Omawianą problematykę reguluje ustawa z 28 lipca 2005 o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Według tej ustawy należy rozróżnić częściowe zwolnienie od kosztów od całkowitego zwolnienia. Inaczej też kształtuje się sytuacja prawna osób fizycznych i osób prawnych.
Na wniosek
Sąd zwalnia od ponoszenia kosztów sądowych tylko na wniosek zainteresowanej strony. Nigdy nie czyni tego z urzędu. Wniosek taki można złożyć na piśmie lub ustnie do protokołu. Właściwy w tym wypadku jest sąd w którym sprawa ma się toczyć lub już się toczy.
Zwolnienie w całości lub w części
Jeżeli strona wykaże, że nie jest w stanie w całości ponieść wydatków związanych z prowadzeniem sprawy wtedy sąd na jej pisemny wniosek powinien zwolnić ją w całości od kosztów sądowych.
Jeżeli strona może ponieść część wydatków na prowadzenie sprawy wtedy sąd zwalnia stronę jedynie w części od kosztów sądowych.
Za stronę zwolnioną od kosztów wydatki ponosi Skarb Państwa.
Osoba prawna lub osoba fizyczna
Osoba prawna jak i osoba fizyczna mogą być zwolnione od kosztów w całości lub części. Jednakże inna jest procedura przyznawania zwolnienia dla ludzi a inna dla tworów prawa.
Osoby fizyczne do wniosku o zwolnienie z kosztów muszą dołączyć specjalne oświadczenie o stanie majątkowym, rodzinnym i osobistym. Oświadczenie to składa się na urzędowym formularzu.
Od osoby fizycznej może być ponadto odebrane przyrzeczenie o określonej przez ustawę treści. Za złożenie świadomie nieprawdziwego oświadczenia grozi stronie grzywna w wysokości 1 tyś. zł. Natomiast jeżeli strona po raz wtóry złożyła niezgodnie z prawdą takie oświadczenie wtedy kara ta może wynieść nawet 2 tyś. zł.
Przed odebraniem przysięgi osobę składającą poucza się o możliwości odpowiedzialności finansowej.
W wypadku osób prawnych obowiązuje mniejszy formalizm. Podmioty takie nie muszą składać żadnych specjalnych oświadczeń o stanie majątkowym. Wystarczy sam wniosek o zwolnienie z kosztów wraz z odpowiednim uzasadnieniem. Oczywiście im lepsze uzasadnienie tym większa szansa na to, że wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie.
Na poparcie tez zawartych w uzasadnieniu należy przedstawić dowody.
Od przedstawiciela osoby prawnej nie odbiera się przysięgi.