ZUS obliczy wyższą emeryturę, gdy pracowałeś przed 1999 r. i okażesz te dokumenty: np. wpisy o zatrudnieniu w "książeczkowym" dowodzie osobistym. Jak potwierdzić okresy składkowe i nieskładkowe?

• Wzór na emeryturę: tak robi to ZUS
• Kiedy ZUS ponownie przeliczy emeryturę? 
• Dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem
• Okresy składkowe - jak udokumentować
• Jakie okresy pracy można potwierdzić zeznaniami świadków
• Które okresy ubezpieczenia może potwierdzić sam ZUS
• Jak udokumentować okresy nieskładkowe
• Których okresów ZUS nie uwzględnia przy ustalaniu kapitału początkowego

ZUS może (na wniosek emeryta) przeliczyć wyższą emeryturę, gdy pracował on przed 1999 r. i jest w stanie wykazać na dokumentach (np. umowami, zaświadczeniami, "książeczkowym” dowodem osobistym z wpisami o zatrudnieniu, czy nawet zeznaniami świadków). Szczegóły poniżej.

Wzór na emeryturę: tak robi to ZUS

Prawo do emerytury z ZUS-u ma każdy, kto ukończył wiek emerytalny 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn oraz opłacił przynajmniej jedną składkę na ubezpieczenia społeczne lub emerytalno-rentowe.

Wzór na emeryturę to proste działanie - dzielenie. W liczniku tego dzielenia jest kwota zwaloryzowanych składek na ubezpieczenie emerytalne zapisanych na indywidualnym koncie ubezpieczonego i subkoncie oraz zwaloryzowanego kapitału początkowego, czyli odtworzonej kwoty składek na ubezpieczenie emerytalne sprzed 1 stycznia 1999 r. 
Mianownik to natomiast wyrażone w miesiącach średnie dalsze trwanie życia. 

Na wysokości emerytury wpływa istotnie staż pracy. Im więcej zgromadzonych składek i późniejsze przejście na emeryturę, tym wyższe świadczenie. Każdy rok przepracowany po osiągnięciu wieku emerytalnego może podwyższyć świadczenie nawet o 15%. Ustawa określa jedynie minimalny wiek przejścia na emeryturę. Jest ona bowiem prawem i każdy sam podejmuje decyzję o zakończeniu aktywności zawodowej.
Od stażu pracy zależy, czy świadczenie nie będzie niższe od najniższej gwarantowanej emerytury, która aktualnie wynosi 1780,96 zł. Dostanie je kobieta, która posiada co najmniej 20 lat okresów składkowych i nieskładkowych oraz mężczyzna, który ma ich co najmniej 25. 

Ważne są też okresy składkowe i nieskładkowe.
Okresy składkowe to te związane z aktywnością zawodową, takie jak czas ubezpieczenia czy samodzielnego opłacania składek. Natomiast okresy nieskładkowe to brak aktywności zawodowej, np. nauka w szkole wyższej czy pobieranie zasiłku chorobowego. Okresy nieskładkowe nie mogą przekraczać 1/3 okresów składkowych.

ZUS przy ustalaniu podstawy obliczenia emerytury bierze pod uwagę:
- zwaloryzowany kapitał początkowy (jeśli ubezpieczony był objęty ubezpieczeniem społecznym przed 1 stycznia 1999 r.);
- zwaloryzowane składki na ubezpieczenie emerytalne, które zostały zapisane na koncie w ZUS tej osoby po 1998 r. (do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, od którego zacznie być wypłacana emerytura);
- zwaloryzowane środki, które są zapisane na subkoncie w ZUS (w tym również przeniesione z OFE) - jeżeli dana osoba jest członkiem otwartego funduszu emerytalnego (OFE).

Jeśli ubezpieczony był objęty ubezpieczeniem społecznym przed 1999 r. i nie był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi po 1998 r. do ustalenia podstawy jego emerytury ZSUS przyjmie jedynie kapitał początkowy tej osoby.

