REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Teczki osobowe a
Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dokumenty te są gromadzone w formie teczek osobowych, a za ich nienależyte prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Niestety, najnowsze przepisy, które weszły w życie 01.01.2019 r. wprowadzają niejasne zapisy prawne, które są źródłem nieporozumień. Czego dotyczą owe niejasności i czy można się przed nimi ustrzec?

Pożądane zmiany

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej wynika z zapisów Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i uchyliły dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., wprowadzając szereg zmian. Jakich?

REKLAMA

Reorganizują one przede wszystkim obowiązującą systematykę akt osobowych oraz określają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kładąc szczególny nacisk na dokumenty przechowywane w formie elektronicznej. Zmianie uległ również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przed 1 stycznia 2019 r. wynosił on 50 lat od zakończenia pracy. Nowe przepisy utrzymują ten okres dla zatrudnionych przed 01.01.2019 r. oraz skracają go do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu, dla zatrudnionych po 01.01.2019 r.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Taki krok wydaje się być jak najbardziej uzasadniony. Przed 1 stycznia 2019 r. Polska mogła „pochwalić” się jednym z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej w Europie. Stanowiło to duże wyzwanie logistyczne dla pracodawców i było kosztowne. Dzięki zmianie przepisów mogłoby dojść do usprawnienia procesów w wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych zatrudniających wielu pracowników. Czy jednak na pewno tak się stało?

Problem duplikacji teczek osobowych

Z uwagi na zasadę zakazu retroaktywności prawa, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej odnosi się do osób, które zostały zatrudnione:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • po 1 stycznia 2019 r,
  • w latach 1999-2018, o ile pracodawca złoży do ZUS specjalne oświadczenie oraz raport informacyjny.

W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej na zasadach, które obowiązywały do 1 stycznia 2019 r., czyli przez 50 lat. Co jednak w przypadku, gdy pracodawca chce zawrzeć kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu umowy o pracę zawartej przed 1 stycznia 2019 r. i trwającej w 2019 r.?

Wówczas zaczynają się schody. W takiej sytuacji bowiem pracodawca jest zobligowany do założenia pracownikowi nowych akt osobowych. Może tego uniknąć, o ile zachowa pomiędzy umowami co najmniej 1 dzień przerwy. Tak uznało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Z czego to wynika?

By pracodawca mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (rozpatrujemy sytuację, gdy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r.), musi złożyć do ZUS-u wspomniany wcześniej raport informacyjny ZUS RIA. Ma on celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to jednak proces bardzo czasochłonny i trudny gdyż systemy informatyczne przed 2019 rokiem nie były przystosowane do zbierania informacji do ZUS RIA i co za tym idzie Pracodawcy po prostu nie składają tego raportu. W efekcie mają trudności z odpowiedzią na pytanie jak prowadzić akta, wśród których część dokumentacji powinna być przechowywana przez 50 lat a część przez 10 lat.

Rodzi to problem podwójnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przy czym Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wskazuje, jak rozdzielić akta i jak dokładnie je przechowywać, a przecież za wyjątkowo niedbałe prowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna. Grzywna może sięgać nawet 30 tys. złotych. Póki co problem duplikacji teczek osobowych w przypadku niektórych pracowników wciąż pozostaje nierozstrzygnięty.

Niejasności wokół terminów przechowywania dokumentacji

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów pracodawcy stanęli przed dylematem, jak prowadzić teczkę osobową? Czy tworzyć dwie teczki i oddzielnie prowadzić dokumentację wytworzoną po 01.01.2019 przez 10 lat, a tę wcześniejszą przez 50 lat? Co zrobić z dokumentami typu szkolenie BHP czy badania lekarskie, które z są elementem teczki osobowej. Czy przechowywać je 50 czy może przełożyć je do nowej teczki i przetrzymywać 10 lat? Prawo nie daje w tym względzie jasnej odpowiedzi, a Pracodawcy mierzą się z bólem głowy i większą ilością pracy.

Z cyfryzacją za pan brat! Czy aby na pewno?

Nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dopuściła również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej. Dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale i ewidencji czasu pracy.

Jest to usprawnienie szczególnie korzystne dla dużych zakładów pracy, gdzie w archiwach przez lata zalegały setki dokumentów. Cyfryzacja nie tylko zapewnia szybszy dostęp do potrzebnych danych, bez konieczności żmudnego przeszukiwania archiwów, ale i usprawnia procesy toczące się w firmie, co jest źródłem wielu korzyści, także finansowych. Dla pracowników zaś oznacza to większe bezpieczeństwo przechowywania danych.

Nie dziwi zatem pęd ku cyfryzacji, także ze strony ustawodawcy. Niestety niejasne przepisy wymuszające podwójną pracę. Coraz to nowe regulacje, które nakładają na pracodawcę dodatkowe, nie zawsze w pełni uzasadnione, obowiązki, przesłaniają korzyści płynące z nowelizacji. Wprowadzają bowiem chaos i stanowią dodatkowy czynnik potęgujący niepewność, której w praktyce biznesowej i tak nie brakuje.

Pracodawcom nie pozostaje nic innego, jak dobrze przyjrzeć się przepisom. Chociaż i to nie gwarantuje sukcesu. Jak bowiem zostało wspomniane, niektóre sformułowania wzajemnie się wykluczają, co uniemożliwia dostosowanie się do wymogów ustawodawcy, a przecież pracodawca musi wiedzieć, czy decydując się na dane rozwiązanie, przypadkiem nie łamie prawa.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Trump ogłasza cła. Co na to Europa? [Eksperci]

Donald Trump ogłasza cła na Europę - rekordowy pakiet finansowych zobowiązań obejmuje hurtowo wszystkie kraje Unii Europejskiej. Czy cła dotkną Polskę? Czego najbardziej obawiają się eksperci?

