Ugoda podlega zatwierdzeniu przez organ, przed którym ugodę zawarto, w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia ugody. Zatwierdzenie ugody następuje w formie postanowienia (art. 119 k.p.a.). Organ nie zatwierdzi jednakże ugody administracyjnej, jeżeli zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek (art. 118 § 3 k.p.a.):
a) ugoda została zawarta z naruszeniem prawa (ugoda zastępuje decyzję administracyjną, a więc tak jak i ona musi w swej treści ściśle realizować zasadę praworządności);
b) nie uwzględnia stanowiska organu współdziałającego, jeżeli w danej sprawie przepisy prawa przewidywały obowiązek współdziałania w trybie art. 106 k.p.a. (w związku z art. 118 § 2 k.p.a.);
c) narusza interes społeczny (organ z urzędu chroni interes społeczny – art. 7 k.p.a., zatem w przypadku, w którym ugoda miałaby być narzędziem prowadzącym do naruszenia interesu społecznego, organ musi wyrazić swój sprzeciw). Tak jak w pozostałych przepisach prawa i tu pojęcie „interesu społecznego” ma charakter niedookreślony i podlega definiowaniu z uwzględnieniem istoty sprawy, która jest załatwiania przed organem administracji publicznej;
d) narusza słuszny interes stron (słuszny interes stron – obywateli chroniony jest z urzędu – tak jak interes społeczny – przez organ, art. 7 k.p.a.). Wskazana przesłanka odmowy zatwierdzenia postanowienia ma kapitalne znaczenie dla realizacji idei związanej z ugodowym załatwianiem spraw administracyjnych, tj. umożliwieniem stronom zawarcia porozumienia w przedmiocie rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej. Tym samym, w przypadku ustalenia przez organ, że treść ugody ponad wszelką wątpliwość nie posiada cechy ugody w postaci wyrażonego w niej konsensusu (w świetle przedmiotu postępowania i zebranego materiału dowodowego w sposób jednoznaczny treść ugody faworyzuje bez obiektywnego uzasadnienia jedną ze stron postępowania – co może być wynikiem chociażby wyzysku określonej sytuacji przez jedną ze stron – np. ugoda zawierana w postępowaniu, w którym stronami są pracodawca i pracownik – lub nieporadności jednej z nich) organ odmawia zatwierdzenia ugody. Tu jednak pojawia się pytanie o zakres uprawnienia organu w tym względzie. Wszakże treść ugody jest swoistym przejawem oświadczeń woli stron postępowania, które chcą ukształtowania określonego stosunku prawnego w dany sposób. Właśnie dlatego negatywne stanowisko organu względem zawartej ugody powinno być wyrażane, co do zasady, w sytuacjach jednoznacznych.
Postanowienie w przedmiocie zatwierdzenia ugody odnosi się do istoty sprawy, albowiem poprzez zatwierdzenie (lub odmowę zatwierdzenia) ugody organ wyraża swoje stanowisko względem jej treści, która co do zasady stanowi rozstrzygnięcie sprawy administracyjnej – zatwierdzenie jest swego rodzaju wyrażeniem zgody na ukształtowanie stosunku administracyjnoprawnego w sposób w ugodzie określony, natomiast odmowa jest wyrazem sprzeciwu. W tym kontekście w literaturze spotyka się stanowiska, zgodnie z którymi przedmiotowe postanowienie jest porównywane do decyzji administracyjnej, jednakże należy je uznać za zbyt daleko idące. Równolegle w postanowieniu w przedmiocie zatwierdzenia ugody dopatruje się zwykłego, typowego postanowienia wydawanego w toku postępowania. To stanowisko wydaje się także niesłuszne, albowiem bez wątpienia postanowienie w przedmiocie zatwierdzenia ugody, ściśle determinujące wykonalność ugody, zawiera w sobie element rozstrzygania co do istoty.
Postanowienie w przedmiocie zatwierdzenia ugody (w przedmiocie, tzn. zatwierdzające albo odmawiające zatwierdzenia ugody) może być zaskarżone poprzez wniesienie zażalenia w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania postanowienia. Postanowienie zatwierdzające ugodę doręcza się stronom wraz z jej odpisem (art. 119 § 3 k.p.a.).
Zobacz również serwis: Sprawy urzędowe
Wykonalność ugody (art. 120–121 k.p.a.)
Ugoda staje się wykonalna z dniem, w którym postanowienie o jej zatwierdzeniu stało się ostateczne (tj. z dniem, w którym upłynął termin do wniesienia zażalenia na postanowienie o zatwierdzeniu ugody, albo z dniem, w którym organ wyższego rzędu wydał postanowienie o utrzymaniu postanowienia zatwierdzającego w mocy). Z chwilą uostatecznienia się tego postanowienia ugoda, co do zasady, staje się wykonalna i wywołuje takie skutki prawne jak decyzja administracyjna, jednakże „tylko w zakresie sprawy administracyjnej, która mogła być załatwiona przez ten organ w formie decyzji administracyjnej. Ugoda taka nie wywołuje natomiast takich skutków w zakresie, w jakim wykracza poza ramy sprawy administracyjnej, w której została zawarta. Tym bardziej nie wywołuje ona takich skutków jeżeli jej przedmiotem są sprawy nie należące w ogóle do właściwości organów administracji publicznej, np. sprawy cywilne. W takim zakresie ugoda jest bowiem nieważna jako zawarta zarówno bez podstawy prawnej, jak i z rażącym naruszeniem prawa (art. 156 § 1 pkt 2 kpa w związku z art. 114 i art. 118 kpa)”.
Do ugody, w zakresie nieobjętym regulacją, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące decyzji administracyjnej (art. 122 k.p.a. – np. przepisy dotyczące rektyfikacji decyzji).
Zobacz również: Ugoda administracyjna - przykłady