Jak zmniejszyć koszty podróży służbowych?
Spotkania, konferencje, targi – podróże biznesowe pracowników to codzienność wielu przedsiębiorstw. Związane z nimi wydatki często znacznie obciążają budżet firmy. Jak zmniejszyć koszty takich wyjazdów, radzi ekspert Avis Polska.
1. Określenie polityki wyjazdów służbowych
Zmniejszenie kosztów podróży służbowych warto rozpocząć od przygotowania firmowej polityki. Doprecyzowanie procesu akceptacji wyjazdów przez przełożonego oraz związanych z nią wydatków to pierwszy krok do ich ograniczenia. Coraz więcej firm określa w swoich politykach podróży biznesowych również takie kwestie jak standard hotelu, w którym nocują pracownicy czy klasa przejazdów kolejowych i lotów.
2. Optymalizacja kosztów przejazdów
Znaczne wydatki generuje zakup biletów lotniczych lub kolejowych, a także przemieszczanie się pomiędzy spotkaniami, zwłaszcza jeśli pracownik korzysta z usług taxi. – Rezygnacja z przejazdów taksówką na rzecz wynajmu auta to rozwiązanie szczególnie korzystne finansowo, gdy lądujemy na lotnisku położonym w znacznej odległości od centrum miasta, na przykład pod Szczecinem – stwierdza Martin Gruber, Dyrektor Zarządzający Avis Budget Group na Polskę, Niemcy, Austrię, Szwajcarię oraz Czechy.
Polecamy produkt: Potrącenia z wynagrodzeń i zasiłków. Praktyczne wskazówki.
3. Oferty specjalne dla firm
Hotele, linie lotnicze czy wypożyczalnie samochodów często proponują oferty specjalne dla klientów korporacyjnych w zamian za stałą, długotrwałą współpracę. – Zawarcie stałej umowy z wypożyczalnią daje gwarancję niezmiennej, atrakcyjnej ceny, bez względu na termin, w jakim samochód jest wypożyczany. Pozwala to również korzystać z dodatkowych udogodnień bez opłat, na przykład z możliwości prowadzenia auta przez drugiego kierowcę czy zwrócenia pojazdu w innym punkcie wypożyczeń niż ten, z którego został odebrany. Oferta korporacyjna jest każdorazowo dopasowywana do indywidualnych potrzeb danej firmy – zaznacza Gruber.
4. Rezerwacja w aplikacji
Planowanie i zarządzanie wyjazdami służbowymi to czasochłonny proces. – Zachęcenie pracowników do korzystania z nowoczesnych rozwiązań, na przykład aplikacji mobilnych, to dobry sposób na usprawnienie organizacji podróży biznesowej. Narzędzia te umożliwiają między innymi zarządzanie rezerwacją wynajmowanego samochodu – na przykład wyborem dodatkowych opcji, zmianą daty odbioru auta itp. – w dowolnym miejscu i czasie, na przykład, gdy pracownik czeka na przyjazd pociągu – stwierdza Martin Gruber z Avis Budget Group. – Im bardziej efektywny proces planowania wyjazdów służbowych, tym mniej czasu pracownik musi na niego poświęcić. Dzięki temu może skupić się na swojej pracy, z korzyścią dla całej firmy – podsumowuje Gruber.
Źródło: Avis Polska