ZUS wyjaśnia: Jak staż pracy liczy się do emerytury? Jak dokumentować okresy składkowe i nieskładkowe?

• Powszechny wiek emerytalny
• Staż ubezpieczeniowy wpływa na wysokość emerytury
• Kapitał początkowy
• Jak można udokumentować okresy składkowe i nieskładkowe?
• Kalkulator stażu pracy na infor.pl

Powszechny wiek emerytalny

Prawo do emerytury dla ubezpieczonych urodzonych po 31 grudnia 1948 r. zależy wyłącznie od ukończenia powszechnego wieku emerytalnego – 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn oraz udowodnienia jakiegokolwiek okresu ubezpieczenia. 

Staż ubezpieczeniowy wpływa na wysokość emerytury

Długość okresu pozostawania w ubezpieczeniu (staż ubezpieczeniowy, staż pracy) nie ma znaczenia przy ustalaniu prawa do tej emerytury, ale ma wpływ na jej wysokość, szczególnie wtedy, gdy wyliczone świadczenie jest niższe od minimalnej gwarantowanej emerytury, która od marca 2024 r. wynosi 1780,96 zł brutto. 

Aby ZUS podwyższył je do wysokości minimalnej emerytury, konieczne jest udowodnienie wymaganego okresu składkowego i nieskładkowego wynoszącego 20 lat dla kobiety, 25 lat dla mężczyzny. Przy czym okres nieskładkowy może stanowić 1/3 okresu składkowego. Osoby, które nie mają wymaganego okresu ubezpieczenia, otrzymają wyliczoną przez ZUS emeryturę bez dopłaty do minimum.

Kapitał początkowy

Na wysokość emerytury ma również wpływ kapitał początkowy, czyli składki  opłacane przed 1999 r. na ubezpieczenia społeczne zarówno przez samego ubezpieczonego, jak i płatników składek u których był zatrudniony. Kapitał początkowy stanowi znaczącą część przyszłej emerytury i ma duży wpływ na jej wysokość. Emerytura zależy bowiem od zwaloryzowanego kapitału początkowego, zwaloryzowanych składek zebranych na koncie emerytalnym (od stycznia 1999 r.) oraz średniej dalszej długości życia. Jeśli więc przyszły emeryt ma długi okres zatrudnienia przed 1999 rokiem, to brak kapitału początkowego znacząco zmniejszy wysokość emerytury.

Od 1999 r. każda osoba ubezpieczona ma indywidualne konto w ZUS-ie, na którym zapisywane są wszystkie składki należne (w przypadku osób, za które pracodawca miał obowiązek opłacenia składek) lub opłacone za dana osobę po 1998 r. (w przypadku osób prowadzących działalność). Wcześniej ZUS nie był zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kont  dla ubezpieczonych. Dlatego wiele osób, aby ustalić kapitał początkowy, musi dostarczyć dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem. Z zakładów pracy zatrudniających powyżej 20 osób świadectwa pracy i dokumenty o wynagrodzeniu są konieczne, ponieważ składki były odprowadzane bezimiennie za wszystkich pracowników łącznie. 

Jak można udokumentować okresy składkowe i nieskładkowe?

Dokumentem potwierdzającym staż ubezpieczeniowy przed 1999 r., są  np.: świadectwa pracy lub zaświadczenia pracodawców. W przypadku braku tych dokumentów do ZUS-u można dostarczyć dowody szczątkowe,   które zostaną przez Zakład przeanalizowane. Są nimi: 

• legitymacje ubezpieczeniowe (gdy jest w nich wpis o okresach zatrudnienia),
• umowy o pracę,
• opinie o pracy,
• wpisy w „książeczkowym” dowodzie osobistym (np. wpisy o zatrudnieniu, wpisy dotyczące dzieci)
• legitymacje służbowe,
• legitymacje związków zawodowych,
• pisma od pracodawcy (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody), 
• uwierzytelnione kopie dokumentów lub ich odpisy wydane przez archiwum lub jednostkę, która przechowuje dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy,
• zeznania świadków (najlepiej byłych współpracowników).

Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych można udokumentować zaświadczeniem z urzędu pracy, 
a okres pobierania stałego zasiłku z opieki społecznej, od którego były opłacone składki na ubezpieczenia społeczne — zaświadczeniem z ośrodka pomocy społecznej.

Okresy zasadniczej służby wojskowej lub zastępczych form tej służby, nadterminowej zasadniczej służby wojskowej lub odbywania ćwiczeń wojskowych można udowodnić na podstawie książeczki wojskowej albo zaświadczeniem wojskowej komendy uzupełnień. Żeby ZUS zaliczył okresy służby zawodowej, potrzebne będzie zaświadczenie organów, w których pełniona była służba.

Natomiast okres niewykonywania zatrudnienia z powodu opieki nad dzieckiem lub dziećmi można udowodnić na podstawie odpisu aktu urodzenia dziecka lub odpisów aktów urodzenia dzieci.

Osoby, które studiowały przed 1999 r. i studia ukończyły, okres nauki mogą potwierdzić odpowiednim zaświadczeniem z uczelni (musi być w nim okres trwania i programowy wymiar studiów), dyplomem czy indeksem, o ile jest w nim zawarty programowy wymiar studiów.

Natomiast dokumenty, które potwierdzą wysokość wynagrodzenia przed 1999 r., to np.:

• zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawione przez pracodawcę lub jego następcę prawnego (mogą być na formularzu ERP-7),
• legitymację ubezpieczeniową z wpisami o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Osobom, które były zatrudnione u małych przedsiębiorców (zatrudniających do 20 pracowników), ZUS sam poświadczy ubezpieczenie. By tak się stało, należy podać w Informacji o okresach składkowych i nieskładkowych (ERP-6) okres zatrudnienia, nazwę zakładu pracy lub imię i nazwisko pracodawcy, adres zakładu pracy, numer konta płatnika (NKP) – pracodawcy – jeśli go znamy. Numer NKP był nadawany przez ZUS przed 1999 r. Można sprawdzić w legitymacji ubezpieczeniowej, czy pracodawca go podał.

Osoby, które indywidualnie opłacały składkę na ubezpieczenie społeczne jako prowadzący działalność gospodarczą albo współpracujący z taką osobą, w formularzu ZUS EKP podają: 
- okres, w którym prowadzili działalność lub współpracowali przy jej prowadzeniu, 
- adres miejsca, w którym była prowadzona działalność, 
- numer konta płatnika składek (NKP), 
- adres ZUS-u, do którego opłacane były z tego tytułu składki przed 1999 r. 

Krystyna Michałek, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie kujawsko-pomorskim

Kalkulator stażu pracy na infor.pl

Nasz kalkulator stażu pracy pozwala wyliczyć staż pracy po podaniu daty zatrudnienia i zwolnienia.