Nie. Nie mogą Państwo zobowiązać do tego pracowników. Co prawda pracodawca określa w poleceniu wyjazdu służbowego środek transportu właściwy dla odbycia podróży, ale w związku z tym, że nie ma on tytułu prawnego do dysponowania samochodami należącymi do zatrudnionych osób, nie może im nakazać wykorzystywania tych pojazdów w tym celu. Niczego nie zmienia fakt wystąpienia uciążliwości komunikacyjnych przejazdu.
Przejazd w delegacji samochodem prywatnym odbywa się na wniosek pracownika lub za jego zgodą (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). W obu przypadkach musi dojść do porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Zobacz serwis: Prawa pracownika
W przedstawionej w pytaniu sytuacji pracodawca nie może nakazać wykorzystania samochodu prywatnego, może jednak starać się uzyskać na to zgodę pracownika. Zgoda nie musi być sformalizowana, wyrażona na piśmie. Ważne, aby nie dochodziło do sytuacji, w której pracownik nie zgadza się na skorzystanie ze swojego auta, a pracodawca mu to nakazuje pod groźbą (wyraźną lub dorozumianą) wyciągania konsekwencji dyscyplinarnych w razie odmowy. Niedopuszczalne jest także stwierdzenie, że w związku z brakiem możliwości zapewnienia transportu środkami publicznymi pracownik ma sam zorganizować sobie przejazd (w podtekście - swoim samochodem).
Przy ustaleniu korzystania z pojazdu któregoś z pracowników należy wyraźnie zaznaczyć, że będzie to połączone z obowiązkiem przewiezienia pozostałych osób. Samo bowiem wskazanie pracownikowi w jego poleceniu wyjazdu służbowego przejazdu samochodem prywatnym należącym do tego pracownika nie oznacza, że musi on zawieźć pozostałe trzy osoby na miejsce docelowe. Rozliczenie przejazdu dokonywane będzie w tym przypadku tylko w stosunku do pracownika, który użytkował swój samochód. Pozostali trzej pracownicy nie ponoszą kosztów przejazdu, zatem nie przysługuje im ich zwrot (przejazd został w tej sytuacji zapewniony przez pracodawcę bez konieczności ponoszenia wydatków przez pracowników).
Zobacz serwis: Zarobki
Zwrot kosztów przejazdu w takich sytuacjach można ustalić w wysokości ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka). Stawkę zwrotu za jeden przejechany kilometr ustala pracodawca, będąc związany maksymalnymi stawkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu w zależności od rodzaju pojazdu wynoszą:
- dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
- dla motocykla - 0,2302 zł,
- dla motoroweru - 0,1382 zł
- § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy).
Podstawa prawna:
- § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167
- art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1414; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1310
- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308