Podczas mediacji można wyodrębnić kilka etapów, które nadają prowadzonym rozmowom, wyraźną strukturę i są punktami odniesienia pozwalającymi na ustalenie miejsca, w jakim znajduje się konflikt. Etapy te można porównać do szlaku, który wytycza drogę w kierunku osiągnięcia porozumienia.
Etap pierwszy
Otwarcie. Etap ten służy temu, by uczestnicy mediacji mogli się krótko sobie przedstawić. Mediatorzy wyjaśniają czym jest mediacja i sprawdzają razem ze stronami, czy ten rodzaj interwencji w konflikt jest odpowiedni do sprawy z jaką przychodzą.
Etap drugi
Niezakłócane wypowiedzi. Każda ze stron ma możliwość przedstawienia swojego spojrzenia na sprawę. Etap ten pozwala też rozładować napięcie emocjonalne, jakie często towarzyszy początkom mediacji. Dla niektórych może to być pierwszą sposobnością do przedstawienia drugiej stronie swojego punktu widzenia na sprawę, w sposób wyczerpujący i bez przerywania.
Etap trzeci
Ustalenie kwestii, które mają być przedmiotem mediacji. Kwestie formułowane są w sposób neutralny (niesugerujący rozwiązania) i akceptowalny dla obydwu stron mediacji, np.: Mąż chce po rozwodzie widywać dzieci w każdy weekend. Żona chciałaby również mieć możliwość spędzania czasu z dziećmi w soboty i niedziele. Kwestia mogłaby brzmieć wtedy następująco: „ustalenie kontaktów z dziećmi”.
Etap czwarty
Dotarcie do potrzeb. Każda z kwestii jest omawiana osobno i po kolei. Strony ustosunkowują się do omawianej kwestii, wyrażają swoje oczekiwania i myśli na jej temat. Mediator pomaga zrozumieć potrzeby, jakie stoją za każdym z tych ustosunkowań i buduje zrozumienie dla drugiej strony (nie: zgodę). Pomaga skupić uwagę na przyszłości. Wszystkie szkoły mediacji podkreślają, że jest to najważniejszy etap mediacji.
Etap piąty
Poszukiwanie rozwiązań. Kiedy strony wyjdą poza własne stanowiska i lepiej rozumieją swoje potrzeby, to możliwe staje się poszukiwanie rozwiązań, które zaspokajają potrzeby obydwu stron, często takich, które nie były wcześniej brane pod uwagę. Lepsze rozumienie siebie nawzajem może też zwiększyć łatwość w wymienianiu się ustępstwami.
Etap szósty
Spisanie porozumienia. Mediator pomaga stronom mediacji zapisać to co ustaliły. Dba przy tym aby sformułowania były jak najbardziej konkretne (Kto? Co? Gdzie?) i mierzalne (Kiedy? Ile?). Żeby ugoda mogła być zatwierdzona przez sąd, musi być zgodna z prawem i zasadami współżycia społecznego, nie może zmierzać do obejścia prawa, powinna być zrozumiała i nie zawierać sprzeczności. Ugoda zawarta przed mediatorem, ma po jej zatwierdzeniu przez sąd, moc prawną ugody zawartej przed sądem.
Znajomość etapów mediacji pozwala stronom na lepszą orientację w tym co jest jeszcze do zrobienia, a także docenienie tego co zostało już zrobione. Etapy nadają rozmowom kierunek, który sprzyja porozumieniu. Zwieńczeniem wszystkich etapów jest spisanie ugody mediacyjnej, która podpisana przez strony i mediatora, może zostać przekazana do zatwierdzenia przez sąd.
Sąd zatwierdza ugodę na posiedzeniu niejawnym. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności. Ugoda zawarta przed mediatorem ma - po jej zatwierdzeniu przez sąd - moc orzeczenia sądowego.
Autor tekstu jest psychologiem i mediatorem, członkiem Stowarzyszenia Mediatorów Rodzinnych i Polskiego Centrum Mediacji. Współzałożycielem Sopockiego Oddziału Polskiego Centrum Mediacji.