Wiele podmiotów sektora prywatnego i publicznego stanie przed dylematem: Czy potraktować wdrożenie systemu wyłącznie jako koszt związany z obowiązkiem prawnym, czy jako szansę na poprawę bezpieczeństwa i doskonalenie organizacji?
- Ochrona zgłaszających naruszenia prawa
- Różne podejścia
- O czym pamiętać?
- 9. Ciągłe doskonalenie systemu na podstawie bieżących obserwacji
Ochrona zgłaszających naruszenia prawa
Wszystko wskazuje na to, że po ponad dwóch latach opóźnień, nasz kraj lada chwila zaimplementuje wymogi Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku, dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. To oznacza, że tysiące przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 osób będą musiały wdrożyć systemy zgłaszania naruszeń.
W związku z tym, wiele podmiotów sektora prywatnego i publicznego stanie przed dylematem: Czy potraktować wdrożenie systemu wyłącznie jako koszt związany z obowiązkiem prawnym, czy jako szansę na poprawę bezpieczeństwa i doskonalenie organizacji?
Różne podejścia
W podejściu minimalistycznym, podmioty obowiązane do spełnienia wymogów w zakresie ochrony sygnalistów ograniczą się do:
- ustanowienia prostej procedury zgłaszania naruszeń, spełniającej minimalne wymagania ustawowe,
- wdrożenia rejestru zgłoszeń w granicach wymaganych ustawą,
- ustanowienia prostych kanałów zgłaszania (np. skrzynka mailowa),
- wyznaczenia i upoważnienia jednej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń.
Może to stworzyć iluzję spełnienia obowiązku prawnego, ale w rzeczywistości naraża organizację na różnego rodzaju zagrożenia związane w szczególności z:
- dokonywaniem przez sygnalistów zgłoszeń nieprawidłowości poza ustanowionymi w organizacji kanałami,
- naruszeniem bezpieczeństwa (w tym poufności), danych przetwarzanych w systemie,
- przekazywaniem nieprawdziwych zgłoszeń o naruszeniach,
- utrudnianiem zgłaszania naruszeń lub działaniami odwetowymi wobec sygnalistów,
- brakiem reakcji pracowników na nadużycia w organizacji.
Alternatywnie, podmioty mogą wybrać podejście racjonalne, traktując system jako inwestycję w bezpieczeństwo oraz doskonalenie organizacji. W tym przypadku, działania będą bardziej zaawansowane i wielopłaszczyznowe, a system (rozumiany jako proces) może obejmować:
- działania skoncentrowane na ujawnianiu wszelkich naruszeń godzących w dobro organizacji,
- doskonalenie procesów w celu przeciwdziałaniu wystąpienia naruszeń,
- proaktywny dialog z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym organizacji. Nie tylko w zakresie negatywnych aspektów funkcjonowania organizacji (naruszenia czy zagrożenia), ale także tych pozytywnych (np. zgłaszanie innowacji i optymalizacji).
Drugi model polegający nie tylko na skutecznym ujawnianiu naruszeń, ale także na doskonaleniu procesów, powinien być w naszej ocenie powszechnie obowiązującym minimalnym standardem postępowania. Celem każdego pracodawcy powinno być dokładne zrozumienie przyczyn wystąpienia naruszenia oraz wdrożenie takich mechanizmów kontrolnych, by przeciwdziałać tego typu zdarzeniom w przyszłości. Samo karanie sprawców naruszenia wcale nie rozwiązuje problemów organizacji.
W trzecim modelu organizacja wykorzystuje ustanowione kanały zgłoszeniowe do szerokiego dialogu zarówno z pracownikami, jak i osobami spoza niej. W tym przypadku organizacja przyjmuje i zarządza zgłoszeniami dotyczącymi nie tylko nieprawidłowości, ale także problemów oraz pomysłów i usprawnień. Dzięki bezpiecznym kanałom zgłoszeniowym i skutecznemu procesowi przetwarzania danych, informacja ze zgłoszenia może szybko trafić do kompetentnych osób, które rzetelnie przeanalizują dana sprawę.
O czym pamiętać?
Bez względu na wybrany model wdrożenia i zarządzania systemem whistleblowingowym, do jego skuteczności niezbędne jest:
1. Osadzenie systemu w kulturze organizacyjnej opartej na dialogu i zaufaniu
Podstawą skutecznego systemu sygnalistów jest kultura organizacyjna, która promuje otwarty dialog i zaufanie. Oznacza to, że wszyscy pracownicy powinni czuć się komfortowo, zgłaszając wszelkie informacje (niezależnie czy dotyczą naruszeń, czy pomysłów), wiedząc, że ich głosy będą wysłuchane i odpowiednio potraktowane. Budowanie zaufania wymaga konsekwentnych działań i odpowiedniego reagowania na zgłoszenia, co wzmacnia poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników.
