Niecałe trzy miesiące na wdrożenie systemu zgłoszeń wewnętrznych to bardzo krótki okres na wprowadzenie rozwiązań spójnych, sprawnych i skutecznych.
Ochrona sygnalistów w samorządach
Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r. wprowadziła m.in. dla jednostek samorządu terytorialnego (dalej JST) oraz gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek organizacyjnych obowiązek wdrożenia do dnia 24 września 2024 r. systemów do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia działań następczych i ochrony sygnalistów oraz wdrożenia do dnia 24 grudnia 2024 r. systemów przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i prowadzenia działań następczych.
Z punktu widzenia technicznego powyższy obowiązek sprowadza się przede wszystkim do ustalenia i wprowadzenia:
- zasad zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów - procedury wewnętrzne (regulaminy i procesy) określające kwestie związane z przyjmowaniem zgłoszeń, prowadzeniem działań następczych w tym postępowania wyjaśniającego i zasad ochrony sygnalisty,
- kanałów zgłoszeniowych,
- upoważnień,
- rejestru zgłoszeń,
- wyznaczenia bezstronnych ludzi/komórki organizacyjne do przyjmowania zgłoszeń i wyznaczenia bezstronnych ludzi/komórki organizacyjne do prowadzenia działań następczych.
Przy czym dla zgłoszeń wewnętrznych i zgłoszeń zewnętrznych muszą to być odrębne procedury, kanały, upoważnienia i rejestr.
Obowiązek wdrożeń obejmuje również m.in. dokonanie zmian organizacyjnych i kadrowych oraz podjęcie kompleksowych działań szkoleniowo-informacyjnych. Wdrożenie bowiem systemów zgłoszeń wewnętrznych powinno oznaczać zmianę Kultury organizacyjnej danego podmiotu. Warto pamiętać, że w ramach wdrożenia systemu na podmiotach sektora publicznego będą ciążyć m.in. obowiązki rejestrowe, informacyjne, sprawozdawcze i przeglądowe.
Polecamy: Sygnalista w biurze rachunkowym – co warto wiedzieć?
Kiedy kara grzywny?
Niecałe trzy miesiące na wdrożenie systemu zgłoszeń wewnętrznych to bardzo krótki okres na wprowadzenie rozwiązań spójnych, sprawnych i skutecznych. Należy jednak pamiętać, że ustawa o ochronie sygnalistów to efekt wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, którą Polska, powinna była wprowadzić Polskiego porządku prawnego do 17 grudnia 2021 r.
Warto także zwrócić uwagę, iż nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych wbrew przepisom ustawy lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy, zostało spenalizowane i podlega karze grzywny. Nie ma natomiast takiej sankcji prawnej w przypadku zgłoszeń zewnętrznych.
Kogo obejmują nowe obowiązki?
Obowiązek w zakresie zgłoszeń zewnętrznych obejmuje wszystkie organy publiczne, a w zakresie administracji samorządowej organy jednostek samorządu terytorialnego. W praktyce będą to obowiązki organu wykonawczego. Jest to zatem obowiązek powszechny.
Natomiast obowiązek ustalenia i wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa obejmuje wszystkie podmioty publiczne tj.:
- jednostki samorządu terytorialnego tj. gminy i powiaty liczące powyżej 10 000 mieszkańców (poniżej tej liczby fakultatywnie) i województwa;
- jednostki organizacyjne JST nieposiadające osobowości prawnej na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób (pojęcie zatrudnienie w tej kwestii jest szeroko rozumiane) – obejmuje to w szczególności jednostki oświaty, jednostki pomocy społecznej i pieczy zastępczej, straże gminne, ośrodki geodezyjno-kartograficzne, zarządy cmentarzy, zakłady gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, zarządy dróg, schroniska dla zwierząt, żłobki, itp.;
- jednostki organizacyjne JST posiadające osobowość prawną, realizujące zadania publiczne działające na podstawie prawa publicznego, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób (pojęcie zatrudnienie w tej kwestii jest szeroko rozumiane) tj. instytucje kultury, jednostki ochrony zdrowia, osir-y, itp.;
- samorządowe osoby prawne działające na podstawie przepisów szczególnych na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób (pojęcie zatrudnienie w tej kwestii jest szeroko rozumiane);
- spółki prawa handlowego w których ilość udziałów, nadzór itd. zalicza je do podmiotów publicznych, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób (pojęcie zatrudnienie w tej kwestii jest szeroko rozumiane).
Jest to zatem w praktyce obowiązek powszechny obejmujący ogromną liczbę samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną lub jej nie posiadających (np. w Gminie Wrocław działa 20 jednostek budżetowych, 14 spółek czy 24 instytucji kultury, nie licząc żłobków, instytucji oświatowych, pomocy społecznej, ochrony zdrowia).
W następnych artykułach będziemy kontynuować tematykę sygnalistów w JST.