Ponieważ zatrudniają Państwo więcej niż 20 pracowników, decyzję o rezygnacji z zfśs mogą Państwo podjąć w trakcie roku. Należy jednak pamiętać, że rezygnacja z funduszu powinna być poprzedzona uzgodnieniami z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one w firmie nie działają - z przedstawicielami załogi. Brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników powoduje, że nie będą Państwo mogli wprowadzić postanowień o rezygnacji z zfśs. Rezygnując z zfśs, powinni Państwo zmienić funkcjonujące w firmie zapisy układu zbiorowego pracy bądź regulaminu wynagradzania.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej (bo tylko tacy mogą zrezygnować z zfśs), zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania lub ci, u których wprowadzono układ zbiorowy pracy, mają prawo zaniechać (czasowo bądź bezterminowo) finansowania działalności socjalnej w każdej części roku. Podmioty prywatne nieobjęte układem, dające zatrudnienie mniej niż 20 pracownikom (czyli niezobowiązane do wprowadzania w życie regulaminu wynagradzania), o nietworzeniu funduszu muszą informować swoich pracowników do 31 stycznia danego roku.
Zobacz serwis: Prawa pracownika
W związku z trudną sytuacją finansową podjęli Państwo decyzję o rezygnacji z zfśs. Takiej zmiany nie można jednak wprowadzić w zakładzie z dnia na dzień. Aby skutecznie dokonać rezygnacji, muszą Państwo przeprowadzić odpowiednią procedurę, której poszczególne etapy zależą przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób oraz rodzaju funkcjonujących w firmie aktów prawa zakładowego. Etapy procedury przedstawia tabela na str. 81.
Przepisy wskazujące metodę szacowania odpisów na działalność socjalną nie regulują sposobu postępowania w przypadku rezygnacji z zfśs w trakcie roku. Najwłaściwsze wydaje się tu ustalenie wartości odpisów zgodnie z zasadą proporcjonalności (chodzi o skalkulowanie odpisu w części odpowiadającej okresowi, przez jaki fundusz był utrzymywany). Takie rozwiązanie wynika pośrednio z rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zfśs, wskazującego na sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, który stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy. Wynika z tego, że przepisy przewidują ustalanie odpisu niższego niż całoroczny, czyli na niepełny rok kalendarzowy.
Procedura rezygnacji z zfśs przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty:
Krok 1. Uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one w firmie nie działają - z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Jeżeli związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników nie wyrażą zgody, nie można wprowadzić postanowień o rezygnacji z zfśs. Krok 2. Wprowadzenie odpowiedniego zapisu w układzie zbiorowym pracy (w drodze tzw. protokołów dodatkowych, które zaczynają obowiązywać w terminie w nich wskazanym, jednak nie wcześniej niż z dniem ich rejestracji przez okręgowego inspektora pracy), a jeżeli w firmie nie ma układu - aneksowa- nie regulaminu wynagradzania (aneks wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia go pracownikom przez pracodawcę w sposób u niego przyjęty).
Zapis o rezygnacji z funduszu może przybrać formę krótkiej informacji, np.:
Od 1 lutego 2015 r. Eric Sp. z o.o. nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (rezygnacja bezterminowa) lub: Od 1 lutego 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. Eric Sp. z o.o. nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (rezygnacja terminowa).
Rezygnacja z finansowania działalności socjalnej w trakcie roku wymaga proporcjonalnych naliczeń odpisów.
Zakładamy, że pracodawca, o którym mowa w pytaniu, ma stabilną sytuację kadrową i zatrudniał 1 stycznia 2015 r. 48 osób (42 pełne etaty), w tym 36 osób na pełny etat, 8 pracowników na 1/2 etatu, 2 pracowników na 3/4 etatu, 2 pracowników na 1/4 etatu. Wszyscy pracownicy wykonują pracę w normalnych warunkach. Pracodawca zaplanował na początku 2015 r., że przeciętne zatrudnienie w firmie wyniesie:
- w okresie od stycznia do czerwca: 42 pełne etaty,
- w okresie od lipca do grudnia: 45 pełnych etatów.
Wyznaczając miesięczne stany zatrudnienia w 2015 r., spółka wykorzystała metodę uproszczoną, polegającą na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu każdego miesiąca i podzieleniu ich przez 2.
Na podstawie tych informacji ustalenie średniego stanu zatrudnienia (w etatach) powinno wyglądać następująco:
- 42 etaty x 6 miesięcy + 45 etatów x 6 miesięcy = 522 etaty;
- 522 etaty : 12 miesięcy = 43,50 etatu.
Obliczenie wysokości odpisu za 2015 r. wymagało dokonania następujących obliczeń:
43,50 etatu x 1093,93 zł (wysokość odpisu obowiązującego w 2015 r. nie uległa zmianie w stosunku do 2014 r.) = 47 585,96 zł.
Zakładamy, że w wyniku drastycznego pogorszenia się sytuacji ekonomicznej pracodawca w porozumieniu z przedstawicielem załogi postanowił zrezygnować z zfśs. W tym celu wprowadził stosowny aneks do regulaminu wynagradzania, który zaczął obowiązywać 9 kwietnia 2015 r. Wspomniana zmiana powoduje, że pracodawca musi skorygować odpis, uwzględniając krótszy okres funkcjonowania zfśs. W związku z tym pracodawca powinien ustalić odpis w wysokości proporcjonalnej, co powoduje konieczność ponownego wyznaczenia przeciętnego zatrudnienia i kwoty odpisów w następujący sposób:
- ustalenie średniego stanu zatrudnienia w kwietniu:
42 etaty (stan na 1 kwietnia) + 0 (w ostatnim dniu kwietnia fundusz nie będzie już funkcjonował, stąd liczba pracowników = 0)] : 2 = 21 etatów,
- ponowne ustalenie przeciętnego zatrudnienia w ujęciu rocznym (uwzględniając fakt funkcjonowania zfśs do 9 kwietnia):
(42 etaty x 3 miesiące + 21 etatów według średniego stanu z kwietnia) : 12 miesięcy = 12,25 etatu,
- proporcjonalne ustalenie odpisu na zfśs (do 9 kwietnia):
12,25 etatu x 1093,93 zł = 13 400,64 zł.
Do końca maja 2015 r. spółka musi przelać na wyodrębnione konto funduszu 75% ww. kwoty, czyli 10 050,48 zł.
W razie rezygnacji z zfśs zgromadzone na nim niewykorzystane środki (aż do ich wyczerpania) muszą Państwo przeznaczyć wyłącznie na działalność socjalną, kierując się postanowieniami zawartymi w regulaminie gospodarowania zasobami finansowymi zfśs.
Podstawa prawna:
- art. 3-5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877
- § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - Dz.U. Nr 43, poz. 349