RODO – obowiązki i odpowiedzialność
Przepisy zawarte w RODO, tj. Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych nakładają liczne obowiązki w zakresie przetwarzania danych osobowych nie tylko na administratora danych osobowych, ale również na podmioty przetwarzające, czyli podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratora. W przypadku ich niewypełnienia lub naruszenia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych to głównie administrator musi liczyć się z odpowiedzialnością - administracyjną, ale również cywilnoprawną. W zakresie odpowiedzialności cywilnoprawnej, co do zasady administrator wraz z podmiotem przetwarzającym ponoszą ją solidarnie, jednakże to odpowiedzialność administratora ma szerszy charakter.
Szkoda majątkowa i niemajątkowa
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych może dojść do poniesienia przez osobę, której dane dotyczą, szkody majątkowej lub niemajątkowej. Wobec tego mowa jest tu o uszczerbku interesów nie tylko majątkowych czy finansowych, ale m.in. również o naruszeniu dobrego imienia czy też sfery prywatności. Co więcej, należy pamiętać również, że szkoda majątkowa to nie tylko faktycznie poniesione straty, ale również utracone korzyści. W przedmiotowej sytuacji taka osoba może uzyskać odszkodowanie lub zadośćuczynienie od administratora danych osobowych lub podmiotu przetwarzającego odszkodowania, jednakże musi ona wykazać i udowodnić rzeczywistą szkodę. Solidarna odpowiedzialność administratora i podmiotu przetwarzającego ma za zadanie zapewnić osobie, której dane dotyczą uzyskanie stosownego odszkodowania lub zadośćuczynienia. W przypadku, gdy administrator lub podmiot przetwarzający zapłacili odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę, mają oni prawo żądać od pozostałych podmiotów biorących udział w danym procesie przetwarzania danych tzw. regresu, tj. przysługuje im roszczenie zwrotu części kwoty odszkodowania, za które ponosi odpowiedzialność.
Przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej
Aby móc stwierdzić, iż doszło do naruszenia prywatności i zastosowania odpowiedzialności odszkodowawczej, musi wystąpić przynajmniej jedna z poniższych przesłanek:
1/ poniesienie przez osobę, której dane dotyczą, szkody majątkowej lub niemajątkowej,
2/ naruszenie przez administratora lub podmiot przetwarzający przepisów RODO,
3/ zaistnienie związku przyczynowego między naruszeniem a szkodą,
4/ wina po stronie administratora lub podmiotu przetwarzającego.
Jednakże, rozporządzenie RODO zawiera także okoliczność, która wyłącza obowiązek naprawienia zaistniałej szkody przez administratora lub podmiot przetwarzający. Przesłanką tą jest brak winy po stronie tych podmiotów w zdarzeniu będącym przyczyną powstania szkody. Odpowiedzialność odszkodowawcza administratora danych osobowych i podmiotu przetwarzającego jest oparta na zasadzie winy, która obejmuje zarówno winę umyślną, jak i nieumyślną. Zwolnienie z tejże odpowiedzialności wynikające z wykazania braku winy jest możliwe poprzez dochowanie należytej staranności w wyborze i ukształtowaniu relacji umownej z profesjonalnym podmiotem, któremu powierzono wykonanie określonych czynności w procesie przetwarzania danych osobowych. Reasumując, odpowiedzialność podmiotu przetwarzającego nie powstanie w następujących sytuacjach, gdy:
1/ przepisy RODO nie nakładały na niego bezpośrednio obowiązków, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie spowodowało szkodę,
2/ podmiot przetwarzający działał zgodnie z instrukcjami administratora (zgodnymi z prawem),
3/ podmiot przetwarzający działał poza lub wbrew instrukcjom administratora, które były niezgodne z prawem.
Zawarcie umowy to nie wszystko
Samo zawarcie umowy powierzenia w celu sformalizowania ról w procesie przetwarzania danych nie jest wystarczające. Analizując powyższe punkty, jednoznacznie należy wskazać znaczenie i istotę określenia wzajemnych zasad współpracy i obowiązków stron w treści umowy oraz precyzyjność poleceń lub instrukcji administratora co do przetwarzania danych wraz z odpowiednim ich udokumentowaniem.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 27 października 2020 r. sygn. II SA/Wa 310/20 jednoznacznie stwierdził, iż „W sytuacji gdy podmiot przetwarzający dane osobowe naruszy ogólne rozporządzenie o ochronie danych prze określaniu celów i sposobów przetwarzania, uznaje się go za administratora w odniesieniu do tego przetwarzania. Podejmowanie decyzji o celach i sposobach przetwarzania danych należy do sfery uprawnień administratora danych. Jeżeli w tę sferę bezprawnie ingeruje podmiot przetwarzający, wchodząc w zakres zastrzeżony administratorowi, to art. 28 ust. 10 ww. rozporządzenia nakazuje uznać podmiot przetwarzający za administratora w odniesieniu do tego przetwarzania. Oznacza to, że podmiot przetwarzający odpowiada w tym zakresie za naruszenie przepisów rozporządzenia tak jak administrator”.
Lakoniczność lub brak uszczegółowienia postanowień umownych określających obowiązki danej strony może skutkować np. niemożliwością domagania się regresu od drugiej strony umowy. Co więcej, rozporządzenie RODO zobowiązuje administratora danych osobowych do korzystania jedynie z takich podmiotów przetwarzających, które gwarantują wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających, że przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Wobec tego, administrator powinien poczynić wszystkie możliwe środki umożliwiające mu weryfikację i wybór podmiotu przetwarzającego.
Węższy zakres odpowiedzialności podmiotu przetwarzającego
Zakres odpowiedzialności podmiotu przetwarzającego jest węższy niż administratora, ponieważ obejmuje tylko szkody wynikające z niedopełnienia przez niego zobowiązań wynikających z przepisów RODO lub naruszenia postanowień umowy powierzenia danych łączących go z administratorem. Dlatego bardzo ważna jest treść tejże umowy, w szczególności postanowień odnoszących się do zakresu obowiązków stron oraz braku ograniczenia odpowiedzialności podmiotu przetwarzającego w przypadku naruszenia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia danych osobowych powinna być skonstruowana w sposób maksymalnie precyzyjny, bez możliwości do różnych interpretacji jej postanowień, stąd pomoc prawnika może być nieodzowna. Poprzez szczegółowe i skrupulatne określenie obowiązków podmiotu przetwarzającego, administrator danych osobowych będzie miał dużo większy nadzór nad powierzonymi danymi i jednocześnie zwiększy jakość ochrony danych osobowych swoich pracowników, klientów czy kontrahentów.
Podsumowanie
Jak zostało wskazane powyżej, nie wystarczy sam fakt zawarcia umowy powierzenia danych pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym. Jest to pierwszy, fundamentalny krok do uregulowania zasad współpracy, jednakże nie ostatni. Kluczem są kompleksowe i jednocześnie szczegółowe postanowienia tejże umowy, do których skonstruowania najlepiej zatrudnić radcę prawnego specjalizującego się w prawie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.
Bartłomiej Niezabitowski, radca prawny