Czy pracodawca musi zapewnić telepracownikowi sprzęt i Internet?

Środki komunikacji elektronicznej

Komunikacja z pracodawcą i przesyłanie wyników telepracy odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W świetle ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. W związku z powyższym telepracownik korzysta z monitorów ekranowych (komputerów stacjonarnych, laptopów, tabletów, telefonów służbowych). Jeśli więc urządzenia te są niezbędne do wykonywania pracy przez telepracownika, wydaje się, że pracodawca ma obowiązek zapewnienia ich pracownikowi. Co na to prawo?

Zapewnienie sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy

Kodeks pracy reguluje ten obowiązek w art. 67¹¹ Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 67¹¹ § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek:

1. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego (dotyczącego wymogów bhp),
2. ubezpieczyć sprzęt,
3. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4. zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Polecamy: Zatrudnianie pracowników po zmianach w Kodeksie pracy

Zobowiązanie to można jednak ograniczyć bądź nawet z niego zrezygnować. Strony mają bowiem możliwość odmiennego ustalenia powyższych kwestii w odrębnej umowie. W takim dodatkowym dokumencie ustala się np.:

1. zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego;
2. zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy;
3. sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Strony stosunku pracy mogą również ustalić, że część sprzętów niezbędnych do wykonywania zadań służbowych dostarczy pracodawca, a za pozostałe stanowiące własność pracownika przysługiwał będzie ekwiwalent pieniężny.

Telepracownik potrzebuje do prawidłowego wykonywania zadań służbowych laptopa, routera, za pomocą którego będzie łączył się z Internetem, drukarki (tonera, papieru) oraz telefonu komórkowego. W odrębnej umowie uzgodnił z pracodawcą, że będzie wykorzystywał własny komputer w zamian za ekwiwalent pieniężny. Zgodnie z Kodeksem pracy wszelkie pozostałe sprzęty zapewnia mu pracodawca.

Własny sprzęt – ekwiwalent pieniężny na rzecz pracownika

W praktyce często dochodzi do sytuacji wykorzystywania do pracy własnego sprzętu pracownika. Jeśli strony ustalą, że telepracownik będzie wykonywał pracę za pomocą swojego sprzętu, wówczas należy mu się ekwiwalent pieniężny. Jego wysokość określa się w funkcjonującym w zakładzie pracy porozumieniu (między pracodawcą a związkiem zawodowym) lub regulaminie (uzgodnionym po konsultacji z przedstawicielami pracowników, jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe) o warunkach telepracy bądź w odrębnej umowie, o której mowa powyżej.

Ustawodawca określił konkretne parametry, jakie należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu. Są to w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe. Warto podkreślić, że nie jest to katalog enumeratywny, na co wskazuje użyte sformułowanie: „w szczególności”.

Za sprzęt niezbędny do wykonywania pracy uważa się komputer, telefon, biurko, krzesło, lampka, a nawet regał i materiały biurowe jak notatniki, papier do drukarki itp. Pracownik powinien przedstawić pracodawcy dowody zakupu tych przedmiotów (faktura/paragon). Co więcej, kwotę ekwiwalentu powiększa się o wartość zużycia poszczególnych sprzętów. Służą temu przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji (koszt związany ze stopniowym zużywaniem się środków trwałych). Do wyliczenia kosztów zużycia sprzętów pracownika używa się więc odpisy amortyzacyjne. Stawki amortyzacyjne zawarte są w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych (załącznik nr 1 „Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych”). Bierze się pod uwagę wartości rynkowe z dnia rozpoczęcia korzystania ze sprzętu w ramach telepracy.

Pracownik używa prywatnego laptopa, którego wartość rynkowa na dzień rozpoczęcia pracy w ramach telepracy wynosi 3000 zł. Zgodnie z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych dla komputerów stosuje się stawkę 30%. Należy więc dokonać obliczenia: 3000 zł x 30% = 900 zł. W celu wyliczenia miesięcznej stawki ekwiwalentu za używanie własnego laptopa należy wynik podzielić przez 12 miesięcy, co daje 75 zł.

Energia elektryczna, Internet, rozmowy telefoniczne

Oprócz kupna i zużycia sprzętów na wysokość ekwiwalentu składa się także koszt energii elektrycznej oraz dostępu do Internetu. Jeśli pracownik używa telefonu prywatnego w celach służbowych, kosztem będą także rozmowy telefoniczne. Przy obliczaniu kosztów istotne znaczenia mają:

• rodzaj i wartość sprzętu,
• zużycie w trakcie wykonywania pracy,
• częstotliwość korzystania w celu wykonywania pracy.

Bez podatku i składek ZUS

Rodzaj wskazanych kosztów wpływa na zróżnicowanie wysokości ekwiwalentu w zależności od konkretnego miesiąca.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych od podatku dochodowego zwolnione są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Ponadto w świetle § 2 ust. 1 pkt 9 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody, jakimi są ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Ekwiwalent pieniężny za używanie własnego sprzętu przez telepracownika wyłączony jest z podstawy opodatkowania i nie podlega oskładkowaniu ZUS.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 1040)

Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 123)

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 200)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dziennik Ustaw rok 2017 poz. 1949)