REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Etapy dobrze prowadzonego spotkania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Dąbrowska
Ekspert z zakresu doradztwa personalnego  

REKLAMA

REKLAMA

Każde dobrze przeprowadzone zebranie składa się z określonych etapów, zaczynając od planowaniu kończąc na wnioskach końcowych.

NAJWAŻNIEJSZE ETAPY

Etap Pierwszy: Planowanie

REKLAMA

Dokładnie określone cele zebrania. Na tym etapie należy zastanowić się, dlaczego jest potrzebne - lista tematów.

Najważniejsze pytanie, to: "jaki jest cel i co ma być osiągnięte podczas spotkania?"

Spisaną listę tematów do omówienia można zaliczyć do jednej z trzech kategorii:
a) Informacja
Funkcja informacyjna (np. aktualizacja danych na określony temat), przegląd działań zrealizowanych. Celem tej funkcji jest uzyskanie ocen i zastanowienie się nad wnioskami.
b) Burza mózgów - dyskusja
Dyskusja odnosi się do tematów wymagających nowych rozwiązań. Wymaga od uczestników zaangażowania, wiedzy, doświadczenia i pomysłowości.
c) Decyzja
Kiedy zapadnie już decyzja dotycząca celów należy zastanowić się: "w jaki sposób chcemy to osiągnąć?". Celowe jest aby omówić to podczas zebrania ponieważ:

  • umożliwia to członkom grupy opracowanie najlepszego sposobu realizacji decyzji.
  • każdy uczestnik może zrozumieć i dostosować własne zadania do działań grupy.

Etap drugi: Informowanie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, o czym się dyskutuje i jaki jest cel dyskusji.

Uczestnicy spotkania powinni być poinformowani i przygotowani do zebrania, tak aby każdy mógł wykorzystać swój czas efektywnie.

Jeżeli w zebraniu bierze udział zbyt wiele osób, jego wartość i sukces mogą być poważnie zagrożone. 4 do 7 uczestników uważa się za liczbę idealną, 10 mieści w granicach normy, ale 12 to już za dużo. Wówczas dobrze jest podzielić uczestników na 2 grupy. W sytuacji kiedy nie mamy takiej możliwości dobrym rozwiązaniem jest rozdanie wstępnych materiałów wraz z agendą spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas, przygotować wcześniejsze uwagi.

Wszystkie zagadnienia należy wcześniej przemyśleć, jeżeli mają być przedmiotem ogólnej dyskusji.

Faza trzecia: Przygotowanie

Zaplanowanie odpowiedniej ilości czasu na każde zagadnienie, w zależności od jego znaczenia.

Agenda spotkania jest bardzo istotna, dobrze jest podać powody, dla których poszczególne tematy mają być omówione (w skrócie). Jeżeli jakieś zagadnienie jest ważne dla całej grupy, można je wyróżnić.

Uczestnicy zebrania powinni znać jego przebieg z wystarczającym wyprzedzeniem (np. kilku dni).

Kolejność tematów jest również bardzo ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku Agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych a następnie omówić różnice. Niezależnie od podejścia, godne polecenia jest zakończenie obrad tematem jednoczącym uczestników.

Faza czwarta: Kontrolowanie przebiegu spotkania

Po pierwsze fakty, następnie interpretacja a na końcu działanie. Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat a pilnowali się wcześnie ustalonej agendy.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę.

  • propozycję,
  • uzasadnienie,
  • wysłuchanie argumentów za i przeciw,
  • przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba która omawia dany temat powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, określając:

  • dlaczego dana kwestia jest omawiana,
  • niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
  • aktualna sytuacja,
  • elementy do ustalenia,
  • przedstawienie różnych aspektów sprawy,
  • działania jakie dotychczas podjęto w danej sprawie.

Zadaniem prowadzącego spotkanie, jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Spóźnialscy zmorą zebrań - Zebrania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Faza piąta: Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń (dobrze jest, kiedy wyznaczona osoba natychmiast notuje co zostało ustalone, razem z nazwiskami osób odpowiedzialnych za działania.) Może to być krótka notatka, lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

  • Data, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników
  • Porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje.
  • Jeżeli postanowiono podjąć działania - nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania).
  • Zapisanie ważnych uwag nie.
  • Data, godzina oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie, i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

Umiejętność efektywnego prowadzenia zebrań to podstawa skutecznego zarządzania. Jest ona więcej niż ważna - jest podstawową niezbędną umiejętnością każdego menedżera.

Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl

www.targetcc.pl

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ryszard Cyba (morderca pracownika biura PiS) zwolniony z zakładu karnego - przebywa w szpitalu psychiatrycznym

Ryszard Cyba skazany za zabójstwo Marka Rosiaka w biurze PiS w Łodzi w 2010 r. został zwolniony z zakładu karnego z uwagi na stan zdrowia. Nie oznacza to, że został uwolniony – poinformował rzecznik łódzkiego sądu okręgowego. Z więzienia Cyba trafił do DPS-u, a stamtąd do szpitala psychiatrycznego.

