REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Początek 2019 r. przyniósł zmiany w prowadzeniu teczek osobowych pracowników. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej bądź elektronicznej. Na czym polegają zmiany w organizacji systematyki akt osobowych? Ile aktualnie wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników

Wraz z nadejściem 2019 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników. Wbrew pozorom, zmieniło się sporo, dlatego warto dokładniej przyjrzeć się nowym przepisom i przeanalizować największe kontrowersje.

REKLAMA

Na wstępie warto jednak wspomnieć, o czym w ogóle mówimy. Otóż, w miejsce rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894) weszły nowe regulacje. Jakie zmiany wprowadzają?

Reorganizacja dotychczasowej systematyki akt osobowych

Głównym novum legislacyjnym, jakie wprowadza obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369), jest ustanowienie w aktach osobowych nowej części D. Do tej pory dokumentacja pracownicza zgrupowana była w 3 częściach:

A – to dokumenty związane z etapem ubiegania się o zatrudnienie,

B – to dokumenty zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

C – to dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Nowa część akt osobowych – D – przeznaczona jest na dokumenty wiążące się z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Co więcej, pracodawca może podzielić poszczególne części dokumentacji pracowniczej na jeszcze mniejsze segmenty, co pozwala mu na przechowywanie dokumentów i oświadczeń powiązanych tematycznie.

Problemem jest przede wszystko to, że w nowych przepisach prawnych pojawiają się niekiedy dość enigmatyczne sformułowania, które mogą wprowadzać w błąd pracodawców, o czym alarmują specjaliści z zakresu kadr i płac. Jeśli więc nie chcemy zostać poszkodowani, warto dobrze przyjrzeć się modyfikacjom.

Możliwość wyboru sposobu prowadzenia akt osobowych

Dotychczasowo obowiązujące rozporządzenie z 28 maja 1996 r. nakładało na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Akta elektroniczne mogły być stosowane jedynie pomocniczo. Od kiedy zaczęły obowiązywać nowe przepisy (1 stycznia 2019 r.) pracodawca zyskał możliwość wyboru między papierowym a elektronicznym sposobem prowadzenia akt osobowych.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem digitalizacja dokumentów może obejmować nie tylko same akta osobowe, ale i np. ewidencję czasu pracy. Co więcej, pracodawca może przejść na formę elektroniczną w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy od wejścia w życie przepisów minął miesiąc, kwartał czy też rok, i to nawet w stosunku do tych pracowników, których już nie zatrudnia, ale wciąż przechowuje ich dokumenty. Zawsze również ma możliwość powrotu do formy papierowej. W tym celu wystarczy wydrukować akta i potwierdzić ich zgodność z dokumentami elektronicznymi.

Zapisy te mogą rodzić podejrzenia związane ze sposobem wykorzystania tychże danych. Niezwykle istotną kwestią jest ich bezpieczeństwo – dane w formie cyfrowej mogą zostać przecież wykradzione (papierowe również, jednak zagrożenie ataku hakerskiego wydaje się większe) – pracodawca musi więc zaimplementować odpowiedni system zabezpieczeń. Ze skutecznością działania takich systemów, jak wiemy, bywa różnie, dlatego warto zastanowić się nad powierzeniem prowadzania spraw kadrowo-płacowych firmom wyspecjalizowanym i odpowiednio do tego przygotowanym i skorzystać z outsourcingu kadrowo-płacowego.

Skrócenie czasu przechowywania akt osobowych

Do 1 stycznia 2019 r. Polska należała do czołówki europejskich krajów o najdłuższym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wynosił on aż 50 lat od zakończenia pracy. Stanowiło to dla pracodawców duże wyzwanie logistyczne. Było również kosztowne. Nowe rozporządzenie skróciło okres przechowywania teczek pracowniczych do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Z uwagi na obowiązującą zasadę zakazu retroaktywności prawa (prawo nie działa wstecz), 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz w latach 1999-2019, o ile pracodawca złoży do ZUS-u stosowne oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. należy przechowywać na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat.

Uregulowanie kwestii kopiowania oryginałów i udostępniania dokumentacji pracownikom

Nowe rozporządzenie zezwala pracodawcy na przechowywanie w aktach osobowych (prowadzonych w formie papierowej) odpisów bądź kopii dokumentów, przy czym muszą one zostać poświadczone za zgodność z przedłożonymi oryginałami przez dedykowaną osobę, którą upoważnia w tym celu pracodawca. Podobnie jak w przypadku udostępniania dokumentacji pracownikom. Brak szczegółowych regulacji sprawiał, że odbywało się to na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek doręczyć pracownikowi informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Wydawanie kopii akt odbywa się zaś na wniosek zainteresowanego.

Choć omówione wyżej zmiany przepisów zdają się podążać w stronę uporządkowania spraw związanych z aktami osobowymi pracowników, niejasne zapisy mogą rodzić niepotrzebne podejrzenia jakoby pracodawca miał działać na niekorzyść pracowników. Warto wziąć to pod uwagę przy przyszłych rozporządzeniach, tak aby nowe prawo w sposób klarowny regulowało konkretne dziedziny naszego życia.

