Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności uniemożliwiają mu stawienie się do pracy i jej świadczenie. Do okoliczności takich zaliczymy także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Rodzaje nieobecności
Usprawiedliwioną nieobecności w pracy stanowią:
- choroba pracownika,
- kwarantanna,
- choroba dziecka lub innego członka rodziny,
- wezwanie pracownika do stawiennictwa przez określone organy,
- zamknięcie żłobka, przedszkola lub szkoły do której uczęszcza dziecko pracownika,
- odbywanie podróży służbowej w godzinach nocnych poprzedzających dzień pracy.
Sposób powiadamiania o nieobecności
W razie zaistnienia okoliczności niezależnych od pracownika, uniemożliwiających mu przybycie do pracy, pracodawca powinien uznać tę nieobecność za usprawiedliwioną. Mogą to być problemy komunikacyjne, np. problemy w dotarciu do pracy w związku ze strajkiem kolei.
Jeżeli przyczyna nieobecności jest pracownikowi z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, powinien on uprzedzić pracodawcę o przewidywanym okresie nieobecności w pracy i wskazać jej powód.
Zdarzają się jednak sytuację, w których nie zawsze pracownik może uprzedzić pracodawcę o nieobecności w pracy. Pracownik powinien wówczas niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Powinien tego dokonać nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Zawiadomić można osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową.
Pracodawca powinien określić sposób zawiadomienia o przyczynie nieobecności pracownika w pracy. Regulacja taka powinna znaleźć się w regulaminie pracy lub w umowie o pracę.
Powody nieobecności
Choroba pracownika
Najczęstszym powodem nieobecności pracownika w pracy jest nieobecność wywołana chorobą. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy w przypadku choroby jest zaświadczenie lekarskie.
Kwarantanna
W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia choroby zakaźnej lub zakażenia właściwy inspektor sanitarny, w określonych przypadkach, może nakazać poddanie się podejrzanego o zachorowanie lub zakażenie badaniom, obowiązkowej izolacji lub kwarantannie.
W przypadku izolacji i kwarantanny pracownik nie może wykonywać pracy, chociaż nie jest osobą niezdolną do pracy z powodu choroby. W takiej sytuacji nieobecność jest usprawiedliwiona, mimo że pracownik nie jest chory. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego.
Choroba w rodzinie
Pracownik może być nieobecny w pracy z powodu choroby dziecka w wieku do ukończenia lat 14 lub innego członka rodziny. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest zaświadczenie lekarskie.
Wezwanie do urzędu
Pracownik może być imiennie wezwany do osobistego stawiennictwa przez uprawniony organ. W takiej sytuacji dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystawione przez właściwy organ.
Do organów takich zaliczymy:
- organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego,
- sąd,
- prokuraturę,
- policję
- organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia.
Zamknięcie żłobka
Nieprzewidziane zamknięcie żłobka, przedszkola lub szkoły do której dziecko uczęszcza, stwarza konieczność zapewnienia mu opieki przez pracującego rodzica. W takim przypadku dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest wyłącznie oświadczenie pracownika.
Podróż służbowa
W sytuacji gdy pracownik powrócił z podróży służbowej w takim czasie, że do rozpoczęcia godzin pracy pozostało mniej niż 8 godzin w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, to może on nie świadczyć pracy w tym dniu, usprawiedliwiając swoją nieobecność w pracy.
Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w czasie krótszym niż 8 godzin przed rozpoczęciem pracy.