Urlop okolicznościowy - czym jest, kiedy przysługuje i w jakim wymiarze?

Urlop okolicznościowy - podstawa prawna

Zwolnienie od pracy związane z okolicznościami osobistymi pracownika zostało uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej: RozpMPiPSUspN) tj. akcie wykonawczym do Kodeksu pracy (dalej: k.p.).

Polecamy: Twój urlop. To Ci się należy! - Kolekcja Poznaj swoje prawa!

Wymiar urlopu okolicznościowego

Zgodnie z §15 RozpMPiPSUspN pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1) 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

2) 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Termin na poinformowanie pracodawcy

Z uwagi na reguły zawarte w §2 RozpMPiPSUspN, aby uzyskać zwolnienie od pracy w związku z wymienionymi wyżej okolicznościami, pracownik jest zobowiązany poinformować o tym fakcie pracodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem lub niezwłocznie. O ile w przypadku ślubu pracownik jest w stanie usprawiedliwić swoją nieobecność z dużo wcześniejszym wyprzedzeniem, to w przypadku narodzin dziecka czy zgonu którejkolwiek osoby wymienionej w §15 RozpMPiPSUspN trudno przewidzieć konkretny termin potrzebny do uzyskania zwolnienia od pracy, w związku z czym wydaje się oczywistym, że w tym przypadku pracodawca powinien być poinformowany niezwłocznie. W przeciwnym razie pracownik może odpowiadać z tytułu naruszenia obowiązków pracowniczych.

Sposób w jaki należy poinformować pracodawcę powinien być wprost wskazany przez pracodawcę w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, tzn. pracownik musi wiedzieć komu może złożyć taki wniosek jak również pracownik powinien wiedzieć czy w przypadku sytuacji nagłych tj. narodziny lub pogrzeb może poinformować pracodawcę za pomocą rozmowy telefonicznej, z której upoważniona osoba sporządzi odpowiednią notatkę czy musi sporządzić pismo, które prześle pracodawcy e-mailem bądź tradycyjnym listem. Nadto należy pamiętać, że pracownik każdorazowo musi okazać pracodawcy dokument potwierdzający możliwość skorzystania ze zwolnienia od pracy.

Urlop okolicznościowy - jakie dokumenty?

Biorąc pod uwagę okoliczności osobiste, które stanowią podstawę do zwolnienia pracownika od pracy, wydaje się oczywistym, że dokumentem, który potwierdza prawo do skorzystania z omawianego zwolnienia od pracy jest skrócony odpis aktu małżeństwa lub aktu urodzenia lub aktu zgonu. Niniejsze dokumenty okazuje się niezwłocznie pracodawcy po ich uzyskaniu.

Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy?

Zwolnienie od pracy z powodu okoliczności osobistych może przysługiwać zarówno przed wydarzeniem jak również po wydarzeniu, tzn. nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik mógł skorzystać ze zwolnienia od pracy np. przed terminem ślubu czy pogrzebu, jak również po tym terminie. Ważne jest, aby termin zwolnienia od pracy pokrywał się bezpośrednio z wydarzeniem co do którego przysługuje. Można uznać, że w przypadku, gdy pracownik chce skorzystać z niniejszego zwolnienia w odległym terminie, to pracodawca nie ma obowiązku jego udzielenia, z uwagi na brak powiązania czasowego.

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Załóżmy, że pracownik zawiera związek małżeński dnia 29 czerwca 2019 roku, a wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy dotyczy dni 30 i 31 grudnia 2019 roku, wówczas wydaje się słusznym, że nie ma bezpośredniego związku czasowego między określonym wydarzeniem w życiu pracownika a wnioskowanym terminem udzielenia zwolnienia od pracy i w takim przypadku pracodawca powinien mieć możliwość odmowy udzielenia zwolnienia od pracy.

"Urlop okolicznościowy" w rzeczywistości nie jest urlopem

Omawiając niniejszą problematykę należy również zwrócić uwagę, na fakt, iż zwolnienie od pracy określane potocznie jako urlop okolicznościowy, tak naprawdę nie jest urlopem i nie wchodzi w skład urlopu wypoczynkowego jak również nie jest urlopem na żądanie, jak błędnie myślą niektórzy pracownicy.

Prawo do wynagrodzenia

Istotnym jest również fakt, że za czas zwolnienia od pracy z uwagi na okoliczności osobiste, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 k.p.

Polecamy serwis: Urlopy pracownicze