Jak efektywnie zarządzać swoim czasem w miejscu pracy?

Czas pracy, zarządzanie czasem, pracownik/ fot. Fotolia
Aby poprawić efektywność pracy, warto się stosować do zasad zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie. Na czym one polegają? Dlaczego tak ważne jest codzienne planowanie dla pracy?

Umiejętne zarządzanie czasem

E-maile i telefony, biurowe plotki ze współpracownikami przy kawie albo nagłe, ale mało ważne zadania do wykonania na już potrafią skutecznie zdezorganizować dzień pracy i odciągnąć od realizacji zawodowych celów. Aby poprawić efektywność pracy, warto się stosować do zasad zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest planowanie i wyznaczanie priorytetów.

Aby efektywnie zarządzać swoim czasem w miejscu pracy, trzeba wykorzystywać zasady zarządzania czasem. Tych zasad jest bardzo dużo i nie każdy pracownik musi się stosować do wszystkich. Są natomiast są pewne fundamenty, które pozwalają się dobrze zorganizować i w ciągu tego ustawowego, ośmiogodzinnego dnia pracy wykonać wszystkie zadania – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Polecamy: Zmiany w ustawie o związkach zawodowych (19 marca) Praktyczne warsztaty dotyczące zmian w ustawie o związkach zawodowych

Planowanie

Z badania przeprowadzonego dla VoucherCloud na 1 989 pracownikach biur w Wielkiej Brytanii wynika, że pracujemy efektywnie tylko przez pierwsze 2 godz. i 53 min spędzanych w biurze. Natomiast z każdą kolejną godziną pracownik poświęca coraz więcej czasu na przerwy na kawę, papierosa, social media albo biurowe plotki. Tylko 21 proc. stwierdziło, że udaje im się zachować produktywność przez cały dzień. Narzędziem, które poprawia efektywność pracy i pomaga w osiąganiu konkretnych celów, są zasady zarządzania czasem. Podstawową jest planowanie i wyznaczanie sobie priorytetów, które powinny zostać zrealizowane w ciągu dnia.

Polecamy produkt: Assessment| Development Center - Projektowanie procesu i narzędzi oceny

Aby uporać się ze wszystkimi obowiązkami zawodowymi, które mamy do wykonania, polecam zastosować zasady zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest codzienne planowanie swojego dnia, żeby wiedzieć, jakie zadania są do wykonania i umieścić je w przestrzeni czasowej. To jest absolutna podstawa i bez niej trudno mówić o jakiejkolwiek efektywności. Nie planując swojego dnia, swojej pracy, bardzo często wpadamy w wir różnego rodzaju poleceń, e-maili, telefonów, pilnych rzeczy do wykonania. W efekcie okazuje się, że pracownicy potrafią spędzić w pracy 8 godzin i tak naprawdę nie wypracować żadnego efektu, bo cały dzień zajmują się tymi sprawami nagłymi, które nie prowadzą de facto do realizacji żadnego celu – podkreśla Agnieszka Jarzębowska.

Jedno zadanie

Jak podkreśla, najbardziej efektywnie pracujemy rano. Natomiast w wielu firmach poranek jest marnotrawiony przeważnie na biurowych plotkach ze współpracownikami przy kawie, sprawdzaniu e-maili i social mediów albo innych rozpraszaczach uwagi. Dlatego dzień pracy warto rozpocząć od wykonania jednego, najważniejszego zadania.

Druga zasada zarządzania czasem, którą warto wykorzystać, mówi, aby każdego dnia określać trzy najważniejsze zadania do realizacji, które są ważne dla naszego stanowiska pracy. W ciągu całego dnia pracy spływa na nas bardzo wiele zadań, które zaczynają się nawarstwiać. Wpadamy w kołowrotek i zajmujemy się wieloma rzeczami, które nie mają znacznej wartości. Kiedy wiemy, jakie są trzy najważniejsze zadania każdego dnia, to robimy wszystko, aby skupić się na ich realizacji. Nawet jeśli wpadnie nam dużo przypadkowych czy pilnych zadań do wykonania, to mamy poczucie, że i tak zrobiliśmy coś ważnego, co doprowadza nas do realizacji celu, na który pracujemy – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Polecamy serwis: Kompetentny pracownik

Prawo
100 tys. złotych na budowę płotu? Tak. Ale musi mieć określoną wysokość, Termin składania wniosków upłynie 2 sierpnia 2024 roku
17 lip 2024

100 tys. złotych na budowę płotu? Tak. Ale musi mieć określoną wysokość, Termin składania wniosków upłynie 2 sierpnia 2024 roku. Inwestycje mają zapobiegać rozprzestrzenianiu się ASF. Wnioski trzeba składać elektronicznie.

