W przypadku woli stron do zawarcia ugody (potwierdzonej zgodnym oświadczeniem o chęci zawarcia ugody – art. 116 § 1 k.p.a.) organ administracji publicznej wyznacza stronom termin, w którym ugoda powinna być zawarta (ugoda w swej istocie ma przyspieszyć lub uprościć postępowanie, zatem wyznaczony przez organ termin do zawarcia ugody co do zasady nie powinien przekraczać ustawowo określonych terminów załatwienia sprawy administracyjnej. Co jednakże istotne, jak się wydaje, organ w tym zakresie powinien poszukiwać także kompromisu pomiędzy zasadą szybkości postępowania a umożliwieniem stronom zawarcia ugody, która, jak należy się spodziewać, najpełniej pogodzi interesy stron i umożliwi niekonfliktową realizację jego postanowień). Równocześnie organ odracza wydanie decyzji administracyjnej (art. 116 § 1 k.p.a.).
W kontekście powyższego należy dodać, że organ administracji publicznej odbierający od stron treść ugody nie posiada kompetencji do doraźnego ingerowania w jej treść. Od woli stron bowiem zależy ostateczny kształty ugody, a organ wyraża swe stanowisko w tym zakresie korzystając z instytucji zatwierdzenia ugody. Ewentualnie, mając na uwadze zasadę szybkości postępowania, można dopuścić sytuację odpowiedniego instruowania stron postępowania w oparciu o treść art. 9 k.p.a. o skutkach procesowych – odmowa zatwierdzenia – zawarcia ugody o określonej treści. Organ może dokonać takiego instruktażu przede wszystkim w przypadku, gdy ugoda o określonej treści (zawierająca określone rozwiązania, postanowienia) nie zostanie zatwierdzona. Taki instruktaż (informowanie) co do zasady nie może jednak przerodzić się w kształtowanie treści ugody przez pracownika organu.
Przed upływem terminu do zawarcia ugody każda ze stron może żądać przedłużenia wyznaczonego terminu, bądź złożyć oświadczenie o rezygnacji z chęci zawarcia ugody. Niedotrzymanie terminu do zawarcia ugody lub odstąpienie od zamiaru jej zawarcia przez jedną ze stron skutkuje rozpoznaniem sprawy w zwykłym trybie i zakończeniem postępowania poprzez wydanie decyzji administracyjnej (art. 116 § 1 k.p.a.). Natomiast w przypadku, gdy strony doszły do porozumienia, przedstawiają one ugodę pracownikowi organu.
Zobacz również: Kiedy można zawrzeć ugodę administracyjną?
Ugodę sporządza się w formie pisemnej. Jej treść powinna zawierać:
a) oznaczenie organu, przed którym została zawarta;
b) datę sporządzenia – wyrażana jest poprzez oznaczenie dnia, miesiąca oraz roku. Każdy z elementów może mieć formę wyrażoną w cyfrach (liczbach), ewentualnie miesiąc może być oznaczony jego nazwą;
c) oznaczenie stron – ugoda zawierana jest przez wszystkie strony posiadające interes prawny w tej samej sprawie. Innymi słowy, co do zasady, należy wykluczyć możliwość zawarcia ugody jedynie przez niektóre strony postępowania;
d) przedmiot i treść ugody – przez przedmiot rozumiemy sprawę, w której ugodę się zawiera, treść ugody odzwierciedla stanowisko stron – jest swoistym kompromisowym rozstrzygnięciem sprawy. Treść ugody powinna być jednoznaczna, tzn. powinna w sposób wyraźny wskazywać na uprawnienia lub obowiązki poszczególnych stron. Ugodę formułuje się co do zasady w czasie teraźniejszym (nie – „Piotr P… zobowiąże się do…”, tylko, „Piotr P… zobowiązuje się…”). Użycie czasu przyszłego („zobowiąże się”) rodzi wątpliwość co do tego, czy przedmiotowe zobowiązanie już powstało – tj. na mocy zawartej i następnie zatwierdzonej ugody, czy też dopiero powstanie, a jeśli tak, to czy do jego powstania potrzebne są dodatkowe czynności wszystkich stron lub jednej z nich, np. w przypadku zwłoki – wezwanie do wykonania obowiązku itp. Oczywiście powiązanie uprawnień i obowiązków w czasie może uzasadniać formułowanie treści w czasie przyszłym, ale i tu zamieszczona w ugodzie treść powinna być jednoznaczna, nieprowadząca do rozbieżności interpretacyjnych, bowiem tylko tak sformułowana ugoda pozwala przypuszczać, że zostanie ona sprawnie wykonana;
e) wzmiankę o jej odczytaniu i przyjęciu – sporządza się ją pod tekstem sporządzonej ugody, a przed jej podpisaniem. Wzmianka powinna w najprostszy sposób informować o powyższych zdarzeniach, np. „Ugodę odczytano i przyjęto”;
f) podpisy stron oraz podpis pracownika organu administracji publicznej, upoważnionego do sporządzenia ugody.
Zobacz również serwis: Sprawy urzędowe
Tekst pochodzi z poradnika Procedura administracyjna dla urzędników Waldemara Bochenka, Wydawnictwo Gaskor.