REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Pajewska
 Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia
Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ochrona danych osobowych to kwestia zyskująca coraz większe znaczenie zwłaszcza w kontekście procesu rekrutacji nowych pracowników. Poniżej kompletny przewodnik po zasadach ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.

Dane osobowe

Dane osobowe rozumiane są jako informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jej tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny lub jeden albo kilka specyficznych czynników określających jej cechy umysłowe, fizyczne, fizjologiczne, społeczne, kulturowe lub ekonomiczne. Do kategorii danych osobowych należą m.in. adres zamieszkania i zameldowania, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, adres strony www, numer komunikatora (gadu-gadu, skype), numery PESEL i NIP, miejsce pracy, itp. Dane osobowe dzieli się na: zwykłe (czyli takie, które umożliwiają kontakt z daną osobą) oraz wrażliwe (tzn. sensytywne, określające pochodzenie etniczne, poglądy religijne lub polityczne, dotyczące stanu zdrowia, orientacji seksualnej, nałogach, informacja o karalności).

REKLAMA

Oświadczenie negatywne, np.: oświadczenie o niekaralności także stanowi dane wrażliwe.

Zakres danych osobowych, jakich może żądać zatrudniający w procesie rekrutacji, jest wyraźnie wskazany w art. 22ustawy – kodeks pracy. Pracodawca może domagać się informacji o: imieniu (imionach) i nazwisku, imionach rodziców, dacie urodzenia, miejscu zamieszkania (adres do korespondencji), wykształceniu, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Wskazany katalog jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że bez uzyskania zgody aplikującego pracodawca nie ma prawa pytać o inne rzeczy. Minister pracy i polityki społecznej w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika doprecyzował, jakich dokumentów może domagać się pracodawca. Należą do nich wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania  pracy, o którą się stara kandydat, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Zgoda kandydata

Podstawową zasadą przeprowadzanego procesu rekrutacji jest uzyskanie zgody ze strony jego uczestnika. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób jasny, nie może być domniemana ani dorozumiana. Powinna zostać udzielona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Zgoda jest oświadczeniem woli pozwalającym na przetwarzanie danych osobowych. Kandydat wyraża zgodę tylko dla potrzeb jednego, konkretnego procesu rekrutacyjnego, w określonej firmie. Pracodawca nie może swobodnie dysponować otrzymanym cv, np.: przekazać go innej firmie. Rekomendacja kandydata drugiej firmie wymaga poinformowania go o tym lub otrzymania jego pisemnej zgody. Zazwyczaj jest ona umieszczana bezpośrednio na dokumentach aplikacyjnych (życiorysie i liście motywacyjnym) i potwierdzana podpisem.

Klauzula o ochronie danych osobowych: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo udzielenia zgody przez kandydata, zatrudniający nie zyskuje uprawnienia do żądania informacji innych niż wymienione w ustawie. Samo przesłanie pracodawcy dokumentów aplikacyjnych nie jest wystarczające dla wzięcia udziału w procedurze. Warunkiem rozpatrzenia danej aplikacji jest opatrzenie jej klauzulą.

Zdjęcie

Z uregulowań ustawy nie wynika uprawnienie przyszłego pracodawcy do domagania się zdjęcia kandydata. Ze zdjęcia zatrudniający czerpie bowiem szereg dodatkowych wiadomości (wygląd, niepełnosprawność), do których żądania nie jest uprawniony. Kandydat może jednak samodzielnie zdecydować o dołączeniu do aplikacji zdjęcia. Może być wykorzystane tylko w celu mającym bezpośredni związek z procesem rekrutacji. Nie może być udostępniane osobom trzecim. Naruszenie tego ograniczenia rodzi negatywne konsekwencje po stronie pracodawcy, który może zostać narażony na zarzut naruszenia wizerunku. Wizerunek, jako dobro osobiste, podlega ochronie na podstawie ustawy – kodeks cywilny. Inaczej sytuacja kształtuje się pomiędzy stronami stosunku pracy. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może żądać od pracownika zdjęcia, np. w celu wydania legitymacji służbowej, identyfikatora  lub karty magnetycznej uprawniającej do wejścia do budynku pracy.