SN: ZUS przegrywa sprawę o pominięcie 2-3 lat służby wojskowej do emerytury

Wydawało się, że to będzie archiwalny problem prawny – kilka lat służby wojskowej w czasach PRL pomijanych przy ustalaniu emerytury przez ZUS. To jednak wciąż aktualna sprawa, o czym świadczy to, że wciąż zajmują się nim sądy. Z ZUSem skutecznie spierają się byli żołnierze, którzy służyli w wojsku np. w latach 80-tych, a ZUS pomija ten okres w wyliczeniach emerytalnych. Np. ZUS uważa, że do czasu pracy w szczególnych warunkach nie zalicza się okresu zasadniczej służby wojskowej np. w 1983 r.

Mam długi. Jak z nich wyjść? Co robić? [PORADNIK]

Mam długi. Jak z nich wyjść? Co robić? - to częste pytania zadawane na forum w Internecie. Po pierwsze, należy zaprzestać zaciągania kolejnych zobowiązań. Co dalej? Oto poradnik, który pokazuje jak krok po kroku wyjść z długów. Zawiera wszystko, co należy widzieć o oddłużaniu.

Sprawdź uprawnienia kierowcy. Nowa usługa w aplikacji mObywatel

W aplikacji mObywatel można już sprawdzić uprawnienia kierowcy. Wystarczy wpisać imię, nazwisko oraz numer blankietu dokumentu, aby uzyskać możliwość weryfikacji danych każdego kierowcy i statusu jego prawa jazdy, tymczasowego prawa jazdy oraz pozwolenia na kierowanie tramwajem.

REKLAMA

Opłaty za pobyt w DPS. Współpraca z MOPS ma znaczenie [Kryteria 2025]

W kontekście opłat za pobyt mieszkańca w domu pomocy społecznej sporo mówi się o kryteriach dochodowych i kręgu osób zobowiązanych. Nie każdy jednak pamięta, iż na zakres tej opłaty wpływa również wywiad środowiskowy. Dlaczego?

Sąd Apelacyjny unieważnił umowę kredytu złotówkowego (prawomocnie). Jakie były powody? Analiza radcy prawnego

Jeśli w pierwszej i drugiej dekadzie XXI wieku prawie każdy mógł powiedzieć, że kojarzy kogoś znajomego, kto wyjechał za granicę ze względu na exodus migracyjny, to zakładam, że już w trzeciej dekadzie prawie każdy będzie kojarzył kogoś, kto unieważnił swoją umowę z bankiem. I to nie tylko tę waloryzowaną kursem waluty obcej. Unieważnianie kredytów i pożyczek stanie się sportem narodowym Polaków, takim jak jest nim teraz grillowanie.

Ile naprawdę zarabia przeciętny Polak? Duże różnice różnice płacowe ze względu na płeć i wiek

Znamy już najnowsze dane o wynagrodzeniach za październik 2024 roku. GUS podał, że przeciętne wynagrodzenie wyniosło 8363,69 zł brutto, ale mediana była o 18% niższa i wyniosła 6856,75 zł. Dysproporcje te wskazują na duże rozwarstwienie płacowe, szczególnie widoczne w zależności od płci, wieku, branży oraz wielkości firmy. Sprawdź, co kryje się za tymi liczbami.

Już niebawem gminy będą mogły zablokować budowę tysięcy domów, a rolnicy – pomimo posiadania znacznych areałów – będą zmuszani do zakupu działek na terenach wyznaczonych pod zabudowę. Zmiana ważnego terminu w ramach reformy systemu planowania przestrzennego

To, że już niebawem miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego oraz decyzje o warunkach zabudowy będą musiały być zgodne z uchwalanymi przez gminy planami ogólnymi, a tym samym – gminy będą mogły uniemożliwić właścicielowi nieruchomości np. budowę domu na działce, która w ww. planie ogólnym zostanie zlokalizowana w strefie objętej zakazem zabudowy – jest nieuniknione, ponieważ ustawa wprowadzająca reformę systemu planowania przestrzennego już obowiązuje. Aktualnie rozchodzi się jednak o termin, do którego samorządy mają obowiązek opracowania ww. planów ogólnych, który rząd chce o pół roku wydłużyć, tj. do 1 lipca 2026 r. Ww. reformy obawiają się zwłaszcza rolnicy, którzy – w przypadku ustalenia na będących w ich posiadaniu terenach rolnych tzw. stref otwartych z zakazem zabudowy – celem budowy domu, pomimo posiadania znacznych areałów ziemi, będą zmuszani do zakupu działek na terenach wyznaczonych pod zabudowę.

REKLAMA

Wielkie zmiany w dowodach osobistych. Milionom Polaków grozi za to kilka tysięcy kary

Mamy czas wielkiej wymiany dowodów osobistych. Wedla danych resortu cyfryzacji, po nowy dokument w tym roku musi się zgłosić blisko 3,5 miliona Polaków. Co z tymi, którzy się będą ociągać i tego nie zrobią? Grozi im za to kara grzywny. Jak wysoka? Nawet 5 tysięcy złotych. 

Po co raz na 7 lat przepuszczać osoby niepełnosprawne ze stałym orzeczeniem przez specjalistów w WZON?

Tak pyta nasza czytelniczka. I argumentuje „Skoro niektóre osoby niepełnosprawne mają orzeczenia na stałe z MZON lub ZUS, bo ich schorzenia nie rokują poprawy, to po co zasadnym jest "przepuszczanie" ich co 7 lat przez "specjalistów" WZON? Moim zdaniem chyba tylko po to, by tysiące osób oceniających miały nadal zapewnioną pracę. Może i ona niewdzięczna, ale chyba nie aż taka zła, skoro są chętni...

REKLAMA