Kwestie wprowadzania kas fiskalnych i ich użytkowania szczegółowo są regulowane przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.07.2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z dnia 30.07.2010 r.).
Kogo dotyczy obowiązek
W rozporządzeniu nie przewidziano przedłużenia zwolnień o charakterze przedmiotowym w zakresie sprzedaży niektórych usług lub towarów. Chodzi tu o usługi magazynowania i przechowywania towarów, usługi automatycznej przechowalni bagażu na dworcach kolejowych i autobusowych, usługi prawnicze, rachunkowo-księgowe, badania rynków i opinii publicznej, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania, za wyjątkiem usług notariuszy prowadzących repertorium A i P, usługi rzeczoznawstwa objęte również grupowaniem PKWiU usługi architektoniczne i inżynierskie - których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą, usługi rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu - których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą, usługi detektywistyczne i ochroniarskie - których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą, usługi sekretarskie i tłumaczenia, z wyłączeniem usług drukarskich i powielaczowych, usługi komercyjne pozostałe, gdzie indziej niesklasyfikowane – m. in. usługi w zakresie oceny zdolności kredytowej, usługi świadczone przez agencje inkasa - których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą, usługi w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej, usługi związane z rekreacją, kulturą i sportem, które dotychczas nie były jeszcze objęte obowiązkiem stosowania kas, usługi pogrzebowe i pokrewne oraz usługi świadczone w gospodarstwach domowych.
Powyższe usługi tracą dotychczasowe zwolnienie, oferujący je od początku maja są zmuszeni do korzystania z kas fiskalnych.
Zobacz: Szeroki dostęp do ksiąg wieczystych
W dalszym ciągu bez kas fiskalnych
W zakresie zwolnień przedmiotowych z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących rozporządzenie przewiduje dalsze czasowe (czyli przynajmniej do końca 2011 roku) pozostawienie niektórych kategorii sprzedaży usług lub towarów. Chodzi tu między innymi o niektóre usługi dotyczące rolnictwa, niektóre usługi komunalne, komunikacja miejska oraz przewozy świadczone przy zastosowaniu rykszy, dorożek, łodzi flisackich na Dunajcu, obozowiska dla dzieci, usługi i sprzedaż przy zastosowaniu automatów (z wyjątkami np. dotyczącymi wyrobów akcyzowych), usługi pocztowe i kurierskie, usługi finansowe, usługi administracji publicznej i ubezpieczeń, usługi w zakresie edukacji, usługi typu statutowego świadczone przez organizacje, usługi notariuszy ewidencjonowane w tzw. repertoriach A i P.
Zobacz: Opłaty u notariusza
Szczegółowe informacje dotyczące paragonów
Paragon powinien zawierać imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres siedziby podatnika, jego NIP, jak również numer kolejny wydruku, datę i czas sprzedaży, cenę usługi, stawkę podatku VAT i łączną kwotę podatku, kolejny numer paragonu fiskalnego, kolejny numer kasy, a także oznaczenie kasjera, przy więcej niż jednym stanowisku kasowym, oraz logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 Rozporządzenia, numer unikatowy kasy i oznaczenie waluty, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.
Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania ze względu na obrót
Do dnia przekroczenia w 2011 lub w 2012 roku kwoty obrotów w wysokości 20 000 zł, zwolnieni z ewidencjonowania są podatnicy rozpoczynający działalność w danym roku podatkowym. Wyjątki od tego przepisu określone są w § 3 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z 30 lipca 2010 r.
Zgodnie z załącznikiem do w/w Rozporządzenia zwolnione jest z obowiązku ewidencjonowania przy pomocy kas rejestrujących świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile łącznie zostaną spełnione następujące warunki. Każde świadczenie usługi przez podatnika musi być udokumentowane fakturą, w której zawarte są w szczególności dane identyfikujące odbiorcę, a liczba wszystkich dokonywanych operacji i świadczenia usług w poprzednim roku podatkowym nie może przekroczyć 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie musi być mniej niż 20.
W przypadku podatników kontynuujących działalność, jeżeli na dzień 1 maja 2011 r. (lub w trakcie roku 2011), obrót dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przekroczy 40 000 zł, to powstaje obowiązek rejestracji usługi przy użyciu kasy. Do 30 kwietnia 2011 r. należałol zawiadomić Urząd Skarbowy o powstałym obowiązku ewidencji i poinformować ile kas chcemy w swojej działalności uruchomić.
Zobacz: Likwidacja NIP dla osób bez działalności gospodarczej
Fiskalizacja kas
Fiskalizację kasy przeprowadza upoważniony pracownik serwisu, na podstawie zgłoszenia dokonanego przez podatnika. Podatnik powinien dokonać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Numer taki, musi być w sposób trwały naniesiony na obudowę kasy.
Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy i udostępniana na żądanie właściwych organów. W książce kasy należy dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika, należy również umożliwić dokonania w niej wpisów serwisantowi kasy.
Zobacz: Nowe uprawnienia zamawiających niezgodne z Konstytucją?
Raporty kasowe i przechowywanie dokumentów kasowych
Użytkownik kasy czyli podatnik, ma obowiązek sporządzania raportu fiskalnego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Raport fiskalny należy również sporządzać za okres miesięczny, po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
Dokumenty kasowe powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług do czasu upływu terminu przedawnienia terminu zobowiązania podatkowego oraz w ustawie Ordynacja Podatkowa, a także zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Kasy rejestrujące muszą być zgłaszane do obowiązkowego przeglądu technicznego u właściwego serwisanta co 24 miesiące.
Odliczenia od podatku
Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
Zobacz: Czynny żal za spóźnienie z deklaracją podatkową