Wynika z tego, że przedmiotem sporu zbiorowego mogą być jedynie interesy ogółu pracowników. Art. 4 ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych wprost wskazuje, że nie jest dopuszczalne prowadzenie sporu zbiorowego w celu poparcia indywidualnych żądań pracowniczych, jeżeli ich rozstrzygnięcie jest możliwe w postępowaniu przed organem rozstrzygającym spory o roszczenia pracowników.
W sporze zbiorowym interesy pracowników reprezentują organizacje związkowe. Pracodawca występuje w sporze zbiorowym osobiście lub może powierzyć reprezentowanie swoich interesów właściwej organizacji pracodawców. W zakładzie pracy, w którym działa więcej niż jedna organizacja związkowa, każda z nich może reprezentować w sporze zbiorowym interesy stanowiące przedmiot tego sporu. Związki zawodowe mogą jednak postanowić, że reprezentowane będą przez wspólną reprezentację związkową.
Zobacz: Wniosek pracownika o udzielenie urlopu na żądanie
Spór zbiorowy istnieje od dnia wystąpienia przez podmiot reprezentujący interesy pracownicze do pracodawcy z żądaniami, jeżeli pracodawca nie uwzględnił wszystkich żądań w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 3 dni.
W zgłoszeniu sporu określa się przedmiot żądań objętych sporem. Podmiot zgłaszający spór może uprzedzić, że w razie nieuwzględnienia wysuniętych żądań zostanie ogłoszony strajk. Dzień zapowiedzianego strajku nie może przypadać przed upływem 14 dni od dnia zgłoszenia sporu.
Pierwszym etapem sporu zbiorowego są rokowania. Zgodnie z art. 8 ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych pracodawca podejmuje niezwłocznie rokowania w celu rozwiązania sporu w drodze porozumienia, zawiadamiając równocześnie o powstaniu sporu właściwego okręgowego inspektora pracy. O ile przepis nakłada na pracodawcę obowiązek podjęcia rozmów celem ograniczenia eskalacji konfliktu – o tyle ustawa nie przewiduje długości trwania rokowań. W rokowaniach możliwy jest też udział innych podmiotów, niż strony sporu zbiorowego. Najczęściej dotyczy to niezależnych obserwatorów albo przedstawicieli władz publicznych. Na gruncie obowiązujących przepisów nie mają oni jednak samodzielnej pozycji – są jedynie obserwatorami.
Rokowania kończą się podpisaniem przez strony porozumienia, a w razie nieosiągnięcia porozumienia - sporządzeniem protokołu rozbieżności ze wskazaniem stanowisk stron. Spisanie porozumienia kończy spór zbiorowy. Porozumienie zawarte w toku bezpośrednich rokowań ma w świetle postanowień art. 9 § 1 k.p. przymiot "innego", opartego na ustawie porozumienia zbiorowego. Jeśli zatem określa ono prawa i obowiązki pracownicze, ma status swoistego źródła prawa pracy. Oznacza to, że wskazane tam uprawnienia mogą być przez pracownika jako stronę stosunku pracy skutecznie dochodzone na drodze sądowej.
Zobacz: Obowiązki pracodawcy podczas choroby pracownika
Brak pozytywnego rezultatu rokowań zobowiązuje strony do opracowania protokołu rozbieżności. W swych założeniach protokół ma spełniać głównie funkcje informacyjne. Stąd też winno się w nim znaleźć szczegółowe określenie przedmiotu sporu, ewentualnie wspólne ustalenia, a w każdym razie stanowiska, jakie wobec spornych kwestii w toku rokowań zajęły strony.
W przypadku rozbieżności i podtrzymywania żądań kolejnym etapem rozwiązywania sporów zbiorowych jest mediacja. Dalszy etap rozstrzygania sporu jest prowadzony przez bezstronną osobę – mediatora.
Zobacz: W mediacji nie ma przegranych
Mediatora ustalają wspólnie strony sporu zbiorowego. Mediatorem może być osoba z listy ustalonej przez ministra właściwego do spraw pracy w uzgodnieniu z organizacjami związkowymi oraz organizacjami pracodawców reprezentatywnymi, w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno-Gospodarczych i wojewódzkich komisjach dialogu społecznego (Dz. U. Nr 100, poz. 1080, z późn. zm.). Jeżeli strony sporu zbiorowego nie porozumieją się w ciągu 5 dni w sprawie wyboru mediatora, dalsze postępowanie jest prowadzone z udziałem mediatora wskazanego, na wniosek jednej ze stron, przez ministra właściwego do spraw pracy.
Jeżeli przebieg postępowania mediacyjnego uzasadnia ocenę, że nie doprowadzi ono do rozwiązania sporu przed upływem ustalonych terminów, organizacja, która wszczęła spór, może zorganizować jednorazowo i na czas nie dłuższy niż 2 godziny strajk ostrzegawczy.
Postępowanie mediacyjne kończy się podpisaniem przez strony porozumienia, a w razie nieosiągnięcia porozumienia - sporządzeniem protokołu rozbieżności ze wskazaniem stanowisk stron. Czynności tych dokonuje się przy udziale mediatora. Nieosiągnięcie porozumienia rozwiązującego spór zbiorowy w postępowaniu mediacyjnym uprawnia do podjęcia akcji strajkowej.