Automatyzacja procesów księgowych. Zagrożenie, a może szansa dla pracowników?
Nowe technologie jednych cieszą, innych straszą. Postępująca automatyzacja sprawia, że roboty w coraz większym stopniu potrafią wyręczyć człowieka w pracy. Jak procesy automatyzacji wpływają na zmianę specyfiki pracy w księgowości? Jakie decyzje powinni podjąć pracownicy, by odnaleźć się w nowych realiach?
Robotic Process Automation
Liderami zmian w obszarze automatyzacji są duże przedsiębiorstwa, które mają rozbudowane działy księgowości. RPA (Robotic Process Automation) to głównie domena centrów BPO/SSC, które chętnie inwestują w innowacyjne rozwiązania z uwagi na bardzo liczne i powtarzalne procesy księgowe. Roboty przejmują od ludzi obsługę najprostszych, a czasochłonnych operacji, które dotąd wymagały zaangażowania wielu osób. Jakie to czynności? Rejestracja faktur zakupowych, rozliczenia bankowe, płatności za usługi, przekazywanie spraw do działów windykacji czy dekretacja faktur. Efektywność robotów jest imponująca – maszyny w dziale fakturowania skracają czas obsługi procesów o 50%. To gigantyczna oszczędność dla firmy. Przypadki trudniejsze czy ewentualne anomalie przekazywane są pracownikom, którzy dzięki temu zajmują się wyłącznie nietypowymi sytuacjami. Ich praca staje się dzięki temu mniej rutynowa i ciekawsza, mogą oni w większym stopniu wykorzystać swój potencjał, obsługując bardziej skomplikowane procesy.
Przykład wprowadzenia robota, który zastąpił 7 pracowników pełnoetatowych
Automatyzacja to z pozoru kosztowny proces, zwraca się jednak bardzo szybko. Przykładem jest wdrożenie, które przeprowadziła jedna z dużych międzynarodowych firm, mających na świecie kilkadziesiąt zakładów produkcyjnych. W polskim oddziale zainstalowano robota, który zajął się dekretacją i księgowaniem faktur. Wcześniej procesami tymi zajmowało się 7 pełnoetatowych pracowników. Mimo dużej obsady osoby te miały trudności z ich terminową obsługą, zdarzały się opóźnienia. W związku z rozwojem liczba dokumentów rosła, w perspektywie należało zwiększyć zatrudnienie. Firma poszła w inną stronę – zautomatyzowała te procesy, robot pracujący 24 godziny na dobę zastąpił cały zespół. Cyfra, która z pewnością zainteresuje niejednego CFO: inwestycja zwróciła się po 8 miesiącach! Wdrożenie nie spowodowało uciążliwych perturbacji i zamieszania – testy trwały zaledwie tydzień. Od wstępnej koncepcji do zakończenia projektu minęły zaledwie 3 miesiące. Wnioski nasuwają się same.
Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja
Redukcja liczebności działów księgowych
Ta nowa sytuacja oznacza dla pracowników konieczność podjęcia decyzji odnośnie ścieżki dalszej kariery. To szansa dla lepszych i bardziej aktywnych – ci, którzy zrobią krok do przodu, odnajdą się w zmieniających się realiach. Osoby, które nie wykonają żadnego ruchu, czekając na rozwój zdarzeń, muszą liczyć się z ryzykiem utraty pracy. Sektor BPO/SSC zatrudnia w Polsce ponad 300 tys. osób, wiele w nich do tej pory obsługiwało procesy, które są lub wkrótce będą przejęte przez roboty. Choć ofert pracy dla księgowych jest wciąż bardzo dużo i w przeciągu najbliższych 2-3 lat sytuacja się nie zmieni, redukcja liczebności działów to kwestia czasu.
Rozwój umiejętności analitycznych
Dobrym kierunkiem jest rozwijanie umiejętności analitycznych – nie ma automatyzacji tam, gdzie potrzebna jest interpretacja regulacji czy przepisów oraz kreatywne myślenie. Zwłaszcza w obszarze, w którym regulacje te często się zmieniają. To doskonały moment na zmianę profilu kompetencji – na rynku pracownika dość łatwo o nową pracę, z uwagi na ograniczoną dostępność kandydatów pracodawca może przymknąć oczy na pewne braki i zainwestować w rozwój i szkolenia. Co logiczne, rośnie również zapotrzebowanie na specjalistów RPA – firmy tworzą własne działy automatyzacji i poszukują programistów. To kolejna szansa dla tych, którzy chcą się przekwalifikować.
Przyszłość księgowości
Automatyzacja to droga jednokierunkowa, związany z nią postęp jest nieodwracalny. Najważniejsze, by w tej zmianie dostrzec nie zagrożenie, a szansę na swój rozwój. Jedno jest pewne – osoby pracujące w księgowości powinny szybko przyzwyczaić się do sytuacji, w której ich sąsiadem przy biurku będzie robot. Są firmy, w których pracownicy są już oswojeni z tą sytuacją na tyle, że nadają maszynom ludzkie imiona. W końcu przyjemniej pracuje się ramię w ramię z Marią czy Markiem, niż obok bezimiennego zestawu układów scalonych.