To jednak nie wszystko, ponieważ wraz z wejściem przepisów w życie, powstał obowiązek prowadzenia dodatkowej dokumentacji pracowniczej. Modyfikacje te nie są duże, budzą jednak spore emocje, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, która nie jest aktem osobowym sensu stricte. Od 1 stycznia 2019 r. w jej skład wchodzą nie tylko karty ewidencji czasu pracy, ale także:

  • wnioski odnoszące się do stosowania określonych rozkładów i systemów czasu pracy, w tym np. wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu pracy,
  • dokumenty wiążące się ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy czy też wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych,
  • dokumentacja związana z uzgodnieniem z zatrudnionym terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto.

Ponadto nowe prawo wprowadza obowiązek rejestrowania godzin wejścia i wyjścia pracowników.

Do tej pory listy obecności nie były chętnie stosowane przez pracodawców. Wiązało się to z brakiem odpowiedniego przygotowania technicznego, ze specyfiką rodzimego rynku pracy, gdzie nie wykształciła się kultura takiego nawyku, oraz tendencją do ukrywania nadgodzin. Tymczasem dzięki rejestracji godzin pracy pracodawca zyskuje pełen obraz tego, co dzieje się w firmie. Zdobywa również cenne informacje o tym, ile zajmuje pracownikowi wykonanie danego zadania.

Jedni powiedzą, że dzięki temu może on sprawniej zarządzać kompetencjami personelu, z drugiej jednak strony może być to także narzędzie do różnych nadużyć.

Oczywiście nie oznacza to, że przepisy zostaną wykorzystane w sposób nieodpowiedni. W wielu sytuacjach mogą one okazać się bardzo przydatne. Pracownicy mają coraz większą wiedzę na temat przysługujących im praw i dobrze znają prawo pracy. Skrupulatnie prowadzona ewidencja czasu pracy może okazać się więc nieocenioną pomocą w momencie ewentualnego konfliktu na linii pracownik-pracodawca. W niejasnej sytuacji obie ze stron będą mogły odwołać się do zebranych w nich danych.

Wydaje się więc, że zmiany mają charakter czysto porządkowy, jednak mogą one doprowadzić do znacznego zwiększenia kontroli pracodawcy nad danymi osobowymi swoich pracowników. Mówiąc krótko, Wielki Brat patrzy i może stać się jeszcze bardziej wścibski.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dziennik Ustaw rok 2017 poz. 894)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Socjolog: wyborcy kierują się emocjami, nikt nie czyta programów; zwycięża ten, kto umiejętnie przeplata politykę nienawiści z polityką miłości

Wyborcy deklarują, że chcą programów, ale kierują się emocjami - powiedział w Studiu PAP socjolog, dr hab., prof. Uniwersytetu Warszawskiego Przemysław Sadura. Zapytany jakich działań kandydatów można się spodziewać w miesiącu, który pozostał do wyborów, powiedział, że boi się "puszczać wodze fantazji".

Złodzieje nie świętują: zabezpiecz dom czy mieszkanie przed wyjazdem na Wielkanoc. Jadąc uważaj, trwa policyjna akcja: Wielkanoc 2025

Wielkanoc 2025, podobnie jak te w latach ubiegłych jest szczególnie ważnym dla nas okresem, ale w natłoku obowiązków nietrudno o nieuwagę. Taki moment mogą szybko wykorzystać złodzieje. Policja od lat ostrzega: złodzieje nie świętują - zabezpiecz dom czy mieszkanie przed wyjazdem na Wielkanoc. Jadąc uważaj, bo jak zawsze trwa policyjna akcja: Wielkanoc na drogach.

Prof. Sieroszewski: Powyżej 24 tygodnia ciąży nie ma aborcji a poród. NRL: wytyczne Ministra Zdrowia dot. aborcji nie są wiążące dla sądów i nie rozwiewają wszystkich wątpliwości

Opinią publiczną wstrząsnęła ostatnio informacja o przerwaniu 9 miesięcznej ciąży w szpitalu w Oleśnicy. Zdarzyło się w 2024 roku ale informacja o tym fakcie dotarła do szerszej opinii publicznej w bieżącym roku. Wiele osób jest zaszokowanych tym, że zamiast doprowadzić do urodzenia dziecka, lekarz doprowadził do jego śmierci. W tej sprawie Prokuratura Okręgowej we Wrocławiu prowadzi postępowanie wyjaśniające. Sprawą zainteresował się Rzecznik Praw Obywatelskich. Natomiast Naczelna Rada Lekarska apeluje do Ministra Zdrowia o doprecyzowanie przepisów prawnych dot. dopuszczalności przerywania ciąży. O wyjaśnienia co do pojęcia przerwanie ciąży apeluje też Zarząd Główny Polskiego Towarzystwa Ginekologów i Położników. Prezes PTGiP prof. Sieroszewski wskazuje, że słowo +aborcja+" pochodzi z łaciny; +abortus+ oznacza poronienie. Z poronieniem mamy do czynienia do 23 tygodnia ciąży i tym samym z aborcją. Powyżej 24 tygodnia nie ma żadnej aborcji, a poród" – wyjaśnia prof. Sieroszewski. W tle całej sprawy są wydane w sierpniu 2024 r. wytyczne Ministra Zdrowia w sprawie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących dostępu do procedury przerwania ciąży.

