REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w HR - o czym warto pamiętać?

Subskrybuj nas na Youtube
RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock
RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO wyznacza granice przetwarzania danych osobowych przez działy HR. Czy można zamieścić prywatny e-mail pracownika, jego numer telefonu czy zdjęcie w bazie osobowej? Jakie rejestry należy prowadzić? Jak długo można przetwarzać dane?

RODO – kilka szczegółów, o których warto pamiętać w HR

Czy można rejestrować firmowe spotkanie wigilijne? Czy dział HR ma prawo do przesyłania drogą mailową fotografii z imprezy integracyjnej? Czy szef działu może poprosić podwładnych o zaopiniowanie otrzymanego CV? I jak długo można przechowywać w aktach informacje o naganie? Wejście w życie przepisów RODO uporządkowało wiele problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w firmach, ale też wygenerowało nowe pytania, wynikające z bardzo szerokiego zakresu nowych przepisów.

REKLAMA

Tylko tyle danych, ile potrzeba

W porównaniu do czasów sprzed RODO pracodawcy przetwarzają znacznie mniej danych osobowych, gdyż nowe przepisy nakładają ograniczenia w tym zakresie. „Pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia tylko danych określonych przepisami, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy. Wymaga to od firmy w pierwszej kolejności przeprowadzenia wewnętrznego audytu, którego zadaniem jest wyłonienie zakresu potrzebnych danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem tych wrażliwych” – wyjaśnia Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w Quercus.

Polecamy: RODO Jak przygotować się do kontroli

Pracodawca nie ma więc prawa do gromadzenia danych „na zapas”, na wszelki wypadek, choć w tej chwili nie są one potrzebne. „Na przykład podczas rekrutacji nie mamy prawa wymagać od kandydatów udostępniania danych, które nie mają żadnego znaczenia podczas rekrutacji, jak np. informacje o stanie cywilnym, poglądach religijnych, politycznych czy dodatkowych dokumentów tożsamości” – wyjaśnia Olga Dura-Nowicka, ekspertka Quercus, specjalizująca się we wdrażaniu rozwiązań dotyczących RODO.

Zgodnie z przepisami, jeśli pracodawca chce skonsultować CV kandydata do pracy z członkami zespołu, może to zrobić tylko pod warunkiem anonimizacji kwestionariusza. „Musimy usunąć wszystkie dane, które mogłyby pozwolić na identyfikację tej osoby, a więc imię, nazwisko, zdjęcie oraz inne informacje, które kandydaci zwykle umieszczają w CV. A trzeba przyznać, że podają więcej danych, niż wynika to z przepisów. W tej sytuacji z pomocą przychodzi wspomniany wcześniej audyt RODO, który dostarcza nam wiedzy, jakie dane możemy udostępnić do oceny kwalifikacji potencjalnego pracownika” – dodaje Maciej Kabaciński.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowe dane – tylko za zgodą

Przepisy stanowią, że dane osobowe, których posiadanie jest niezbędne do nawiązania stosunku pracy, nie wymagają specjalnej zgody na przetwarzanie. Jednak wszystko ponad to, co niezbędne, już tak. Oświadczenia takiego potrzebujemy, jeśli chcemy zamieścić w bazie/teczce osobowej prywatny e-mail pracownika, numer telefonu albo jego zdjęcie. I każda zgoda musi być koniecznie rejestrowana.

