REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 stycznia 2025 r. nie wyrzucisz do śmieci odzieży (koszula, kurtka, spodnie). Ale i obrusa, firanki, zasłony, koca, narzuty, prześcieradła

Od 1 stycznia 2025 r. nie możesz wyrzucić do śmieci tekstyliów. Muszą trafić do PSZOK. Musisz je tam zawieźć. To wymóg prawa unijnego.

Kredyt bez odsetek dla konsumenta. Czy sankcja kredytu darmowego to realne zagrożenie dla banków?

Sankcja kredytu darmowego jest obecna w mediach od ponad dwóch lat, ale to w ostatnim roku obserwujemy szczególny wzrost zainteresowania tym tematem. Liczne oferty na forach internetowych oraz stronach kancelarii oferują pomoc we wstępnej ocenie umów kredytowych pod kątem możliwości skorzystania z sankcji kredytu darmowego i dochodzenia roszczeń. Zainteresowanie to wpływa na rynek kredytowy w Polsce, zwłaszcza na ofertę kredytów proponowanych przez banki i firmy pożyczkowe. W sądach toczy się już teraz wiele postępowań, w których muszą wykazywać poprawność zawartych umów kredytowych i ich zgodność z ustawą o kredycie konsumenckim. 

Zasiłek chorobowy: jak ubiegać się w ZUS? Jakie wnioski trzeba składać?

Każdy może zachorować. Tak pracownik, jak i pracodawca. Przedsiębiorca, który opłaca składki za siebie musi pamiętać, że samo zwolnienie lekarskie nie jest jednoznaczne z wypłatą zasiłku. Trzeba złożyć wniosek. Pracodawcy, którzy wypłacają zasiłki pracownikom mogą natomiast pomniejszyć składki na ubezpieczenia społeczne o kwotę wypłaconych świadczeń. W pierwszym półroczu tego na Pomorzu zasiłki chorobowe pobierało prawie 97 tys. osób.

Sąd zarezerwuje miejsce przed umieszczeniem dziecka w pieczy zastępczej. Będzie lepsza wymiana informacji o wolnych miejscach

Sądy uzyskają dostęp do danych z Centralnego rejestru Pieczy Zastępczej. Przed umieszczeniem dziecka w pieczy zastępczej sąd będzie mógł dokonać rezerwacji miejsca za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

REKLAMA

Krajowy Rejestr Oznakowanych Psów i Kotów w ogniu krytyki. Uwagi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i Głównego Lekarza Weterynarii

Krajowy Rejestr Oznakowanych Psów i Kotów w ogniu krytyki. Uwagi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i Głównego Lekarza Weterynarii. Chodzi o wprowadzenie obowiązkowej identyfikacji i rejestracji psów i kotów, która ma pomóc w walce ze zjawiskiem bezdomności psów i kotów.

QUIZ Popularne hasła z krzyżówek. 15/15 tylko dla zapalonych szaradzistów
Lubisz rozwiązywać krzyżówki? Sprawdź, czy potrafisz wskazać wszystkie poprawne odpowiedzi w naszym quizie. 15/15 to wielki sukces!
Wcześniejsze wypłaty emerytur na święta 2024 – Sprawdź, kto otrzyma pieniądze szybciej!

Grudzień zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim okres świąteczny, który w tym roku przyniesie niespodziankę dla niektórych seniorów. ZUS zaplanował wcześniejsze wypłaty emerytur i świadczeń, jeśli ich standardowy termin przypada na dzień świąteczny. Sprawdź, kto może liczyć na szybsze otrzymanie pieniędzy z ZUS na koniec 2024 roku i na początku 2025 roku.

Od 1 stycznia 2025 roku ważne i duże zmiany. Koniec komisji lekarskich z ZUS to dopiero początek... Co jeszcze się zmieni? [LISTA]

Nadchodzą znaczące zmiany w regulacjach dotyczących procesu orzecznictwa, weryfikacji zwolnień lekarskich oraz wypłat świadczeń chorobowych. Nowe przepisy przewidują m.in. rozszerzenie grona osób uprawnionych do wydawania orzeczeń o fizjoterapeutów i pielęgniarki oraz uproszczenie procedur poprzez likwidację trzyosobowych komisji lekarskich w ZUS.

REKLAMA

Drzewo sąsiada zacienia działkę, zagraża budynkowi, zaśmieca liśćmi. Kiedy można żądać przycięcia? Co wynika z przepisów?

Drzewo sąsiada może zacieniać działkę, zagrażać budynkowi, ogrodzeniu czy też zaśmiecać liśćmi podwórko. Co zgodnie z prawem można z tym zrobić? Czy można przyciąć gałęzie przechodzące z działki sąsiada lub żądać przycięcia zbyt wysokich drzew?

Reforma ministra Bodnara: 10 sposobów na poprawę działalności sądów w Polsce

W dniu 21 listopada 2024 r. na konferencji "Sprawne sądy - 10 filarów" minister sprawiedliwości Adam Bodnar przedstawił 10 filarów programu „Sprawne sądy”. To kluczowe propozycje zmian organizacyjnych, legislacyjnych i kadrowych, które odpowiadają na potrzeby dotyczące tempa prac i efektywności wymiaru sprawiedliwości. Reformy obejmą m.in. obszary mediacji, biegłych sądowych, digitalizacji, spraw frankowych czy kwestię zwiększenia liczby etatów dla asystentów.

REKLAMA