Jak prowadzona jest ewidencja czasu pracy?

Kontrola pracowników

Oprócz ustalania wynagrodzenia pracownika, ewidencja czasu pracy może również służyć do kontrolowania przestrzegania przez pracowników przepisów o czasie ich pracy. Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy.

Kwestie związane ze sposobem prowadzenia ewidencji czasu pracy reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Są rożne sposoby ewidencjonowania czasu pracy. Od najprostszych jak podpisywanie listy obecności, po bardziej wyszukane jak elektroniczne czytniki wejść i wyjść oraz karty magnetyczne. Sposób i efektywność ewidencjonowania leży w kompetencji pracodawcy.

Pracodawca nie musi ewidencjonować czasu pracy pracowników, którzy objęci są systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Zwolnienie dotyczy tylko ewidencjonowania godzin pracy, a nie prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy.

Zobacz: Na czym polega system równoważnego czasu pracy?

Co ewidencjonować?

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać takie informacje jak wyszczególnienie pracy w poszczególne dni, w porze nocnej, wskazywać nadgodziny oraz dni wolne od pracy. Ewidencja może obejmować urlopy pracownika, jak również jego usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.

Ewidencja czasu pracy jest jawna dla pracownika. Pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję pracownikowi na każde jego żądanie.

Kary za fałszywą ewidencję

Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Jeżeli inspektor pracy, przeprowadzając kontrolę, stwierdzi nieprawidłowości lub fałszerstwa w ewidencji czasu pracy, może zawiadomić o możliwości popełnienia przestępstwa fałszerstwa lub poświadczenia nieprawdy. Przestępstwa te są zagrożone karami od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności.

Zobacz serwis: Czas pracy