Zwrot jakich kosztów przysługuje polskim pracownikom za granicą

Pracownikowi, który jest w podróży służbowej w innym państwie, wskazanym przez pracodawcę przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów. Ponadto pracownik może liczyć na zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Czasowe oddelegowanie przez polskich pracodawców pracowników do pracy za granicą powoduje konieczność ustalenia określonych świadczeń na rzecz takich pracowników.

Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez
pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety;
• zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zwrot kosztów przejazdu

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje. Ponadto na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.

Zobacz również serwis: Praca za granicą

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu .

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Zwrot kosztów za nocleg

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu.

Inne wydatki

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.

Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.
Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Zobacz również: Wysyłanie w delegację z a granicę

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.)