Więcej na ten temat w artykułach:
Wzór na emeryturę z ZUS. Jak obliczyć? Staż pracy, okresy składkowe, waloryzacja składek i kapitału początkowego
Wzór na obliczenie emerytury 2024/2025. Jak to robi ZUS? Kiedy możliwe ponowne przeliczenie emerytury?

Kiedy ZUS ponownie przeliczy emeryturę? 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może (i powinien) przeliczyć wysokość emerytury w ściśle określonych sytuacjach. Jest to możliwe, gdy emeryt:
- przy składaniu wniosku o przyznanie świadczenia nie dysponował wszystkimi dokumentami za okresy ubezpieczenia, które ZUS może uwzględnić przy obliczaniu świadczenia,
- obecnie może udokumentować zarobki za lata przed przejściem na emeryturę lub zarobki, jakie uzyskiwał po przyznaniu świadczenia,
- po przyznaniu świadczenia pracował lub opłacał składki na ubezpieczenia społeczne.

Jeśli emeryt nie ma nowych dowodów, które mogą mieć wpływ na wysokość emerytury, to złożenie wniosku o ponowne przeliczenie świadczenia jest bezzasadne - wyjaśnia Krystyna Michałek, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

Od 1999 r. każda osoba ubezpieczona ma indywidualne konto w ZUS-ie, na którym zapisywane są wszystkie składki należne (w przypadku osób, za które pracodawca miał obowiązek opłacenia składek) lub opłacone za dana osobę po 1998 r. (w przypadku osób prowadzących działalność). Wcześniej ZUS nie był zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kont dla ubezpieczonych. Dlatego wiele osób, aby ustalić kapitał początkowy, musi dostarczyć dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem. 

Dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem

Dokumenty, które umożliwiają przeliczenie emerytury to np.: świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. W przypadku braku tych dokumentów do ZUS-u można dostarczyć dowody szczątkowe, które zostaną przez Zakład przeanalizowane. Są nimi np. legitymacja ubezpieczeniowa z wpisami o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, umowy o pracę, angaże, listy płac uzyskane z archiwum lub jednostki, która przechowuje dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy. 
To może być też książeczka wojskowa albo zaświadczenie wojskowej komendy uzupełnień. Mogą to być wpisy w „książeczkowym” dowodzie osobistym np. o zatrudnieniu, czy dotyczące dzieci, legitymacje związków zawodowych, czy zeznania świadków (najlepiej byłych współpracowników).

Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych można udokumentować zaświadczeniem z urzędu pracy, a okres pobierania stałego zasiłku z opieki społecznej, od którego były opłacone składki na ubezpieczenia społeczne — zaświadczeniem z ośrodka pomocy społecznej. Natomiast okres niewykonywania zatrudnienia z powodu opieki nad dzieckiem lub dziećmi można udowodnić na podstawie odpisu aktu urodzenia dziecka lub odpisów aktów urodzenia dzieci.

Osoby, które studiowały przed 1999 r. i studia ukończyły, okres nauki mogą potwierdzić odpowiednim zaświadczeniem z uczelni (musi być w nim okres trwania i programowy wymiar studiów), dyplomem i indeksem, o ile jest w nim zawarty programowy wymiar studiów.

Osobom, które były zatrudnione u małych przedsiębiorców (zatrudniających do 20 pracowników), ZUS sam poświadczy ubezpieczenie. By tak się stało, należy podać w Informacji o okresach składkowych i nieskładkowych (ERP-6) okres zatrudnienia, nazwę zakładu pracy lub imię i nazwisko pracodawcy, adres zakładu pracy, numer konta płatnika (NKP) – pracodawcy – jeśli go znamy. Numer NKP był nadawany przez ZUS przed 1999 r. Można sprawdzić w legitymacji ubezpieczeniowej, czy pracodawca go podał.

