Pracodawcy mogą w szybki sposób zamieszczać swoje oferty i na bieżąco monitorować liczbę osób, która jest zainteresowana pracą w danej firmie. Dla osoby poszukującej pracy jest to również wielkie udogodnienie. Nie odrywając się od komputera ma dostęp do bardzo dużej liczby ofert pracy. Można systematycznie sprawdzać, które ogłoszenia są już nieaktualne, a które dopiero co się pojawiły. Można swobodnie wysłać swoje dokumenty aplikacyjne drogą mailową. Nie traci się w ten sposób czasu na dojazd do każdego miejsca, ani pieniędzy na kolejne druki CV i listu motywacyjnego. Każdy dokument można na bieżąco modyfikować zgodnie z zaleceniem pracodawcy – jest to bardzo szybkie i wygodne rozwiązanie.
Taka forma korespondencji z pracodawcą również ma swoje zasady, do których warto się stosować, aby być spostrzeganym jako odpowiedni kandydat do pracy.
Jeśli decydujemy się na napisanie listu elektronicznego do pracodawcy, to należy pamiętać o wpisanie tematu wiadomości. Nie wystarczy napisać tylko „odpowiedź na ofertę pracy”, ponieważ może się zdarzyć, że pracodawca zamieścił kilka lub kilkanaście ogłoszeń i mogą one dotyczyć różnych stanowisk lub tych samych stanowisk, lecz w różnych miastach – jeśli jest to pracodawca działający na terenie całego kraju. Aby mieć pewność, że wiadomość zostanie dobrze klasyfikowana, warto zamieścić w temacie stanowisko o jakie aplikujemy oraz miasto, w którym pracodawca poszukuje pracownika.
Do listu należy zazwyczaj dołączyć CV oraz list motywacyjny. Czasem zdarza się, że pracodawca zamieszcza kwestionariusz osobowy, który jest wymagany jako załącznik do dokumentów.
Zobacz: Stres po zwolnieniu z pracy
Jeśli przesyłamy załączniki, dobrze, aby miały one odpowiednie tytuły, np. CV – Jan Kowalski, list motywacyjny – Paweł Nowak. Zdarza się bowiem, że na własne potrzeby zapisujemy dokumenty o bardzo różnych nazwach, np.: misiek2, CV poprawione, list motywacyjny do roboty, qwerty itp. Nie wolno dopuścić, aby tego typu zapisy były przesłane do pracodawcy. Należy bardzo dokładnie całą treść listu sprawdzić, aby przez nieuwagę nie dopuścić się podobnej gafy.
Należy również pamiętać, aby nie pozostawić treści listu „bez treści”. Nie wystarczy, że prześlemy załączniki. Należy również napisać kilka słów do pracodawcy.
I tu obowiązują zasady właściwej korespondencji. Należy pamiętać, aby list był krótki, zawierał podstawowe informacje, które zamierzamy przekazać. Nie spoufalamy się z pracodawcą używając zwrotów: witam, pozdrawiam, do zobaczenia, odpisz, hej, nie mówiąc już o bardziej niestosowanych – bo i takie się zdarzają – hejka, na razie, całusy. Pomimo faktu, że komunikujemy się drogą mailową, to nie znaczy, że forma korespondencji może być luźna i niezobowiązująca. Z pewnością należy pamiętać o takich zwrotach jak: Dzień Dobry, Z poważaniem.
W treści listu powinniśmy napisać, na jakie ogłoszenie odpowiadamy, numer oferty, gdzie ogłoszenie znaleźliśmy, datę, kiedy zostało zamieszczone.
Przykład: w odpowiedzi na Państwa ofertę pracy nr 158746 z dnia 01.01.2009r. dla przedstawiciela handlowego zamieszczonej w portalu praca.szukaj.pl chciałbym przedstawić swoją kandydaturę.
Oprócz tego można bardzo krótko przedstawić swoją osobę, ale tak, aby nie powtarzać informacji już umieszczonych w CV czy liście motywacyjnym. Nie piszemy zatem, jakie mamy wykształcenie, doświadczenie, ponieważ takie dane są już w załącznikach. Jeśli nie ma takich informacji, które chcemy napisać, to wystarczy tylko dodać, że wymagane dokumenty zostają przesłane w załączniku, a dodatkowe zaświadczenia można przedstawić podczas rozmowy kwalifikacyjnej (dyplomy, certyfikaty itd.).
Zobacz: Bezpłatna porada prawna
Korzystając z elektronicznej formy wysyłania aplikacji zostaje wyeliminowany problem nieczytelnego charakteru pisma – chociaż już odchodzi się od ręcznego pisania – jednak treść listu nie może być chaotyczna w przekazie. Należy unikać ozdobnych czcionek, a rozmiar nie powinien przekraczać 16. Niekorzystnie wygląda również cała treść napisana tylko WIELKIMI lub tylko małymi literami. Nie należy także używać pogrubienia i/lub kursywy. Całość ma wyglądać jak najbardziej prosto.
Jeśli pracodawca nam odpowie, to należy wysłać maila zwrotnego. Nie stosujemy opcji ”odpowiedz nadawcy” tak, aby w tytule pojawiło się „Re:”. Należy wpisać samodzielnie tytuł kolejnego maila, np.: „odpowiedź na pytanie”. Jeśli pracodawca wysłał maila tylko z podziękowaniem za przesłanie dokumentów i poinformuje nas o dalszym przebiegu rekrutacji, to również należy odpowiedzieć, np.: dziękuję za informację itp.
Kolejnym elementem, który jest niezwykle istotny to adres e – mailowy, z którego wysyłamy wiadomość. Na własny użytek często korzystamy z adresu: agus43@xx.pl, chaosumyslu@xx.pl, misiaczek@buziaczek.pl. Żaden pracodawca nie będzie kandydata postrzegał jako profesjonalisty, kiedy dostanie wiadomość z podobnego adresu. Dlatego, jeśli nie mamy, to należy założyć sobie go na potrzeby poszukiwania pracy, który będzie neutralny tzn. będzie zawierał nasze imię i nazwisko lub pierwszą literę imienia i nazwisko, np. jan.kowalski@xx.pl, j.kowalski@xx.pl, j.kowalski2@xx.pl.
Zobacz serwis: Praca
Chociaż korespondencja mailowa wydaje się bardzo powszechna i prosta, to należy pamiętać, że jest to tylko narzędzie, a treść w niej zawarta trafia do żywego człowieka. To od nas zależy, w jaki sposób się zaprezentujemy i jaki stworzymy wizerunek siebie jako kandydata do pracy, nawet przez kilka krótkich wiadomości.