Monitoring w pracy - dopuszczalność
Firmy niestety bardzo często podchodzą do tematu monitoringu w ten sposób że uważają iż wszystko może funkcjonować tak jak do tej pory.
Należy jednak pamiętać o tym że monitoring wizyjny ma uzasadnienie tylko i wyłącznie wtedy kiedy jest niezbędny do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
- ochrony mienia
- kontroli produkcji
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę
Polecamy: 6 kluczowych zmian 2019 - KADRY - wynagrodzenia, dokumentacja pracownicza, PPK
Czym jest monitoring wizyjny?
Na monitoring wizyjny składają się wszelkiego rodzaju kamery, systemy przesyłu oraz rejestratory, które przetwarzają obraz i są wykorzystywane między innymi do zabezpieczania środków transportu publicznego, placówek administracyjnych, szkół czy galerii handlowych. Nieustanny rozwój technologii sprawia, że systemy wizyjne stają się coraz bardziej dokładne i precyzyjne.
Nie można stosować monitoringu w celu nadzoru nad wydajnością czy efektywnością wykonywanej pracy, nie może on służyć do kontrolowania np. długości przerw.
Pracodawcy muszą mieć świadomość, że monitoring jest ogromną ingerencją w prywatność i dlatego zawsze należy zastanowić się nad jego niezbędnością.
Nowelizacja Kodeksu pracy
Nowelizacja kodeksu pracy (dalej również jako k.p.) została wprowadzona na podstawie artykułu 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych. Dodany art. 222 k.p. objął swą regulacją:
- przesłanki dopuszczalności stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy,
- wskazanie obszarów oraz warunków, w których stosowanie monitoringu wizyjnego jest zabronione,
- okres przechowywania danych uzyskanych w wyniku monitoringu pracowników,
- obowiązki związane z określeniem regulaminu monitoringu pracowników,
- obowiązek informacyjny w zakresie monitoringu pracowników,
- obowiązek oznakowania obiektów objętych monitoringiem.
Kamera w palarni? A może w szatni?
Monitoring wizyjny nie może być stosowany, jeśli naruszałby:
- godność oraz inne dobra osobiste pracownika, np. gdyby kamery obejmowały wejścia pod prysznice przeznaczone dla pracowników lub pomieszczenie socjalne, w którym pracownicy spożywają posiłki,
- zasadę wolności i niezależności związków zawodowych, np. poprzez zastosowanie kamer w pomieszczeniu przeznaczonym na spotkania pracowników należących do związku zawodowego.
A więc co do zasady monitoring wizyjny nie może obejmować swoim zasięgiem takich pomieszczeń jak:
- pomieszczenia sanitarne,
- szatnie,
- stołówki,
- palarnie,
- pomieszczenia udostępniane zakładowym organizacjom związkowym.
Stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy jest niezbędne do realizacji któregoś z celów określonych w art. 222 § 1, a więc do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy szczególnych informacji, a jednocześnie nie będzie sprzeczne z obowiązkiem poszanowania godności pracowników oraz wolności związków zawodowych.
Zadajmy sobie pytanie czy jednoczesne spełnienie takich warunków jest możliwe? Zdaje się, że tak, o ile pracodawca zdecyduje się na przykład na zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie osób przebywających w pomieszczeniach, co do których obowiązuje zakaz monitoringu a więc zastosuje program anonimizujący osoby.
Jak oznaczyć obszar objęty monitoringiem wizyjnym?
Pracodawca jest administratorem danych uzyskanych w toku monitoringu, a więc powinien oznaczyć obszar objęty zasięgiem kamer w sposób widoczny i czytelny. Należy pamiętać o tym, że może dochodzić do nagrywania nie tylko pracowników, ale też osób trzecich, np. klientów wchodzących na teren firmy. Informacje o nagrywaniu pracodawca podaje, wykorzystując w tym celu odpowiednie znaki graficzne lub ogłoszenia dźwiękowe, nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu (art. 222 § 9 k.p.). Może to zrobić na przykład poprzez umieszczenie w widocznych miejscach tablic zawierających stosowną klauzulę informacyjną, zgodną z art. 13 RODO. Na bramach wjazdowych, na wejściach umieszcza piktogramy/znaki graficzne informujące o tym, że na terenie firmy jest monitoring.