Zobacz również: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Referencje

Pracodawca nie jest także uprawniony do żądania referencji. Niedopuszczalne jest zaciąganie informacji o kandydacie przez samego zatrudniającego u poprzednich pracodawców, bez wiedzy i zgody zainteresowanego. Pracodawca nie ma więc możliwości potwierdzenia treści życiorysu u wymienionych w nim poprzednich pracodawców. Takie zachowanie również może być kwalifikowane jako naruszenie dóbr osobistych.

Zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności może być wymagane tylko od ograniczonego kręgu osób, od określonych grup zawodowych. Ustawowo zobligowani do złożenia takiego pisma są: prokuratorzy, sędziowie, urzędnicy samorządowi, pracownicy służby cywilnej, policjanci, inspektorzy kontroli skarbowej, nauczyciele mianowani i dyplomowani zatrudnieni na podstawie mianowania, pracownicy ochrony, kierowcy zatrudnieni u przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy, księgowi uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od innych osób pracodawca nie ma prawa by żądać zaświadczenia. Pracownik może oczywiście sam złożyć zaświadczenie o niekaralności ale wówczas musi dołączyć pisemną zgodę na przetwarzanie zawartych w nim danych. W praktyce może to pozytywnie wpłynąć na szanse kandydata w procesie rekrutacji.

Polecamy serwis: Rekrutacja

Zaświadczenie o niekaralności rozumiane jest jako informacja o danej osobie z Krajowego Rejestru Karnego. Wydawane jest przez Biuro Informacyjne KRK i punkty informacyjne działające przy niektórych sądach okręgowych lub rejonowych. Uzyskanie takiej informacji wymaga uiszczenia opłaty, która w 2013 roku wynosi 50 zł (w znaczkach opłaty sądowej) - za informację o osobie. Zaświadczenie ważne jest czasowo – przez 6 miesięcy. Po tym terminie wiadomości w nim zawarte mogą być nieaktualne. Pracodawca ma bardzo ograniczone prawo do wystąpienia z takim wnioskiem. Wymóg zaświadczenia o niekaralności musi być określony w przepisach odpowiedniej ustawy. Pracodawca składający wniosek powinien umotywować go powołując się na odpowiedni przepis ustawy.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
  • ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 14 sierpnia 2003 r. w sprawie określenia wysokości opłaty za wydanie informacji z KRK.
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w ustawie o trzeźwości w 2025 r. Producenci alkoholu będą mieli trudniej [UWAGI]

Szykują się zmiany dla producentów alkoholu. Co przewiduje rządowy projekt zmian w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, a także w ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych? W obronie przedsiębiorców Rzecznik MŚP zgłasza kilka ważnych uwag do projektu.

Kamizelka kuloodporna i hełm dla każdego obywatela. Już wkrótce będzie można uzupełnić swój plecak ewakuacyjny. Trwają prace w sejmie

Do sejmu trafił poselski projekt zmiany ustawy z dnia 13 czerwca 2019 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym. Projekt ten, ma na celu umożliwienie dostępu do pasywnych środków ochrony osobistej, takich jak kamizelki kuloodporne oraz nowoczesne hełmy wojskowe. Zmiana ma podnieść poziom bezpieczeństwa obywateli ze względu na trwający konflikt na Ukrainie. Wnioskodawcą jest grupa posłów Konfederacji.

Przy braku aktywności na rachunku bank sprawdzi w bazie PESEL, czy klient jeszcze żyje [projekt]

Rząd chce wprowadzić do Prawa bankowego obowiązek pozyskiwania przez banki informacji, czy posiadacz rachunku nadal żyje, jeśli na rachunku nie odnotowano aktywności w ciągu pięciu lat. Tak wynika z założeń projektu nowelizacji Prawa bankowego, opublikowanego 22 kwietnia w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

Zakup nieruchomości w Hiszpanii: przewodnik dla kupującego [krok po kroku]. Kupować na firmę, czy prywatnie – zalety i wady obu wariantów

Hiszpania od lat swoim słonecznym klimatem, atrakcyjnymi cenami i stabilnym rynkiem nieruchomości przyciąga inwestorów z całego świata, w tym z Polski. Proces zakupu nieruchomości w Hiszpanii różni się jednak od procedur znanych w naszym kraju.

