Sygnaliści w biurze rachunkowym. Jakie obowiązki i procedury?

• Procedury zgłoszeń
• Obowiązki biur rachunkowych
• Skuteczny system

Procedury zgłoszeń

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadziła dla podmiotów prawnych z sektora prywatnego, w których świadczy pracę co najmniej 50 osób (pojęcie zatrudnienie w tej kwestii jest szeroko rozumiane) obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa.

Próg, 50 osób nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937), tj. m.in. biur rachunkowych.

Od dnia 31 lipca 2021 r., do katalogu instytucji obowiązanych, w myśl ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej ustawa AML/CFT), dołączyły także biura rachunkowe, które nie prowadzą działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy
z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 i 641), których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi. Dlatego od dnia 31 lipca 2021 r. już każde biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną.

Obowiązki biur rachunkowych

W tym miejscu warto zauważyć, że od 13 lipca 2018 r. instytucje obowiązane, zgodnie z art. 53 w/w ustawy, zostały zobowiązane do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W związku z tym, każde biuro rachunkowe powinno mieć wdrożoną wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rachunkowego rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. 

Z kolei, w związku z tym, iż każde biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną w myśl ustawy AML/CFT, jest ono także zobowiązane dostosować się do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.

Warto podkreślić, że ustawa AML/CFT wymaga anonimowych kanałów zgłoszeniowych, gdy ustawa o ochronie sygnalistów wymaga poufnych kanałów zgłoszeniowych i dopuszcza fakultatywnie kanały anonimowe. Ustawa AML/CFT nakazuje ochronę przed podejmowaniem wobec tych sygnalistów działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb – czyli de facto działań odwetowych.

Powstaje więc pytanie do czego będą zobowiązane biura rachunkowe po dniu 24 września br. W naszej opinii będą musiały wypełnić obowiązki z obydwu przedmiotowych ustaw.

W związku z powyższym obecnie każde biuro rachunkowe powinno zweryfikować swoje procedury i zasady zgłaszania naruszeń, które zostały ustalone na potrzeby wdrożenia przepisów ustawy AML/CFT w świetle wymagań ustawy o ochronie sygnalistów.

W praktyce biura rachunkowe mogą wybrać jedną z dwóch dróg:

• ustalić jedną wspólną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń prawa, która zawiera zasady uwzględniające obydwie ustawy,
• ustalić dwie odrębne procedury: jedną dla wypełnienia wymogów ustawy AML/CFT,
  a drugą dla wypełnienia wymogów ustawy o sygnalistach.

Skuteczny system

Jednocześnie w każdym biurze rachunkowym należy zweryfikować, w jaki sposób funkcjonuje ochrona sygnalistów.

Należy pamiętać, że chodzi nie tylko o stworzenie procedury, ale także wdrożenie i utrzymanie skutecznego systemu przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia działań następczych i ochrony sygnalistów. Co oznacza zmianę Kultury organizacyjnej danego podmiotu.

Warto przypomnieć, że zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu sygnaliści mogą składać do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 14 lipca 2021 r. w sprawie odbierania zgłoszeń dotyczących działań o charakterze represyjnym wobec pracowników oraz osób wykonujących czynności na rzecz instytucji obowiązanej.