4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna

Formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Co oznacza użycie spójnika „lub”?

Czy pracodawca może prowadzić część dokumentacji w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej?

Tak! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wybór postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy.

Pracodawca może zarówno prowadzić całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej; może również prowadzić np. akta osobowe w postaci papierowej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Pracodawca może prowadzić każdą część dokumentacji pracowniczej w innej postaci.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Przypomnijmy:

Na dokumentację pracowniczą składają się:

• akta osobowe;
• dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa, „jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził dokumentację związaną z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych wyłącznie w postaci elektronicznej i zdecydował – stosownie do nowych przepisów – o dalszym prowadzeniu takiej dokumentacji w postaci elektronicznej, to wydaje się, iż może on kontynuować jej prowadzenie w ww. postaci. Warunkiem jest jednak, aby wspomniana dokumentacja w postaci elektronicznej odpowiadała nowym wymaganiom określonym w powołanym wyżej rozporządzeniu.”

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Co ciekawe, zdaniem resortu, „przepisy nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników należy, jak już zaznaczono wyżej, do pracodawcy. Podkreślić należy, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94(11) k.p.). Niezależnie od wybranej postaci, pracodawca powinien mieć na uwadze, aby prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 94 pkt 9b k.p.

W związku z powyższym, nie jest wykluczone, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych) dla określonej części pracowników w postaci papierowej, a dla innej, określonej części pracowników w postaci elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Nie jest natomiast dozwolone prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. dokumentacji urlopowej dotyczącej konkretnego pracownika, częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej”.

Podsumowując:

• Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci papierowej.
• Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci elektronicznej.
• Pracodawca może prowadzić część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, np. dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy w postaci elektronicznej, a dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego w postaci papierowej.
• Pracodawca może prowadzić część danej kategorii dokumentacji dla niektórych pracowników w postaci papierowej, a drugą jej część dla pozostałych pracowników w postaci elektronicznej.

Źródło: https://www.gov.pl/documents/1048151/1060973/tabela_opiniowanie_101_DPR.pdf/d0c0caf2-d01b-b818-5c75-b3e5a57167fa