Jak informuje UODO w sprawie doszło do naruszenia poufności danych osób fizycznych ze względu na udostępnienie nieprawidłowo zanonimizowanych dokumentów.
Kolejny administrator z karą za brak zgłoszenia naruszenia oraz brak zawiadomienia osób
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nałożył na Prokuraturę Rejonową administracyjną karę pieniężną w wysokości 20 tys. zł za niezawiadomienie organu nadzorczego o naruszeniu ochrony danych osobowych oraz niezawiadomienie osób, których dane objęto naruszeniem. Prezes UODO nakazał administratorowi powiadomienie osób o zaistniałym naruszeniu.
Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) wpłynęła informacja wskazująca na możliwość wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w Prokuraturze Rejonowej. Zdarzenie polegało na przekazaniu lokalnemu dziennikarzowi w ramach odpowiedzi na wniosek złożony w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej[1] niezanonimizowanej dokumentacji z zakończonego postępowania. Następnie dziennikarz ten, po otrzymaniu kopii dokumentów, opublikował je w lokalnym serwisie internetowym, anonimizując wcześniej dane osobowe.
Wobec braku zawiadomienia przez administratora organu nadzorczego o naruszeniu oraz braku zawiadomienia osób, których dane dotyczą, organ nadzorczy wszczął z urzędu postępowanie.
Czas reakcji jest ważny
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator danych bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu.
Zgłaszanie do organu nadzorczego naruszeń ochrony danych osobowych przez administratorów stanowi skuteczne narzędzie przyczyniające się do realnej poprawy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Takie działania pozwalają organowi nadzorczemu na właściwą reakcję, która może ograniczyć skutki naruszeń. Zgłaszając naruszenie organowi nadzorczemu, administratorzy tym samym informują organ nadzorczy, czy w ich ocenie wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą oraz – jeżeli takie ryzyko wystąpiło – czy przekazali stosowne informacje osobom fizycznym, na które naruszenie wywiera wpływ. Należy podkreślić, że w sytuacji, gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki zawiadomić osobę, której dane dotyczą o takim naruszeniu.
Zatem organ nadzorczy weryfikuje ocenę dokonaną przez administratora i może – jeżeli administrator nie zawiadomił osób, których dane dotyczą – zażądać od niego takiego zawiadomienia.
Zawiadomienie osób
W przedmiotowej sprawie, administrator nie zawiadomił osób, których dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych. Brak zawiadomienia osoby fizycznej o naruszeniu w przypadku wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia jej praw lub wolności pozbawia ją nie tylko możliwości odpowiedniej reakcji na naruszenie, ale również możliwości dokonania samodzielnej oceny naruszenia, które przecież dotyczy jej danych osobowych i może powodować dla niej doniosłe konsekwencje.
Biorąc pod uwagę szeroki zakres ujawnionych danych należy stwierdzić, że wskutek zaistniałego zdarzenia wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Dodatkowe zagrożenie dla praw lub wolności osób fizycznych wiążą się z ujawnieniem danych o stanie zdrowia dziecka.
Ocena ryzyka
Administrator powinien dokonać oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby fizycznej, która powinna być przeprowadzona przede wszystkim przez pryzmat osoby zagrożonej. Podstawowym celem RODO jest ochrona podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności ich prawa do ochrony danych osobowych. W przypadku gdyby wystąpiły jakiekolwiek wątpliwości np. co do wykonania obowiązków przez administratorów – nie tylko w sytuacji, gdy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, ale też przy opracowywaniu technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa mających im zapobiegać – należy w pierwszej kolejności brać pod uwagę te podstawowe wartości.
W trakcie postępowania administrator nie przedstawił żadnej analizy w tym zakresie, a tym samym nie udokumentował, że przeprowadził analizę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych objętych przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych. Organ uznał zatem, że Administrator takiej oceny po prostu nie przeprowadził. W wyniku zdarzenia doszło do naruszenia poufności danych osób fizycznych ze względu na udostępnienie nieprawidłowo zanonimizowanych dokumentów.
W tym miejscu należy podkreślić, że organ nadzorczy nie kwestionuje samego udostępnienia dokumentacji w trybie dostępu do informacji publicznej, a wskazuje jedynie, że przy jej udostępnieniu muszą być zachowane zasady z zakresu ochrony danych osobowych. Rezultatem udostępnienia niezanonimizowanej dokumentacji było ujawnienie danych osobowych zawartych w jej treści osobie nieuprawnionej do ich otrzymania, czego konsekwencją jest powstanie naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator zaś podejmując decyzję o niezawiadomieniu o naruszeniu organu nadzorczego, jak i osób, których dane dotyczą, w praktyce pozbawił te osoby rzetelnej informacji o naruszeniu i wskazówek co do możliwości przeciwdziałania potencjalnym szkodom.
[1] Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Dz. U. z 2022 r. poz. 902