To ważne, gdyż administrator danych osobowych (ADO) zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów zgód na przetwarzanie danych pracownika – tych, które nie wynikają z konieczności ich posiadania w myśl przepisów. Pracodawca musi umieć wykazać, że pracownik dobrowolnie wyraził zgodzę na przetwarzanie dodatkowych danych, jak np. podanie prywatnego numeru telefonu, i poświadczyć to stosownymi dokumentami” – podkreśla Olga Dura-Nowicka. Dodaje, że tak naprawdę osobne zgody są potrzebne, np. aby móc publicznie świętować urodziny współpracownika (data urodzin jest częścią danych osobowych), wykorzystać informację o szczególnych wymaganiach dietetycznych (np. podczas organizacji firmowej wigilii), rozesłać film z wigilii lub zdjęcia z imprezy integracyjnej, a nawet opublikować listę osób, które w najbliższym czasie będą uczestniczyć w szkoleniu. „Wiele osób te czynności traktuje w sposób naturalny, na zasadzie – że zawsze tak było. Dziś wymagają one osobnych zgód (na każdą czynność), odpowiednio zarejestrowanych, dostępnych do wglądu i z możliwością ich cofnięcia” – podkreśla Olga Dura-Nowicka.

Rejestry są koniecznością

Rozporządzenie RODO wyraźnie informuje o konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych. Przepis ten nie dotyczy wszystkich administratorów, ale zalecane jest jego zastosowanie. Z tego obowiązku, w określonych przypadkach, mogą być zwolnione podmioty zatrudniające mniej niż 250 pracowników.

W Internecie można znaleźć kilka przykładowych szablonów, jak mogą wyglądać takie rejestry, lecz nie należy ich traktować jako jedyny prawidłowy wzór. Z uwagi na różnorodność struktur przedsiębiorstw, lepiej, aby taki dokument był przygotowany indywidualnie, tak aby można było bez problemu odnieść się do procedur zawartych w artykule 30 RODO. Rejestry to proste, ale i skuteczne narzędzie, pozwalające zapanować nad istotnymi danymi, jakie gromadzimy w firmie, zapewniające administratorowi bezpieczeństwo w tym zakresie” – mówi ekspert Quercus ds. RODO.

W rejestrach musimy uwzględnić informacje, jakie dane osobowe są przetwarzane w firmie i przez kogo, jakie dane są wysyłane do podmiotów zewnętrznych i w jakim celu (np. Medicover, MultiSport) oraz jakie dane otrzymane z firm zewnętrznych, np. z agencji pracy tymczasowej, przetwarzamy” – dodaje Maciej Kabaciński.

Usuwanie danych, terminy i anonimizacja

Największym problemem, przed jakim obecnie stoją pracodawcy, jest usuwanie danych bądź ich anonimizacja po zakończeniu okresu retencji danych. Co ważne, jako ADO powinniśmy ograniczać czas przechowywania danych pracowniczych do niezbędnego minimum.

Dane osobowe możemy przetwarzać w czasie, kiedy są nam niezbędne, chyba że przepisy stanowią inaczej. Na przykład informacje o kandydacie do pracy możemy przechowywać wyłącznie w okresie rekrutacji, zaś kartotekę pracowniczą – w zależności od daty zatrudnienia i faktu złożenia formularza RIA – przez 10 lub 50 lat. Z kolei informacje o nałożonych karach i udzielonych naganach możemy przetwarzać tylko przez okres ich trwania” – komentuje Olga Dura-Nowicka.

Maciej Kabaciński zaś dodaje, że nie sposób pilnować tych terminów bez odpowiedniego narzędzia informatycznego, które będzie na bieżąco śledzić daty ważności poszczególnych danych i kiedy minie okres retencji, automatycznie je usuwać lub anonimizować. „Im więcej pracowników w firmie, tym bardziej złożone procesy z tym związane. Dlatego wiele firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań, które większość procesów związanych z RODO wykonują automatycznie, odciążając kadry, a przy tym zapewniając zgodność procedur z wymogami RODO. W Quercus, tworząc autorskie rozwiązanie, jakim jest Q-Solutions RODO, właśnie takimi przesłankami się kierowaliśmy”.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Wejście w życie przepisów RODO sprawiło, że administratorzy danych osobowych (ADO) musieli podnieść swoje kwalifikacje w tym zakresie lub – w przypadkach wymaganych przez ustawę – powołać inspektora ochrony danych (IOD), odpowiedzialnego za zgodność działania firmy z RODO. Obowiązek powołania IOD mają instytucje państwowe, podmioty przetwarzające dane, w tym dane wrażliwe, na dużą skalę. Pozostałe firmy mogą również powołać IOD, ale nie jest to obowiązkowe. Najczęściej na stanowisko IOD zostaje powołana osoba z firmy (w ramach rekrutacji wewnętrznej i szkoleń podnoszących kwalifikacje w tym zakresie), albo osoba z zewnątrz (o odpowiednich kwalifikacjach, która z kolei musi poznać system zabezpieczeń i sposób działania firmy).