Świadczenie wspierające dla osób z niepełnosprawnościami. Ile wynosi, dla kogo, kiedy, jak wystąpić?
17 lip 2024

Świadczenie wspierające jest formą pomocy dla dorosłych osób z niepełnosprawnościami. Jego przyznanie nie jest zależne od kryterium dochodowego, a od określonego poziomu potrzeby wsparcia. Jak uzyskać świadczenie wspierające? Ile ono wynosi?

Waloryzacja rent i emerytur w 2025 roku. Wskaźnik 6,78%
17 lip 2024

W dniu 17 lipca 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu rozporządzenia w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r. Rząd zaproponował, by wskaźnik ten pozostał na poziomie ustawowego minimum.

Będzie kolejny dodatek do emerytury dla matek z rodzin wielodzietnych? Jest wniosek. Zdaniem resortu to ciekawa propozycja
17 lip 2024

Będzie kolejny dodatek do emerytury dla matek z rodzin wielodzietnych? Jest wniosek. Zdaniem resortu to ciekawa propozycja. Chodzi o kobiety pracujące w gospodarstwach rolnych, które tworzą rodziny wielodzietne.

Ważny termin dla osób urodzonych po 1968 r. Decyzja tylko do końca lipca
17 lip 2024

Tylko do końca lipca trwa okno transferowe. Osoby, które urodziły się po 1968 r., mogą zdecydować, gdzie ma trafiać część składki emerytalnej – na subkonto w ZUS czy do OFE.

Nowe wzory dokumentów składanych do ZUS. Zmiana od 1 września 2024 r.
17 lip 2024

Zmienią się wzory dokumentów składanych do ZUS. Nowe wzory zawiera projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Chodzi m.in. o dostosowanie formularzy do nowych przepisów dotyczących wprowadzenia wcześniejszej emerytury dla nauczycieli.

1500 zł kary za nieuzasadnione wezwanie pogotowia. Kto zapłaci? Czy powinniśmy się obawiać wezwania karetki? Sprawdź.
17 lip 2024

1500 zł kary za nieuzasadnione wezwanie pogotowia. Kto zapłaci? Czy powinniśmy się obawiać wezwania karetki? Nieuzasadnione wezwanie pogotowia w 2022 roku miało miejsce 2 mln razy.Jak zidentyfikować nagłe pogorszenie zdrowia?

Program Dobry Start: Do ZUS wpłynęło około 1,5 mln wniosków o świadczenie 300 plus
17 lip 2024

Od 1 lipca 2024 r. ZUS przyjmuje wnioski o świadczenie z programu Dobry Start. Dotychczas rodzice złożyli prawie 1,5 mln wniosków na ponad 2 mln dzieci. W 2023 r. ZUS przyznał świadczenie dla prawie 4,6 mln dzieci.

Płaca minimalna 2025: Ile wyniesie na rękę, czyli netto?
17 lip 2024

Jaka będzie płaca minimalna w 2025 roku? Rząd zaproponował, aby od 1 stycznia 2025 r. najniższe wynagrodzenie za pracę wyniosło 4626 zł brutto. Ta propozycja ma duże szanse na wejście w życie, bo Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała wspólnego stanowiska w tej sprawie. Zobaczmy, ile to jest netto, czyli "na rękę".

Inflacja w sklepach wyższa niż oblicza GUS. Handlowcy przerzucą w wakacje na klientów cały VAT podwyższony w kwietniu
17 lip 2024

Przeanalizowano ponad 71,4 tys. cen detalicznych w czerwcu 2024 roku. Jakie wyniki? Otóż codzienne zakupy podrożały w porównaniu do czerwca 2023 roku średnio o 3,1%. W maju podwyżka (cały czas w porównaniu do analogicznego miesiąca w roku poprzednim) wyniosła 2,9%, w kwietniu – 2,4%, a w marcu – 2,1%. To już trwała tendencja. Kolejny miesiąc z rzędu ceny konsekwentnie idą w górę. W grudniu 2024 r. inflacja może dojść do poziomu 4-5%. A ceny w sklepach mogą wzrosnąć jeszcze wyżej. W 2025 roku inflacja może być wyższa niż w 2024 r. Spadek inflacji jest prognozowany dopiero na 2026 rok – o ile oczywiście nie będzie żadnych poważnych zawirowań. Do tego eksperci przypominają, że obecna walka cenowa między dyskontami spowalnia poziom i tempo wzrostu cen. Ale jednocześnie ostrzegają, że w czasie wakacji sklepy mogą przerzucić całość odmrożonego w kwietniu podatku VAT na swoich klientów.

pokaż więcej
Proszę czekać...