Zebrania muszą być prowadzone w sposób efektywny. Trudno sobie wyobrazić pracę bez systematycznych zebrań, spotkań czy konferencji. Są one niezbędne by zapewnić skuteczną komunikację, wymianę doświadczeń w zespołach i integrację w celu lepszej współpracy.
Aby dobrze przeprowadzić spotkanie należy przygotować porządek obrad, zaprosić uczestników, zaplanować i kontrolować przebieg dyskusji, podsumowywać i zrobić notatki.
Zebrania różnią się między sobą rodzajem, celami i rozmiarami. Zajmijmy się spotkaniami w których uczestniczą 3-4 do 12 osób. Na to w jaki sposób przeprowadzimy zebranie wpływa szereg czynników przyjrzyjmy się im bliżej:
Częstotliwość
- codzienne,
- cotygodniowe,
- comiesięczne.
Uczestnicy
- Czy uczestnicy zebrania pracują nad tym samym projektem?
- Czy zajmują się różnymi, ale równoległymi zadaniami?
- Czy należą do różnych grup, nie znają się wzajemnie i łączy ich jedynie fakt uczestnictwa w zebraniu oraz pragnienie realizacji wspólnych celów?
Motywacja
- Czy cele uczestników spotkania są wspólne, czy może konkurencyjne względem siebie?
- Czy łączy ich pragnienie sukcesu jak członków zespołu projektującego?
Decyzje
W jaki sposób na zebraniach podejmowane są decyzje:
- ogólne porozumienie,
- większością głosów
- samodzielna decyzja prowadzącego po wysłuchaniu wszystkich faktów, opinii i dyskusji
Zadaniem prowadzącego jest efektywne pomaganie grupie w podjęciu decyzji lub wyciągnięciu wniosków oraz jasna interpretacja i wyjaśnianie.
Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl