Procedura ustanowienia świadka incognito
Decyzję o utajnienia świadka podejmuje prokurator, a w postępowaniu sądowym decyzja należy do sądu. Postępowanie w przedmiocie utajnienia danych świadka często jest inicjowane przez samego świadka po wniesieniu aktu oskarżenia do sądu, objęte klauzulą ,,ściśle tajne” lub ,,tajne”. Postępowanie toczy się bez udziału stron, pomija się wszelkie dane, które mogłyby służyć dekonspiracji świadka. Akta sprawy są pozbawione materiałów, a także odpisów uwierzytelnionych odpisów, zawierających wszelkie dane, które mogłyby służyć ustaleniu tożsamości. W sytuacji, gdy wniosek świadka jest bezzasadny np. w sytuacji, gdy tożsamość została poznana przez podejrzanego to do chwili uprawomocnienia się postanowienia w przedmiocie utajenia świadka, wszelkie wymogi proceduralne w kwestii jego utajenia muszą zostać zachowane.
Zakres podmiotowy
Ustanowienie świadka anonimowego wymaga dokładnej analizy, aby zminimalizować ryzyko dekonspiracji w toku procesu. Świadkiem takim nie powinien być pokrzywdzony, chyba że występuje ich bardzo duża liczba, a ponadto nie byli oni znani oskarżonym, a tym samym prawdopodobieństwo ujawnienia jest nieznaczne. Najczęściej takim świadkiem zostaje osoba przypadkowa, przypadkowy obserwator wydarzenia, który nie był widziany przez oskarżonych, albo występował w większej grupie osób, co stanowiło by niemożliwym dokonanie ustaleń dotyczących jego osoby. Często w praktyce zdarza się, że świadkiem anonimowym będzie często tajny współpracownik policji w tej sytuacji niezbędne jest wyłącznie utajenie jego danych osobowych, aby ograniczyć grożące niebezpieczeństwo.
Dostęp do pełnych danych świadka otrzymuje wyłącznie sąd i prokurator, a gdy zachodzi konieczność to także funkcjonariusz policji prowadzący postępowanie.
Przedmiot utajenia
Utajeniu podlegają okoliczności, które w jakiś sposób umożliwiałyby ujawnienie tożsamości świadka, w tym dane osobowe, jeżeli nie mają one znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy. Wszystkie okoliczności, które mają znaczenie dla ustalenia sprawstwa oraz winy, które wynikają z zeznań świadka, nie mogą być utajone, ponieważ strony , a przede wszystkim oskarżony musi mieć zagwarantowane prawo do rzetelnego procesu. Oskarżony, aby móc zwalczać oskarżenie niezbędna jest jego wiedza do dowodów, które go obciążają. Okoliczności w zeznaniach świadka będą tak podane i zapisane w protokole, że udostępnianie jego stronom nie będzie stwarzało realnego zagrożenia ujawnienia tożsamości, albo też dana osoba nie może występować w roli świadka incognito.
Przedmiotem utajenia mogą być np. okoliczności, które nie dotyczą faktów istotnych z punktu widzenia ustalenia sprawstwa i winy oskarżonego, lecz mające wpływ na ocenę szczerości i wiarygodności tego osobowego źródła dochodowego np. może być to miejsce lub odległość z jakiej świadek obserwował całość zdarzenia, a także jego ubiór, płeć czy znajomość z oskarżonym, cechy osobnicze samego świadka.
Uprawnienia świadka incognito
Kodeks postępowania karnego nie pozbawia możliwości powołania się przez świadka anonimowego na prawo do odmowy zeznań. W praktyce należy to do wyjątków. Organ procesowy przed ustanowieniem świadka incognito, powinien dokonać ewentualnej analizy możliwości skorzystania przez świadka z tego prawa i w razie uznania, iż istnieje wysokie prawdopodobieństwo w tym względzie, powinno zostać zaniechane postanowienie o ustanowieniu świadka.
Celem zapewnienia ochrony świadkowi anonimowemu najczęściej przesłuchuje się go w taki sposób, aby uniemożliwić rozpoznanie głosu świadka, jego fizjonomii czy też identyfikacji. Najlepszą formą przesłuchania w takim przypadku jest wideokonferencja, gdyż czynności wykonywane są na rozprawie z zachowaniem zasady bezpośredniości i przy udziale oskarżonego i obrońcy. W miejscu przesłuchania świadka przebywają specjaliści, których dane odnotowuje si ę w protokole.