REKLAMA

Żałoba narodowa 26 kwietnia 2025 r. a imprezy masowe, koncerty, rozgrywki sportowe i wesela. Czy można je organizować?

Żałoba narodowa 26 kwietnia 2025 r. a organizacja imprez masowych, koncertów, rozgrywek sportowych i wesel. Czy można je organizować w czasie żałoby narodowej? Co na to przepisy? Jaka jest podstawa prawna żałoby narodowej?

Nowe regulacje dotyczące udostępniania bankom informacji o śmierci posiadacza rachunku bankowego. [Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami]

Nowe regulacje dotyczące udostępniania bankom informacji o śmierci posiadacza rachunku bankowego. Pojawił się projekt nowelizacji ustawy o Prawo bankowe oraz ustawy o ewidencji ludności. Dzięki tej zmianie spadkobiercy będą mogli szybciej i łatwiej uzyskać informacje o zgromadzonych na rachunku bankowym środkach.

Dopłata do majówki, nawet do 3 tysięcy. Musisz spełnić tylko dwa warunki

Wielkimi krokami zbliża się majówka 2025. Dawno nie było takiej sytuacji, że niemalże po 10. dniach od Świąt Wielkanocnych, było kolejne wolne - majówka. Szczególnie dla Polaków to wyczekiwany okres spotkań rodzinnych, wyjazdów, wypoczynku na łonie natury i grilowania. Nie ma co ukrywać, że dodatkowe pieniądze się nie przydadzą. Można uzyskać nawet do 3000 zł do majówki, ale oczywiście nie każdy ma do tego prawo. Poniżej warunki, które trzeba spełnić.

Nowe tablice dalszego trwania życia 2025/2026. ZUS wyjaśnia jak wpływają na wysokość emerytur

Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązują nowe prognozy dotyczące średniego wieku jakiego dożyją Polacy. Jak co roku Główny Urząd Statystyczny ustalił przeciętną liczbę miesięcy, które pozostały do przeżycia osobom w wieku od 30 do 90 lat. Na podstawie tych danych ZUS wylicza emerytury między kwietniem bieżącego roku, a marcem 2026 roku.

REKLAMA

Kiedy sprawca chce popełnić przestępstwo, ale mu się to nie udaje – czyli o usiłowaniu popełnienia przestępstwa

Czasem bywa tak, że mimo gorących chęci i misternego planu, sprawcy nie udaje się popełnić zakładanego przez niego przestępnego czynu. Należy jednak odróżnić sytuację, kiedy działanie sprawcy nie przebiegło dla niego pomyślnie i nie osiągnęło spodziewanych rezultatów, od sytuacji kiedy obiektywnie popełnienie danego czynu zabronionego nie jest możliwe. Konsekwencje prawne w obu przypadkach będą bowiem nieco odmienne na gruncie polskiego prawa karnego.

Urlop na udział w pogrzebie Papieża Franciszka czy oglądanie transmisji a zakaz dyskryminacji w miejscu pracy ze względu na religię i wyznanie

W dniu 21 kwietnia 2025 r. zmarł Papież Franciszek - Jorge Mario Bergoglio. Wierni choć byli świadomi złego stanu zdrowia Papieża, który niedawno opuścił klinikę ale jeszcze 20 kwietnia 2025 r., w Wielką Niedzielę brał udział w uroczystościach na placu Św. Piotra w Watykanie - są w szoku i czują ogromne poruszenie. Już teraz wiele osób, czy to wierzących czy niewierzących podkreśla stanowczo: wezmę udział w uroczystości pogrzebowej czy będę oglądał transmisję pogrzebu w TV. A co jeśli pogrzeb Papieża odbędzie się w dniu pracującym, w godzinach pracy? Czytelnicy pytają nas czy mają prawo do takiego dodatkowego urlopu okolicznościowego na pogrzeb Papieża. Gdzie będzie pochowany papież Franciszek? Kiedy pogrzeb Papieża? O której pogrzeb Papieża? Gdzie oglądać pogrzeb papieża?

REKLAMA