3 najważniejsze cechy inspektora ochrony danych

  1. Odpowiedni poziom wiedzy: im większy zakres przetwarzania danych i im bardziej skomplikowany charakter tych danych, tym oczywiście wiedza powinna być większa. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub gdy zawierają dużo tzw. danych wrażliwych.
  2. Znajomość firmy: osoba powołana na to stanowisko powinna w krótkim czasie pozyskać wiedzę na temat systemów informatycznych oraz wszelkich zabezpieczeń stosowanych u administratora danych osobowych (a więc w firmie), poznać wszystkie procedury i sposób funkcjonowania organizacji.
  3. Niezależność i etyka zawodowa: inspektor ochrony danych ma przede wszystkim dbać o bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami. Ponieważ są to cele nadrzędne, osoba ta powinna potrafić przeciwstawić się opinii administratora, jeśli miałoby dojść do naruszenia prawa. Dobrze jest, aby stanowisko IDO było niezależne, a osoba piastująca tę funkcję postępowała zawsze zgodnie z zasadami etyki zawodowej.

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Żałoba narodowa. Czy dzień żałoby narodowej jest dniem wolnym od pracy?

Kwestie dotyczące wprowadzenia żałoby narodowej w Polsce uregulowane są ustawą z 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych. Czym jest żałoba narodowa? Kiedy jest wprowadzana? Czy dzień żałoby narodowej jest dniem wolnym od pracy?

Pociąg do Chorwacji 2025. Minister Klimczak: obiad w Warszawie śniadanie w Rijece; bilety od 200 zł. PKP Intercity pracuje nad bezpośrednim połączeniem

Minister infrastruktury Dariusz Klimczak poinformował 10 kwietnia 2025 r., że wystąpił do swoich odpowiedników w Austrii, by połączenie kolejowe z Polski do Rijeki w Chorwacji było realizowane od 1 lipca tego roku. "PKP Intercity jeszcze o tym nie mówi, ale ja mogę zdradzić - zaznaczając, że to jest dopiero początek naszych obliczeń, uzależnionych od zgód innych państw - być może udałoby się pojechać za 200 zł z Warszawy do Chorwacji" - przekazał minister Klimczak. Dodał, że to byłby najtańszy bilet.

Papież Franciszek zmienił zasady dotyczące pochówku. Zmiany mają już pół roku

W Poniedziałek Wielkanocny, 21 kwietnia 2025 r. kardynał Farrell w komunikacie przekazanym przez watykańskie biuro prasowe poinformował o śmierci Papieża Franciszka. 20 listopada 2024 r. zmienione zostały zasady dotyczące pochówku.

W Poniedziałek Wielkanocny zmarł papież Franciszek. Miał 88 lat

Papież Franciszek zmarł w Poniedziałek Wielkanocny, 21 kwietnia o godzinie 7.35 - poinformował kardynał Farrell w komunikacie przekazanym przez watykańskie biuro prasowe. Franciszek (Jorge Mario Bergoglio), który zmarł w wieku ponad 88 lat, to jeden z najstarszych papieży w dziejach Kościoła. Jego pontyfikat trwał 12 lat i cztery miesiące.

REKLAMA

Zmarł Papież Franciszek. W jaki sposób będzie przebiegał wybór nowej głowy Kościoła katolickiego i czy w konklawe będą uczestniczyli również świeccy mężczyźni i kobiety?