2. Zaangażowanie kierownictwa na wszystkich szczeblach
Kierownictwo odgrywa kluczową rolę we wdrożeniu i utrzymaniu systemu dla sygnalistów. Zaangażowanie powinno obejmować wszystkie poziomy zarządzania, od najwyższego kierownictwa po menedżerów liniowych. Kierownictwo musi dawać przykład poprzez własne zachowanie, wspierając otwartą komunikację i pokazując, że system sygnalistów jest istotnym elementem bezpiecznej i efektywnej organizacji. Regularne szkolenia dla menedżerów i liderów zespołów pomogą im zrozumieć, jak skutecznie reagować na zgłoszenia i wspierać pracowników w procesie zgłaszania naruszeń.
3. Aktywne uczestnictwo pracowników w procesie
Pracownicy są kluczowymi uczestnikami systemu dla sygnalistów. Bez ich zaangażowania i aktywności system nie będzie działał. Dlatego niezwykle ważne jest aby angażować pracowników i wsłuchiwać się w ich opinie już na etapie planowania systemu, a także w trakcie jego wdrażania i funkcjonowania.
4. Wybór skutecznych i bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń
Skuteczność systemu whistleblowingowego w dużej mierze zależy od bezpiecznych i budzących zaufanie kanałów zgłaszania naruszeń. Pracodawcy powinni zapewnić różnorodne, łatwo dostępne kanały oraz umożliwić dokonywanie zgłoszeń anonimowych.
5. Transparentne procedury zgłoszeniowe
Procedury zgłoszeniowe powinny być jasne, zrozumiałe i transparentne dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że każdy pracownik powinien wiedzieć, jak zgłosić naruszenie, co się stanie z jego zgłoszeniem oraz jakie są kroki postępowania po zgłoszeniu. Procedury te powinny być dostępne w formie pisemnej, a także omówione podczas szkoleń i spotkań informacyjnych.
6. Skuteczna komunikacja i edukacja pracowników
Edukacja pracowników na temat systemu dla sygnalistów i jego znaczenia jest kluczowa dla jego skuteczności. Regularne szkolenia i materiały informacyjne powinny być dostępne dla wszystkich pracowników. Komunikacja powinna być jasna i regularna, obejmując wszystkie aspekty systemu, w tym procedury zgłaszania, ochronę sygnalistów oraz korzyści wynikające z aktywnego uczestnictwa w systemie.
7. Rzetelne zarządzanie zgłoszeniami i podejmowanie spójnych decyzji
Skuteczne zarządzanie zgłoszeniami wymaga rzetelności, transparentności i spójności w podejmowaniu decyzji. Oznacza to, że każde zgłoszenie powinno być dokładnie analizowane i odpowiednio dokumentowane. Decyzje dotyczące zgłoszeń muszą być podejmowane w sposób obiektywny, bez uprzedzeń, a działania podejmowane na ich podstawie powinny być konsekwentne i sprawiedliwe.
8. Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji
Ochrona danych osób zgłaszających oraz informacji zawartych w zgłoszeniach (w tym danych innych osób) jest kluczowym elementem odpowiedzialnego i skutecznego systemu dla sygnalistów. Organizacje muszą zapewnić, że wszystkie informacje są bezpieczne i dostępne tylko dla upoważnionych osób. Procedury ochrony danych powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, a pracownicy obsługujący system powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony poufności.
9. Ciągłe doskonalenie systemu na podstawie bieżących obserwacji
System sygnalistów powinien być regularnie monitorowany i oceniany, aby zapewnić jego skuteczność i dostosowanie do zmieniających się potrzeb organizacji. Bieżące obserwacje, analizy zgłoszeń oraz feedback od pracowników powinny być wykorzystywane do ciągłego doskonalenia systemu. Regularne audyty, przeglądy i aktualizacje procedur oraz technologii mogą pomóc w utrzymaniu wysokich standardów działania systemu.
Przemyślane i odpowiedzialne decyzje dotyczące wdrożenia systemu dla sygnalistów mogą przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa i doskonalenia organizacji. Jak powiedział Michał Anioł: „Drobnostek nie należy lekceważyć, bo one są podstawą doskonałości, a doskonałość nie jest drobnostką.” Życzymy mądrych i odpowiedzialnych decyzji!