Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostało uregulowane w art. 171 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141). Ekwiwalent przysługuje pracownikowi w ustawowo określonych okolicznościach. Zgodnie z brzmieniem przytoczonego przepisu przysługuje on jedynie w razie niewykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent dotyczy nie tylko niewykorzystanego urlopu bieżącego – przysługującego w danym roku kalendarzowym ale także urlopu zaległego – czyli, tego z poprzednich lat.
Warto przypomnieć, że prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje każdemu pracownikowi. Jest to świadczenie coroczne, nieprzerwane i odpłatne, które wynika z działu siódmego wskazanej wyżej ustawy. Ma na celu stworzenie pracownikowi możliwości dłuższego odpoczynku, pozwalającego na regenerację organizmu. Co do zasady urlop taki udzielany powinien być w naturze, tzn. w postaci dni wolnych. Instytucja ekwiwalentu pieniężnego jest więc wyjątkiem od powyższej zasady.
W przypadku nie wykorzystania urlopu należnego w danym roku kalendarzowym pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu. Ma to miejsce zarówno w sytuacji gdy pracodawca nie udzielił urlopu jak i gdy pracownik z innych przyczyn nie wykorzystał go. Zastąpienie urlopu ekwiwalentem pieniężnym jest więc możliwe tylko w sytuacji rozwiązania umowy. Forma tego rozwiązania nie ma znaczenia. Niedopuszczalne jest zatem wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy. Wtedy należy udzielić mu urlopu w naturze. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu (roszczenie o jego wypłatę) z chwilą rozwiązania umowy z pracodawcą. Już w 2001 roku w wyroku z dnia 29 marca o sygnaturze I PKN 336/00 SN stwierdził, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Termin
W myśl interpretacji Państwowej Inspekcji Pracy z 24 września 2008 roku ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony w dacie rozwiązania umowy o pracę.
Zobacz również: Przejęcie pracownika z urlopem
Wysokość
Podstawę ekwiwalentu obliczamy w oparciu o stałe i zmienne składniki wynagrodzenia. Do pierwszej grupy należy przede wszystkim comiesięczna pensja, czyli wynagrodzenie zasadnicze. Jest ona brana pod uwagę w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Drugą grupę stanowią: premie, prowizje, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź w godzinach nocnych. Są to składniki, których wysokość w każdym miesiącu może być inna. Są one przyjmowane w średniej wysokości z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu.
Współczynnik ekwiwalentu obliczamy natomiast odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w danym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Uzyskany wynik dzielimy przez 12. Współczynnik w 2013 roku wynosił 20,92 a w 2014 – 20,83.
Jeśli pracownik świadczy pracę w niepełnym wymiarze czasu, to współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy.
Pani Halina pracuje na ½ etatu. W związku z tym współczynnik jej ekwiwalentu wynosił w 2013 roku 10,46, w 2014 – 10,41.
Jeśli chcemy obliczyć ekwiwalent za jeden konkretny dzień, należy podstawę ekwiwalentu podzielić przez współczynnik. By obliczyć ekwiwalent za jedną godzinę trzeba kwotę ekwiwalentu za jeden dzień podzielić przez 8 godzin. Jest to niezależne od wymiaru czasu pracy, w jakim pracuje pracownik. Pomnożenie otrzymanej stawki godzinowej przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu pozwala na wyliczenie ekwiwalentu pieniężnego. Jeżeli z chwilą rozwiązania umowy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za urlop bieżący (np. za rok 2014) i zaległy (np. za 2013 rok), to bierzemy pod uwagę współczynnik ekwiwalentu dla chwili nabycia prawa do tego świadczenia.
Dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (cały etat), otrzymującego wynagrodzenie w wysokości 1800 zł brutto, przy założeniu, że zostało mu 5 dni niewykorzystanego urlopu wyliczenia będą wyglądały następująco. Podstawa ekwiwalentu to 1800 zł, czyli wynagrodzenie zasadnicze. Aby obliczyć wynagrodzenie za jeden dzień dzielimy ją (1800zł) przez współczynnik (20,92), co daje 86,04 zł. Otrzymaliśmy tzw. „dniówkę”. Musimy udzielić urlopu za 5 dni, czyli 40 godzin. Stawka godzinowa wynosi 10,75 zł – dzielimy „dniówkę” przez 8 godzin. By obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop mnożymy stawkę godzinową przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu. Daje nam to 430 zł.
Śmierć pracownika
Jeśli rozwiązanie umowy nastąpi na skutek śmierci pracownika, to ekwiwalent przysługuje małżonkowi oraz innym osobom uprawnionym do uzyskania renty rodzinnej po zmarłym pracowniku. Jeśli podmioty takie nie istnieją, ekwiwalent doliczany jest do masy spadkowej.
Polecamy serwis: Urlopy pracownicze
Brak ekwiwalentu
Ustawodawca przewiduje sytuację, w której na pracodawcy nie ciąży obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Ma to miejsce gdy strony postanowią, że należny urlop zostanie wykorzystany w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę. Musi być ona zawarta z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu/ wygaśnięciu poprzedniej, łączącej strony, umowy.
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,
- wyrok SN z dnia 29 marca 2001 r. o sygnaturze I PKN 336/00.