Osoby, które indywidualnie opłacały składkę na ubezpieczenie społeczne jako prowadzący działalność gospodarczą albo współpracujący z taką osobą, w formularzu ZUS EKP podają: 

• okres, w którym prowadzili działalność lub współpracowali przy jej prowadzeniu, 
• adres miejsca, w którym była prowadzona działalność, 
• numer konta płatnika składek (NKP), 
• adres ZUS-u, do którego opłacane były z tego tytułu składki przed 1999 r. 

Okresy składkowe - jak udokumentować

ZUS informuje, że okresy składkowe to przede wszystkim okresy zatrudnienia. Można je udokumentować:
1) zaświadczeniami od pracodawców,
2) świadectwami pracy,
3) legitymacją ubezpieczeniową z wpisami o zatrudnieniu.

Jeśli nie mamy takich dokumentów, można przedstawić:
- umowy o pracę,
- opinie o pracy,
- wpisy w starym (książeczkowym) dowodzie osobistym,
- legitymacje służbowe,
- legitymacje związków zawodowych,
- pisma, które przesłał nam pracodawca (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody),
- kopie lub odpisy dokumentacji osobowej lub płacowej wydane  przez jednostkę upoważnioną do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy,
- zeznania świadków.

Zaświadczenie o okresie zatrudnienia może wystawić:
- pracodawca, na podstawie Twoich akt osobowych,
- prawny następca pracodawcy, na podstawie Twoich akt osobowych.

Jakie okresy pracy można potwierdzić zeznaniami świadków

Jeśli nie dysponujemy dokumentami, które potwierdzają okresy zatrudnienia, a zakład pracy został zlikwidowany i nie możemy znaleźć swoich akt osobowych, niektóre okresy zatrudnienia można udowodnić zeznaniami świadków (najlepiej byłych współpracowników).

Zeznaniami świadków można udowodnić okresy zatrudnienia:
- sprzed 15 listopada 1991 r.,
- po 14  listopada 1991 r., jeśli dokumenty zostały zniszczone wskutek powodzi w 1997 r. lub 2010 r.,
- jako pracownik młodociany  przed 1 stycznia 1975 r., gdy pracodawca nie ma dokumentacji z tego okresu i nie może potwierdzić, że zawierał umowy z pracownikami młodocianymi, albo gdy może potwierdzić zawieranie umów, ale nie może potwierdzić, że zatrudniał właśnie tej konkretnej osoby.

Które okresy ubezpieczenia może potwierdzić sam ZUS

ZUS może potwierdzić okresy ubezpieczenia przed 1999 r., jeśli były opłacone składki na ubezpieczenie społeczne.
Dotyczy osób, które m.in.:
- były zatrudnione w gospodarstwie domowym albo gospodarstwach domowych lub przy obsłudze prywatnego domu mieszkalnego albo prywatnych domów mieszkalnych od 1 lipca 1970 r.,
- były pracownikami nieuspołecznionego zakładu pracy albo nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. – pracownikami zakładu pracy albo zakładów pracy, które zatrudniały do 20 pracowników,
- prowadziły działalność na własny rachunek lub były osobą współpracującą,
- były rzemieślnikiem lub osobą, która z nim współpracowała – od 1 lipca 1965 r.,
- były taksówkarzem – od 1 lipca 1969 r.,
- prowadziły działalność handlowo-usługową – od 25 sierpnia 1973 r.,
- były twórcą i artystą – od 1 stycznia 1974 r.,
- były adwokatem i wykonywały zawód indywidualnie (poza zespołem adwokackim) – od stycznia 1983 r.,
- były duchownym – od 1 lipca 1989 r.

ZUS potwierdzi okresy ubezpieczenia oraz podstawę wymiaru składek, jeśli w formularzu ZUS ERP-6 wnioskodawca poda:
1) okres pracy, nazwę zakładu pracy lub nazwisko pracodawcy i adres byłego miejsca pracy oraz numer konta płatnika (NKP) – jeśli wnioskodawca był pracownikiem,
2) okres, w którym była prowadzona działalność, i adres miejsca, w którym była prowadzona, numer NKP, adres ZUS, do którego były opłacane składki – jeśli wnioskodawca prowadził działalność, współpracował przy jej prowadzeniu lub wykonywał wolny zawód.

