Stronami umowy hotelowej jest przedsiębiorca oraz z reguły gość hotelowy, czyli każda osoba fizyczna (także niemająca zdolności do czynności prawnych lub mająca ją ograniczoną – wówczas umowę zawierają jej przedstawiciele ustawowi).
Umowa tego typu może być również zawarta przez osoby trzecie na rzecz określonej osoby fizycznej lub grupy osób. W takim charakterze umowa hotelowa jest zawierana przez osoby fizyczne działające na rzecz:
- swoich bliskich,
- podopiecznych czy
- wychowanków,
Na rzecz osób trzecich umowę hotelową mogą zawierać również osoby prawne, jakimi są:
- organizatorzy turystyki,
- zakłady pracy,
- organizatorzy konferencji oraz
- inne jednostki organizacyjne, które mają korzystać z określonych usług hotelarskich,
Umowa może mieć charakter umowy o świadczenie na rzecz osoby trzeciej.
Zobacz również serwis: Umowy
Istotne postanowienia umowy
Nie są jednak gośćmi hotelowymi osoby, które korzystają z noclegów w danym zakładzie w związku z zatrudnieniem w nim, albo osoba przebywająca w hotelu bez wiedzy hotelarza.
Do postanowień przedmiotowo istotnych umowy hotelowej zaliczamy:
- określenie osoby fizycznej lub grupy osób, na rzecz których usługi mają być świadczone
- określenie pokoju hotelowego lub miejsca (łóżka hotelowego) w takim pokoju, które ma być udostępnione
- oznaczanie wynagrodzenia za świadczone usługi hotelarskie lub przynajmniej wskazanie podstaw jego wyliczenia (cennik); dodatkowe podstawy stanowią ustalenia miedzy stronami dotyczące zniżek.
Goście hotelowi
Prowadzi to do zróżnicowania gości hotelowych na 4 zasadnicze grupy, przy czym granice między nimi są płynne:
Grupę I – stanowią standardowi goście hotelowi, czyli wszyscy inni poza zaliczonymi do pozostałych grup. Jest to grupa największa, którą tworzą goście przyjeżdżający do hotelu w celach wypoczynkowych, biznesowych lub jakichkolwiek innych. Są to turyści indywidualni, jak i grupowi.
Grupę II – tworzą stali goście hotelowi, często korzystający z usług danego hotelu lub innego zakładu hotelowego i przez to wpływający na jego renomę. Regulaminy określają warunki uznania gościa hotelowego za należącego do tej kategorii gości przez określenie minimalnej liczby (30 – 50) gwarantowanych rezerwacji lub noclegów przypadających na danego gościa w ciągu roku. Takie tzw. częste pobyty mają miejsce, np. w przypadku pracowników dużych koncernów przyjeżdżających w celu:
- tworzenia oddziałów,
- wykonywania zadań nadzorczych,
- szkoleniowych,
- marketingowych,
- wdrażania nowych technologii.
Właśnie te dość krótkie, ale powtarzające się pobyty gości hotelowych są źródłem znacznych dochodów hoteli także poza sezonem. Wewnętrzne ustalenia mogą też zaliczać do stałych gości tzw. rezydentów, o ile ta kategoria gości występuje w określonym hotelu. Przyjęte jest traktowanie jako rezydenta gościa przebywającego nieprzerwanie w danym hotelu nie krócej niż 3 tygodnie lub 1 miesiąc.
Grupę III – tworzą tzw. bardzo ważne osoby. Zalicza się do nich znanych polityków, biznesmenów, dziennikarzy, wybitnych twórców nauki, gwiazdy filmowe, znanych piosenkarzy, śpiewaków i innych artystów, znanych sportowców, trenerów itp. Są to również goście przebywający na zaproszenie właściciela lub zarządcy hotelu, przedstawiciele biur podróży współpracujący z hotelem, a nawet goście przebywający w podróży poślubnej, czy obchodzący imieniny lub urodziny podczas pobytu w hotelu. Często tego rodzaju goście nie przysparzają znacznych wpływów danemu hotelowi, ale mogą mieć, jako osoby publiczne duży wpływ na reklamę danego zakładu.
Grupa IV – to goście, których cechą szczególną jest posiadanie tzw. karty lojalnościowej, z którą wiążą się określone przywileje. Może to być karta wręczana jako upominek stałemu gościowi lub nabywana przez osoby zainteresowane korzyściami z niej wynikającymi. Najczęściej mamy do czynienia z karą rabatową, uprawniającą posiadacza do zniżek w opłatach za usługi hotelarskie, jak również dalszych przywilejów po zebraniu wskazanej liczby punków, przyznawanych za wydatki poczynione w danym hotelu. Takie karty mają często znaczenie prestiżowe dla ich posiadaczy, co podkreślane jest w ich nazwach: srebrna, złota, platynowa.
Zobacz również serwis: Konsument - turystyka