Podstawą ukarania pracownika karą upomnienia musi być wina pracownika i bezprawność jego zachowania. Wina pracownika z reguły będzie występowała w formie winy umyślnej, choć nie można wykluczyć także winy nieumyślnej. Przepisy prawa pracy nie zawierają przy tym katalogu czynów za jakie pracownik winien być ukarany karą upomnienia – a nie surowszą karą porządkową (np. karą nagany). Przy stosowaniu kar porządkowych pracodawca nie ma obowiązku ich stopniowania. Jednak zgodnie z art. 111 kodeksu pracy przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. W wyroku z dnia 1 lipca 1999 r. (I PKN 86/99,) Sąd Najwyższy stwierdził, że wymierzenie kary upomnienia uzasadnione jest nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy. Bezprawność natomiast należy oceniać w świetle obowiązujących przepisów. Nie można tym samym karać pracownika karą upomnienia za odmowę wykonania danego polecenia pracodawcy – jeśli owe polecenie jest prawnie niedozwolone lub nie dotyczy pracy.
Kara upomnienia nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Jeśli zaś pracodawca odrzuci sprzeciw – pracownik ma prawo odwołać się od nałożonej kary nagany do sądu pracy.
Zobacz: Kodeks Pracy
Zawiadomienie o ukaraniu pracownika karą upomnienia zostaje dołączona do akt osobowych pracownika. Skutki ukarania pracownika karą upomnienia mogą być różne w zależności od regulaminu obowiązującego u danego pracodawcy. Najczęściej ukaranie karą porządkową powoduje utratę prawa do premii.
Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.