W Poniedziałek Wielkanocny, 21 kwietnia 2025 r. – Watykan poinformował o śmierci Papieża Franciszka. „Najdrożsi bracia i siostry, z głębokim smutkiem muszę ogłosić śmierć naszego Ojca Świętego Franciszka. (…) Z ogromną wdzięcznością za jego przykład, jako prawdziwego ucznia Pana Jezusa, polecamy duszę Papieża Franciszka nieskończonej miłosiernej miłości Boga Trójjedynego” – ogłosił o godz. 9:45 kardynał Kevin Farrell, kamerling Izby Apostolskiej. W jaki sposób, będzie przebiegał wybór nowej głowy Kościoła katolickiego i czy w konklawe będą uczestniczyli również świeccy mężczyźni i kobiety?

Watykan: zmarł papież Franciszek w Wielki Poniedziałek o godz. 7.35 [21 kwietnia 2025 r.]

W Wielki Poniedziałek zmarł papież Franciszek.

Twoje długi mogą zostać całkowicie umorzone bez obowiązku dokonywania jakichkolwiek spłat. To szansa na nowy start dla tysięcy osób

W ramach upadłości konsumenckiej – jeżeli zachodzą ściśle określone w ustawie przesłanki – dłużnik może uzyskać całkowite umorzenie swoich zobowiązań, bez obowiązku dokonywania jakichkolwiek spłat i tym samym – nowy start w życiu. Z rozwiązania takiego, mogą skorzystać m.in. zadłużeni seniorzy, prowadzący jednoosobowe gospodarstwa domowe, którzy uzyskują świadczenia zbliżone do najniższej emerytury.

Urlop stażowy 2025: po 10 latach pracy 30 dni urlopu wypoczynkowego, po 15 latach - 35 dni, po 20 latach - 40 dni. Czy wejdzie? Mamy stanowisko resortu pracy

Obecnie analizuje się zagadnienie urlopu stażowego. Idea jest bardzo prosta: pracownikom z krótszym stażem (do 10 lat) przysługuje 20-dniowy urlop wypoczynkowy w 100% finansowany przez pracodawcę, natomiast po przekroczeniu dziesięcioletniego okresu pracy zamiast dotychczasowych 26 dni, wypoczynek zostałby zwiększony do 30 dni, a potem – o kolejne 5 dni za każde następne 5 lat. Resort pracy zajmuje pozytywne stanowisko na wprowadzenie tzw. urlopu stażowego, bo proponowane zmiany mają solidne uzasadnienie zarówno logiczne, społeczne jak i prawne. Zresztą – przecież już teraz w wielu zawodach obowiązują dłuższe urlopy.

REKLAMA

Biorą się za listonoszy: bo nie dostarczają przesyłek i awiz, a terminy urzędowe i sądowe biegną. Sprawa skierowana do Urzędu Komunikacji Elektronicznej

Kto z nas nie spotkał się taką sytuacją, że listonosz nie dostarczył przesyłki, nie podjął nawet takiej próby i z automatu zostawił w skrzynce awizo. Mato miejsce szczególnie w dużych miastach, z blokami bez wind. To jeszcze nic, czasami tego awiza nie ma! Możemy przeczytać np. taką skargę: "Poczta nie dostarczyła mi awizo do sądu w Lublinie co mam teraz zrobić. Rozmawiałam z listonoszem to się bezczelnie wypiera. Dlaczego przez czyjąś głupotę mam cierpieć?" Problem rzeczywiście istnieje, bo istnieje skutek doręczenia i pewne terminy biegną.

III grupa inwalidzka - stopień lekki. Co w 2025 roku?

Orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu lekkim, dawniej określane jako trzecia grupa inwalidzka (III grupa) definiuje osoby, których naruszona sprawność organizmu powoduje istotne pogorszenie zdolności do wykonywania pracy lub ograniczenia w pełnieniu ról społecznych. W 2025 roku władze, PFRON, a także rząd i samorządy przygotowały szereg udogodnień oraz wsparć finansowych dla beneficjentów tego stopnia niepełnosprawności. Przyglądamy się najważniejszym z nich.

REKLAMA