Określenie osoby najbliższej należy definiować w oparciu o przepis art. 115 § 11 KK, który wymienia poszczególne kategorie osób objętych tym wyrażeniem ustawowym.
Strona zastępcza działa we własnym imieniu, gdyż zmarły, którego miejsce zajęła, nie jest już podmiotem prawnym, nikt więc nie może wykonywać jego praw. Osoby, które działają za zmarłego, same są stronami procesowymi.
Wyróżnia się dwie sytuacje:
• gdy określony podmiot przejął prawa zmarłego, zanim ten ostatni stał się stroną (realizuje on je jako prawa własne),
• gdy dany podmiot wstępuje do toczącego się procesu, w którym zmarły był stroną, w tym wypadku następuje zmiana stron, a strony zastępcze nazywa się stronami nowymi.
Jak można wstąpić do procesu
W razie śmierci oskarżyciela posiłkowego ubocznego, osoby mu najbliższe mogą wstąpić do postępowania w miejsce zmarłego w każdym stadium procesu.
W wypadku śmierci oskarżyciela posiłkowego samodzielnego lub oskarżyciela prywatnego - postępowanie zawiesza się na okres 3 miesięcy, w którym to czasie osoba najbliższa powinna wstąpić w miejsce zmarłego, a gdyby to nie nastąpiło, postępowanie umarza się.
W razie śmierci powoda cywilnego niewstąpienie osób najbliższych do postępowania, do momentu wydawania orzeczenia kończącego proces, powoduje pozostawienie powództwa bez rozpoznania.
Dochodzenie roszczeń majątkowych
Przy dochodzeniu roszczeń majątkowych po śmierci pokrzywdzonego, uprawnienia najbliższych są ograniczone.
Zarówno wówczas, gdy wytaczają oni po śmierci pokrzywdzonego powództwo cywilne, jak i wtedy gdy wstępują w miejsce zmarłego powoda cywilnego, mogą bowiem dochodzić jedynie roszczeń majątkowych wynikających z przestępstwa, ale tylko przysługujących bezpośrednio im, a nie takich, jakie przysługiwałyby zmarłemu.
Stroną zastępczą lub nową może być każda osoba będąca najbliższą dla zmarłego pokrzywdzonego, z tym że wstąpienie choć jednej osoby w prawa zmarłego eliminuje uprawnienia pozostałych, co jednak nie dotyczy dochodzenia roszczeń majątkowych. Te ostatnie są bowiem własnymi roszczeniami najbliższych i możliwa jest tu wielość uprawnionych.
Działanie osoby najbliższej w procesie
Osoba najbliższa, działająca jako strona zastępcza lub nowa, samodzielnie decyduje o zakresie, w jakim wykorzysta uprawnienia procesowe służące pokrzywdzonemu.
Może cofnąć wniosek o ściganie złożony przez pokrzywdzonego lub złożyć wniosek, którego pokrzywdzony odmawiał. Może odstąpić od oskarżenia posiłkowego czy prywatnego, albo je wytoczyć niezależnie od woli zmarłego. Może wytoczyć powództwo, choć pokrzywdzony tego nie chciał.
Prokurator
Działać za zmarłego pokrzywdzonego może z urzędu ,choć w węższym zakresie, prokurator. Jest to możliwe w razie braku lub nieujawnienia osób najbliższych. W razie późniejszego ustalenia osób najbliższych zmarłego pokrzywdzonego uprawnienia prokuratora jako strony zastępczej, wygasają i przechodzą na osobę najbliższą, łącznie z możliwością złożenia wniosku o zaniechanie ścigania.
Prokurator nie może realizować tych uprawnień niezależnie od woli zmarłego pokrzywdzonego. Niedopuszczalne jest aby prokurator składał wniosek o ściganie, którego nie życzył sobie zmarły czy cofał za zmarłego taki wniosek.
Prokurator nie może działać w sposób obiektywnie niekorzystny dla pokrzywdzonego lub niezgodny z jego wyraźną wolą albo w sposób sprzeczny z decyzjami procesowymi podejmowanymi przez samego siebie jako prokuratora.
Gdy najbliżsi są ujawnieni, ale nie mają zdolności do czynności prawnych (małoletni) prokurator nie może wstąpić w miejsce zmarłego pokrzywdzonego. Art. 64 KPK uprawnia go do wytoczenia powództwa cywilnego na rzecz ujawnionych najbliższych.
Organy procesowe mają obowiązek pouczenia osób najbliższych dla zmarłego pokrzywdzonego o ich uprawnieniach, jeżeli tylko dysponują one informacjami o takich osobach. Dotyczy to każdego organu postępowania, a więc zarówno prowadzącego dochodzenie lub śledztwo, jak i sądów w zależności od tego, na jakim etapie procesu zmarł pokrzywdzony i kiedy ujawniły się informacje o jego bliskich.
Za spełnienie tego obowiązku uznaje się powiadomienie co najmniej jednej takiej osoby.