13 emerytura - terminy wypłat w 2025 roku

We wtorek 1 kwietnia pierwszej grupie emerytów i rencistów jest przekazywane dodatkowe roczne świadczenie pieniężne, czyli tzw. trzynasta emerytura. To pierwsza transza tego świadczenia, w ramach którego 1,67 mld zł trafi tego dnia do 889 tys. osób. Co powinni wiedzieć uprawnieni do „trzynastki”, wyjaśnia ekspertka Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Aneta Adamiak z Departamentu Świadczeń Emerytalno-Rentowych w centrali ZUS i apeluje do seniorów, którzy jeszcze nie mają kont bankowych, o ich założenie ze względów bezpieczeństwa.

Znikomy stopień społecznej szkodliwości czynu. Czym skutkuje w prawie karnym?

Przestępstwa są nagannymi, zabronionymi czynami. Ich popełnienie grozi określoną karą. Niemniej jednak sprawca nie zawsze będzie poddany karze. Co więcej, możliwa jest też sytuacja, w której takie zachowanie, choć wypełnia znamiona czynu określone w ustawie, to jednak w bardzo niewielkim stopniu narusza dobro chronione prawem i w konsekwencji nie będzie przestępstwem.

Orzeczenia o niepełnosprawności w 2025 r. Jak długo są ważne? [FAQ]

Kwestia ważności niektórych orzeczeń o stopniu niepełnosprawności rodzi szereg praktycznych wątpliwości. W artykule odpowiadamy na kilka najważniejszych pytań.

REKLAMA

Jerzyki – naturalni pogromcy komarów. Czy te ptaki mogą skutecznie chronić nas przed owadami?

Walka z uciążliwymi komarami to temat powracający każdego lata. Coraz więcej miast decyduje się na ekologiczne rozwiązania, które są zarówno skuteczne, jak i przyjazne dla środowiska. Jednym z nich jest wspieranie jerzyków – ptaków potrafiących zjeść tysiące owadów dziennie. Jak wygląda akcja rozdawania budek lęgowych dla jerzyków i dlaczego warto wziąć w niej udział?

Masz wadę wzroku i prawo jazdy? Możesz dostać areszt, 1500 zł grzywny a nawet zakaz prowadzenia pojazdów jeśli nie stosujesz się do kodu na dokumencie

Jeśli masz wadę wzroku i jeździsz samochodem sprawdź swoje prawo jazdy. Chodzi o rewers i specjalne kody. Okazuje się, że na kierowców nakładane są wysokie grzywny a nawet odbierane są uprawnienia czy stosowany jest areszt, za to, że nie stosują się do wytycznych na dokumencie uprawniającym do poruszania się samochodem czy innym pojazdem mechanicznym.

MOPS czy ZUS? Świadczenia dla osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. [TABELA]

Jakie świadczenia dla osób z niepełnosprawnościami wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a które ośrodki pomocy społecznej? Prezentujemy proste zestawienie najważniejszych świadczeń w 2025 r.

Renta tytoniowa – czym jest, kto może się o nią ubiegać, na jakiej podstawie prawnej?

Renta tytoniowa to pojęcie, które choć w powszechnym użyciu nie funkcjonuje, coraz częściej pojawia się w kontekście dyskusji o świadczeniach z tytułu niezdolności do pracy. Choć alkoholizm jest uznawany za jedno z najpoważniejszych uzależnień, jego konsekwencje zdrowotne nie są jedynymi powodami przyznawania rent. W artykule wyjaśniamy, czym jest renta tytoniowa, kto może się o nią ubiegać oraz na jakiej podstawie prawnej można starać się o to świadczenie.

REKLAMA

Składka zdrowotna: 777 zł płaci pracownik a 315 zł przedsiębiorca (obaj zarabiają po 10 tys. zł miesięcznie). Czy to sprawiedliwe i zgodne z Konstytucją?

Temat składki zdrowotnej był przez kilka ostatnich lat poruszany wielokrotnie. Porównując różne poziomy wynagrodzenia (co znajdą Państwo w dalszej części artykułu) nie da się nie zauważyć, że pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę płacą co do zasady składkę zdrowotną w wyższej wysokości niż przedsiębiorcy. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego tak się dzieje, czy jest to obiektywnie sprawiedliwe i czy jest to zgodne z zasadą równości wobec prawa. Bo przecież dostęp do publicznej służby zdrowia mamy taki sam. A jakość tego leczenia nie zależy od wysokości składki.

Skoro nieznajomość prawa szkodzi, to czyja to jest wina, że go nie znamy? [5 POWODÓW]

Prawo dotyka wszystkich. Tymczasem prawdziwie poznają je osoby decydujące się na studia prawnicze. Brak znajomości prawa rodzi niesprawiedliwość społeczną. Jakie są powody nieznajomości prawa? Czy możliwe są zmiany pozwalające na zrozumienie przepisów prawnych przez każdego?

REKLAMA