Papież Franciszek: Egoizm ciąży bardziej niż krzyż – rozważania na Drogę Krzyżową

Watykan opublikował poruszające rozważania Drogi Krzyżowej autorstwa papieża Franciszka, który wciąż dochodzi do siebie po ciężkim zapaleniu płuc. „W świecie chłodnej kalkulacji i bezlitosnych interesów” Ojciec Święty wzywa do nawrócenia serca, współczucia i odrzucenia obojętności.

REKLAMA

Linia orzecznicza: Sądy o przeliczaniu emerytur niekorzystnie dla ZUS. Emeryci walczą o wyrok TK z 4 czerwca 2024 r.

Orzecznictwo w sprawach wniosków o ponowne przeliczenie emerytury po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 4 czerwca 2024 r. sygn. akt SK 140/20 jest bardzo niejednolite. Wskazana niejednolitość przejawia się na wielu płaszczyznach, przede wszystkim niektóre sądy powszechne orzekają na korzyść emerytów poprzez zmianę decyzji ZUS, inne z kolei orzekają na niekorzyść, oddalając odwołania emerytów. W artykule zostaną przedstawione zarówno wyroki korzystne, jak i niekorzystne.

Luka w przepisach. W MOPS rodzina z podwójnym 20 000 zł. Świadczenie pielęgnacyjne i świadczenie wspierające

Zapadł wyrok sądu administracyjnego, z którego wynika, że opiekunka albo opiekun osoby niepełnosprawnej wcale nie musi oddawać świadczenia pielęgnacyjnego do MOPS w związku ze świadczeniem wspierającym (dla osoby niepełnosprawnej). Wydawałoby się, że wszystko jasne – jest świadczenie wspierające dla osoby niepełnosprawnej więc zwracamy świadczenie pielęgnacyjne. Ale nie. Sąd stwierdził:

IMGW ostrzega: burze, trąby powietrzne, wiatr do 100 km/h i gwałtowne wzrosty stanów wody

IMGW alarmuje. Trąby powietrzne mogą wystąpić w pasie od Lubelszczyzny po Kujawy. Tam też zostało wydane ostrzeżenie II stopnia przed burzami, którym może towarzyszyć wiatr do 100 km/h. IMGW wydał również ostrzeżenia I stopnia przed burzami. Na południu kraju intensywne opady deszczu mogą powodować podtopienia.

ePraca: nowy obowiązek zgłaszania ofert pracy przez pracodawców, od II kwartału 2025 r. Jest ustawa

Technologia zmienia rynek pracy coraz bardziej. Od jakiegoś czasu można szukać pracy w aplikacji ePraca. Aplikacja do łatwego zainstalowania na telefon jest nowoczesnym narzędziem, dla tych którzy chcą zmienić czy szukają pracy. Co ważne, w związku ze zmianami ustawowymi, a konkretnie w związku z uchwaleniem ustawy o rynku pracy, w zakresie portalu i aplikacji ePraca został uregulowany nowy obowiązek zgłaszania ofert pracy przez pracodawców - ale których?

REKLAMA

Prezydent zdecydował: Gminy będą mogły zablokować budowę tysięcy domów. Zmiana ważnego terminu dla właścicieli nieruchomości i koniec z bezterminowymi decyzjami o warunkach zabudowy

W dniu 16 kwietnia 2025 r. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza zmianę ważnego dla właścicieli nieruchomości (i gmin) terminu w zakresie reformy planowania przestrzennego. W związku z ww. reformą – już niebawem – miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego oraz decyzje o warunkach zabudowy będą musiały być zgodne z uchwalanymi przez gminy planami ogólnymi, a tym samym – gminy będą mogły uniemożliwić właścicielowi nieruchomości np. budowę domu na działce, która w ww. planie ogólnym zostanie zlokalizowana w strefie objętej zakazem zabudowy. Nie zmienia się jednak termin na wydawanie bezterminowych decyzji o warunkach zabudowy, na uzyskanie których pozostało już niewiele czasu.

Wielki Piątek w Kościele katolickim: Jest to dzień postu ścisłego. Jakie są uroczystości?

W Wielki Piątek Kościół katolicki nie sprawuje się mszy świętej. W świątyniach celebrowana jest liturgia Męki Pańskiej, trwa adoracja krzyża, któremu oddaje się cześć przez uklęknięcie – jak Chrystusowi Eucharystycznemu. Odbywa się uroczysta Droga Krzyżowa. Jest to dzień postu ścisłego.

REKLAMA