Wiążące postanowienia umowy
Umowa o świadczenie usług turystycznych, polegających na organizowaniu imprez turystycznych, wymaga formy pisemnej. Jeden egzemplarz tej umowy powinien otrzymać klient. Również – najpóźniej w dniu zawarcia umowy – klient powinien otrzymać warunki uczestnictwa, regulamin, program imprezy. Z reguły dokumenty te są zawarte w katalogu. Aby uniknąć niemiłych niespodzianek, warto dokładnie zapoznać się z ich treścią, ponieważ są one wiążące dla stron umowy, chyba, że umowa zawiera odmienne postanowienia. Wówczas pierwszeństwo ma umowa. Zazwyczaj dzieje się tak, dlatego, że katalogi wydawane są z dużym wyprzedzeniem i kategoria hotelu może ulec zmianie. Należy te wątpliwości wyjaśnić przed podpisaniem umowy. Wszelkie informacje pisemne, w szczególności zawarte w broszurach, katalogach, folderach powinny być napisane w sposób dokładny, zrozumiały dla klienta i nie mogą wprowadzać go w błąd.
Dodatkowe dokumenty
Innym dokumentem, który organizator turystyki jest obowiązany wydać klientowi wpłacającemu należność za imprezę lub zaliczkę przekraczającą 10% tej sumy, jest pisemne potwierdzenie posiadania przez niego gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej albo umowy ubezpieczenia na rzecz klientów (jest to zabezpieczenie finansowe). Dokumenty te powinny wskazywać sposób ubiegania się o wypłatę środków z gwarancji lub umowy ubezpieczenia. Żądajmy tego dokumentu – może ułatwić nam życie w razie bankructwa firmy turystycznej. Zabezpieczenie finansowe służy pokryciu kosztów powrotu klienta do kraju w sytuacji, gdy organizator wbrew obowiązkowi nie zapewnia tego powrotu, a także przeznaczona jest na pokrycie zwrotu wpłat wniesionych przez klientów w razie niewykonania przez organizatora zobowiązań umownych. Zażądajmy również polisy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia, może być kopia (bowiem często jest to ubezpieczenie zbiorowe wszystkich uczestników imprezy turystycznej), ale ważne jest, abyśmy znali jej treść i numer. Być może, po jej przeczytaniu dojdziemy do wniosku, że chcemy się dodatkowo ubezpieczyć indywidualnie.
Umowy ubezpieczenia
W przypadku imprez odbywających się za granicą organizator ma obowiązek zawarcia na rzecz osób uczestniczących w tych imprezach umów ubezpieczenia NNW i kosztów leczenia. Warto również zawrzeć umowę ubezpieczenia kosztów odwołania uczestnictwa w zagranicznej imprezie turystycznej albo wcześniejszego z niej powrotu. Taką umowę zawieramy indywidualnie z zakładem ubezpieczeń bądź za pośrednictwem biura podróży. Pamiętajmy, że tylko przyczyny losowe wymienione w ogólnych warunkach ubezpieczenia (np. nieszczęśliwy wypadek, nagłe zachorowanie uniemożliwiające udział w imprezie, szkoda w miejscu zamieszkania ubezpieczonego powstała w wyniku włamania, pożaru, powodzi, bezpośredniego uderzenia pioruna itp.) dają nam podstawę do ubiegania się o zwrot kosztów związanych z rezygnacją z wyjazdu lub wcześniejszego powrotu z imprezy. Na polisie jest podana nazwa i numer telefonu przedstawiciela ubezpieczyciela, dlatego należy mieć dokument polisy przy sobie w czasie podróży.