kredytów i zawieraniem nieautoryzowanych umów?

Twój PESEL może paść ofiarą oszustwa, nawet gdy o tym nie wiesz. Nowe narzędzie dostępne w aplikacji mObywatel pozwala jednym kliknięciem zablokować możliwość zaciągania kredytów na Twoje dane. Sprawdź, jak działa mechanizm zastrzeżenia PESEL i dlaczego to dziś obowiązkowy krok w ochronie Twojej tożsamości.

Koniec ze spowiadaniem dzieci poniżej 18 roku życia? „Niektóre ofiary molestowania seksualnego ze strony księży mówią, że ich oprawcy wytypowali ich właśnie w konfesjonale”. Sprawą zajęła się komisja sejmowa

Zbliża się Wielkanoc i sezon Pierwszych Komunii Świętych, a wraz z nimi – w Kościele katolickim, wielu wiernych przystępować będzie do spowiedzi. Dotyczy to przy tym nie tylko dorosłych, ale również i dzieci. W sprawie tych ostatnich, w październiku 2024 r., do Sejmu została wniesiona petycja obywatelska, która była przedmiotem obrad Komisji do Spraw Petycji w dniu 3 kwietnia br. W petycji tej, jej autorzy wnieśli o podjęcie przez Komisję inicjatywy ustawodawczej, której skutkiem byłoby wprowadzenie zakazu „spowiadania dzieci poniżej 18 roku życia w Kościele katolickim i innych kościołach, jeśli ją stosują”, ponieważ w ich ocenie – „żadna obca osoba dorosła nie ma prawa przesłuchiwać dziecka sam na sam, bez nadzoru opiekunów i psychologów”. Nie chodzi jednak wyłącznie o praktyki kościoła Katolickiego, ale wszystkich związków wyznaniowych, które stosują spowiedź indywidualną.

Pierwsze Klucze do… wyższych cen? Nowy program mieszkaniowy pod lupą: dopłaty, które mogą nam zaszkodzić?

Nowy program „Pierwsze Klucze”, zaprojektowany przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, ma pomóc Polakom w zdobyciu własnego „M”. Jednak w opinii wiceszefa MFiPR Jana Szyszki projekt może wywołać odwrotny skutek – zamiast zwiększyć dostępność mieszkań, tylko podbije ceny i zasili kieszenie deweloperów oraz banków. Czy czeka nas powtórka z rozrywki po „Bezpiecznym Kredycie 2 proc.”? Sprawdźmy, co naprawdę kryje się za tym pomysłem.

REKLAMA

3 stopnie niepełnosprawności a zasiłki z MOPS w 2025 r. [LISTA]

Legitymowanie się określonym stopniem niepełnosprawności może niekiedy decydować o możliwości uzyskania konkretnego wsparcia w ośrodkach pomocy społecznej. Jakie zasiłki wypłaca MOPS i ile wynoszą w 2025 r.? Kto może je otrzymać?

Bezpłatna rehabilitacja lecznicza na koszt ZUS-u. Dwa nowe profile w 2025 roku

Niemal od 30 lat Zakład Ubezpieczeń Społecznych realizuje program rehabilitacji leczniczej w ramach prewencji rentowej. Co roku w ramach tego programu z bezpłatnego pobytu w ośrodkach leczniczych oraz z zabiegów i zajęć korzysta kilkadziesiąt tysięcy osób. W 2025 roku ZUS wprowadził dwa nowe profile bezpłatnej rehabilitacji: wczesną rehabilitację powypadkową oraz rehabilitację dla osób z schorzeniami ośrodkowego układu nerwowego.

REKLAMA