Zgodnie z przepisem art. 29 § 2 kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej (a więc zawarta w formie ustnej), pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić jemu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Zobacz serwis: Umowy
Wymóg ten odnosi się do wszystkich rodzajów umów dotyczących zatrudnienia. Umowa zawarta w formie ustnej pozostaje w mocy i powinna być jedynie potwierdzona na piśmie. Nie potwierdzenie na piśmie pociąga za sobą odpowiedzialność pracodawcy. Odpowiedzialność ta ma charakter karno-administracyjny. Nie potwierdzenie na piśmie w ustalonym terminie treści i rodzaju zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone zgodnie z art. 281 pkt 2 kodeksu pracy karą grzywny. W takim przypadku należy zawiadomić państwową inspekcję pracy o niedopełnieniu przez pracodawcę obowiązku potwierdzenia treści umowy pracy na piśmie.
Niedopełnienie tego wymogu nie powoduje jednak bezskuteczności czy też nieważności umowy o pracę.
Brak formy pisemnej nie jest więc zagrożony sankcją nieważności. Najistotniejszym faktem zawarcia umowy w formie ustnej, jest dopuszczenie pracownika do pracy i wypłacanie mu za to przez pracodawcę wynagrodzenia. Jeżeli takie działania nie miały miejsca, żadna ze stron nie stanie się tym samym podmiotem praw i obowiązków, które się z nim wiążą. Na przykład, jeżeli pracownik został zatrudniony na okres próbny bez podpisania umowy, wykonywał swoje obowiązki przez okres kilku tygodni, po czym pracodawca zakończył z nim współpracę i nie wypłacił należnego wynagrodzenia, taki pracownik może odzyskać należne mu pieniądze, jednakże w drodze postępowania sądowego (jeśli pracodawca dobrowolnie nie będzie chciał wypłacić należnego wynagrodzenia).
Brak pisemnej umowy nie oznacza bowiem, że ma on inne prawa niż reszta pracowników (zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 4 listopada 2009 r. – sygn. akt I PK 105/09). Sam fakt, że pracodawca dopuścił go do pracy, a ten ją świadczył znaczy, że pomiędzy stronami doszło do zawarcia umowy o pracę. Sąd Najwyższy stwierdził, że "nawiązanie stosunku pracy wymaga zgodnego oświadczenia woli pracownika i pracodawcy. Oświadczenie woli może być wyrażone i ujęte w formie pisemnej, jak tego wymagają przepisy Kodeksu pracy, bądź też dorozumiane, wynikające z zachowania się stron. Takie dorozumiane zawarcie umowy o pracę istnieje zwykle wówczas, gdy pracodawca dopuszcza pracownika do wykonania pracy i płaci mu wynagrodzenie” – wyrok Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 31 sierpnia 1977 r., I PRN 112/77 (LexPolonica nr 318096).
Umowa o pracę może być bowiem zawarta w formie dopuszczenia do pracy.
Nawet jeśli nie było świadków ustaleń zawartych pomiędzy pracownicą a jej szefem, to na pewno są świadkowie tego, że pracownik wykonywał pracę, a tym samym pracownik będzie mógł skutecznie bronić swoich praw przed sądem.
W przypadku braku takich faktycznych działań nie możemy mówić, że między stronami został nawiązany stosunek pracy, a co za tym idzie nie będą one podmiotami praw i obowiązków, które się z nim wiążą.
Jeśli pracodawca nie wywiązuje się z tego obowiązku zawarcia pisemnej umowy o pracę, pracownik może rozwiązać umowę (zawartą w formie ustnej) bez wypowiedzenia z winy pracodawcy.
Mimo nieokreślenia w umowie wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia, umowa dochodzi do skutku. Brak zapisu w umowie o wysokości wynagrodzenia nie może świadczyć o tym, że pracownikowi takie wynagrodzenie nie przysługuje. Jeżeli strony nie ustaliły w umowie jego wysokości, pracownikowi należy wypłacić ustalone w oparciu o przepisy płacowe wynagrodzenie, odpowiadające rodzajowi pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu.
Brak formy pisemnej umowy o pracę nie powoduje jej nieważności. Pracownikowi przysługuje roszczenie o ustalenie nawiązania stosunku pracy. O tym, czy umowa o pracę rzeczywiście została zawarta rozstrzyga sąd pracy, przy czym każda ze stron może udowadniać fakt zawarcia umowy dostępnymi jej środkami dowodowymi.
Należy pamiętać, że potwierdzając na piśmie warunki zatrudnienia wynikające z umowy zawartej w formie ustnej należy podać jako dzień nawiązania stosunku pracy – dzień uzgodniony w umowie zawartej w formie ustnej jako data rozpoczęcia pracy, a jeżeli strony nie określiły tej daty – dzień zawarcia ustnej umowy.
Zobacz serwis: Formy zatrudnienia
W przypadku zawarcia umowy o pracę poprzez dopuszczenie pracownika do pracy datą nawiązania stosunku pracy będzie data, w której pracodawca dopuścił pracownika do pracy, a w której pracownik faktycznie rozpoczął wykonywanie swoich obowiązków (za wiedzą i zgodą pracodawcy).
Umowa o pracę nie musi być dokumentem wielostronicowym i rozbudowanym, ponieważ prawa i obowiązki pracownicze regulowane są przepisami kodeksu pracy i nie ma potrzeby ich powtarzania w zapisach umowy. Jeżeli jednak pracownik uzgodnił ustnie z pracodawcą pewne szczególne uprawnienia, obowiązki, bądź warunki wynagrodzenia powinien on dopilnować, by kwestie te zostały ujęte w treści umowy pisemnej, inaczej bardzo trudno będzie dochodzić swoich praw przed sądem.
Reasumując, mimo wszystko najkorzystniejszym i najbardziej pożądanym z punktu bezpieczeństwa stron rozwiązaniem jest sytuacja, w której zarówno zawarcie, jak i wszelkie zmiany oraz rozwiązanie umowy są dokonywane przy zachowaniu formy pisemnej. W takim przypadku istnieje dużo mniejsze ryzyko powstania trudności związanych z ewentualnym udowodnieniem treści umowy przed sądem oraz zaistnienia rozbieżności między stanowiskami stron. Treść umowy zawartej na piśmie jest zasadniczo jasna i jednoznaczna, zwłaszcza w porównaniu do umów ustnych.