Do wniosku o kapitał początkowy trzeba dołączyć:

• poświadczoną przez pracodawcę lub naszego pracownika kserokopię książeczki wojskowej lub zaświadczenie z wojskowej komendy uzupełnień – jeśli pełniłeś zasadniczą służbę wojskową,
• świadectwo służby lub zaświadczenie odpowiednich organów, w których pełniłeś zawodowo służbę – jeśli ją pełniłeś,
• zaświadczenie wystawione przez Instytut Pamięci Narodowej – Komisję Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (IPN) – jeśli byłeś internowany na podstawie dekretu o stanie wojennym,
• zaświadczenie wystawione przez   prezesa sądu okręgowego – jeśli byłeś osadzony na mocy wyroku w więzieniu lub innym miejscu odosobnienia na terytorium RP po 31 grudnia 1956 r. za działalność polityczną lub przez Prezesa IPN – w przypadku osadzenia bez wyroku,
• przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego dokumenty, które potwierdzają zatrudnienie za granicą – jeżeli masz status repatrianta,
• decyzję  Szefa  Urzędu ds. Kombatantów i Osób Represjonowanych – jeżeli po 1956 r. pracowałeś na rzecz organizacji politycznych i związków zawodowych, które w tym okresie były nielegalne.

Jak udokumentować okresy nieskładkowe

Niektóre okresy nieskładkowe – np. okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego lub opiekuńczego, urlopu wychowawczego – potwierdza Twój pracodawca (lub prawny następca) w zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu albo w świadectwie pracy.

Okres nauki w szkole wyższej można udowodnić na dwa sposoby:
- zaświadczeniem z uczelni o ukończeniu studiów, okresie ich trwania i programowym wymiarze, 
- dyplomem, jeśli wynika z niego okres trwania studiów i ich programowy wymiar.

Jeżeli nie wykonywałaś zatrudnienia lub innej działalności zarobkowej, a wychowywałaś dziecko w wieku do lat 4  -  do wniosku o kapitał początkowy trzeba dołączyć akt urodzenia dziecka oraz oświadczenie o sprawowaniu osobistej opieki nad dzieckiem.
Okres opieki nad dzieckiem, który ZUS będzie mógł zaliczyć, może być dłuższy, jeśli wychowywałaś dziecko, na które przysługiwał zasiłek pielęgnacyjny lub stan zdrowia dziecka wymagał osobistej opieki nad dzieckiem. W takiej sytuacji dołącz do dokumentów zaświadczenie, które potwierdza prawo do tego zasiłku lub dokumentację medyczną potwierdzającą stan zdrowia i potrzebę opieki nad dzieckiem.

ZUS zwraca uwagę, że:
a) Jeśli miałeś prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, do wniosku o ustalenie kapitału początkowego nie dołączaj dokumentów, które już złożyłeś przy ustalaniu renty.
b) Okresy składkowe i nieskładkowe możemy uwzględnić także na podstawie orzeczenia sądu.

Których okresów ZUS nie uwzględnia przy ustalaniu kapitału początkowego

Przy obliczaniu kapitału początkowego ZUS nie uwzględni okresów, w których:
1) prowadziłeś gospodarstwo rolne lub pracowałeś w tym gospodarstwie (tzw. okresów uzupełniających),
2) pełniłeś zawodowo służbę w wymienionych niżej instytucjach (jednej lub kilku), o ile wstąpiłeś do służby przed 1999 r. i nadal w niej pozostajesz albo z jej tytułu masz ustalone prawo do emerytury na podstawie przepisów szczególnych o zaopatrzeniu emerytalnym; instytucje, których to dotyczy, to m.in.:
- Policja lub Milicja Obywatelska,
- Straż Graniczna,
- Służba Więzienna,
- Państwowa Straż Pożarna,
- Biuro Ochrony Rządu, 
- Urząd Ochrony Państwa (organy bezpieczeństwa publicznego).

Źródło: ZUS