Obowiązkowe e-Doręczenia. Dla kogo? Od kiedy [Harmonogram]. Jak wdrożyć i stosować elektroniczne listy polecone z potwierdzeniem odbioru?

Obowiązkowe e-Doręczenia. Dla kogo? Od kiedy? [Harmonogram]. Elektroniczne listy polecone z potwierdzeniem odbioru. Jak wdrożyć i stosować e-Doręczenia? / Shutterstock

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek wdrożenia e-Doręczeń objąć miał wiele podmiotów. M.in. ZUS, urzędy skarbowe, przedsiębiorców. Ale w toku prac legislacyjnych jest projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, zgodnie z którym podmioty publiczne skorzystają z okresu przejściowego dla e-Doręczeń, który zakończy się 31 grudnia 2025 r. 
Firmy będą miały w szczególności obowiązek posiadać adres do e-Doręczeń. Jak to zrobić? Warto też wiedzieć, że korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli niebędących przedsiębiorcami nie będzie obowiązkowe.

rozwiń >

e-Doręczenia – co to jest

e-Doręczenia (rejestrowane doręczenie elektroniczne) to elektroniczna (cyfrowa) forma listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa z 18 listopada 2024 r. o doręczeniach elektronicznych (UoDE).

Poczta Polska uruchomiła usługę e-Doręczenia w październiku 2021 roku. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Jak wyjaśnia Poczta Polska, usługa e-Doręczenia działa podobnie do poczty e-mail, ale jest znacznie bezpieczniejsza. Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek przez Ministra Cyfryzacji, mamy pewność, że korespondujemy z właściwym adresatem. Poczta Polska w ramach e-Doręczeń udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która zapewnia komunikację z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych.

e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Są bowiem tzw. usługą zaufania, co oznacza, że:
1) nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
2) zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
3) usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Obowiązkowe e-Doręczenia. Dla kogo? Od kiedy? [Harmonogram]

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, docelowo wszystkie podmioty publiczne (np. ZUS, ministerstwa, urzędy skarbowe, sądy, gminy), przedsiębiorcy rejestrowani w KRS i CEiDG oraz zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi) będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Aktualny harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych przedstawiają poniższe tabele:

PODMIOTY PUBLICZNE
Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).Od 01.01.2025 r.
Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).
Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).
Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).
Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).Od 01.01.2025 r.
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).Od 01.10.2029 r.
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

 

PODMIOTY NIEPUBLICZNE

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:

  • adwokata,  
  • radcy prawnego, 
  • doradcy podatkowego, 
  • doradcy restrukturyzacyjnego, 
  • rzecznika patentowego, 
  • notariusza.
Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia  2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).Od 01.04.2025 r.
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)Od 01.07.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)Od 01.10.2026 r.

Przesunięcie terminów - projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych (okres przejściowy do końca 2025 r.)

Rada Ministrów w dniu 29 października przyjęła (i skierowała do prac legislacyjnych w Sejme RP) projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. Ta nowelizacja przewiduje wprowadzenie okresu przejściowego do końca 2025 r. dla e-Doręczeń w przypadku podmiotów publicznych. W tym czasie podmioty publiczne będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. dostosować się organizacyjnie, wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD) oraz poznać nowe rozwiązanie, jakim są e-Doręczenia.

W tym czasie przeprowadzona ma zostać kampania informacyjna, której zadaniem będzie promocja e-Doręczeń, w szczególności wśród pracowników samorządu terytorialnego a także obywateli - wyjaśniono w OSR tego projektu.

W OSR wskazano ponadto, że w okresie przejściowym zapewniona będzie równoważność doręczania korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego albo w ePUAP oraz w innych systemach z e-Doręczeniami.

Nowelizacja ta przewiduje też, że przedsiębiorcy objęci wpisem do CEIDG nie będą musieli składać przy wniosku o wpis do Ewidencji oświadczenia o posiadaniu adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE (Baza Adresów Elektronicznych) i aktualności danych zamieszczonych w BAE. Dane w BAE będą aktualizowane na podstawie danych przekazanych przez CEIDG, które pochodzić będą z wniosku złożonego przez przedsiębiorcę.

"W projektowanym okresie przejściowym podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych – jeśli odbiorca taki adres posiada – zgodnie z obowiązującymi przepisami KPA i ordynacji podatkowej. Jeśli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób, tj. zgodnie z przepisami KPA i ordynacji podatkowej w brzmieniu sprzed nowelizacji tj. korespondencja będzie kierowana przez operatora pocztowego, chyba że jest do odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP- w takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP" - poinformowano w OSR projektu.

Zgodnie z nowymi przepisami ABW, AW, SKW, SWW, CBA i resort obrony narodowej będą stosować e-Doręczenia od 31 grudnia 2026 r. "W tym okresie Minister Cyfryzacji będzie kontynuował działania informacyjno-wdrożeniowe, których celem jest przygotowanie podmiotów do stosowania e-Doręczeń. Takie działanie jest zgodne i istotne z punktu widzenia założeń Krajowego Planu Odbudowy, który po rewizji zakłada finansowanie rozbudowy publicznego systemu EZD (elektronicznego zarządzania dokumentami - PAP)" - wyjaśniono w OSR. 

Jak dokonać aktywacji Skrzynki Doręczeń (SD)

Na pierwszym etapie należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE) dla obywateli/dla przedsiębiorcy lub podmiotów publicznych. Można to zrobić na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen
Minister Cyfryzacji nadaje ADE, który wpisywany jest do bazy adresów elektronicznych (BAE) – nasz cyfrowy identyfikator, który daje pewność co do tego, z kim korespondujemy.
Wpis ADE do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Następny krok to aktywacja według instrukcji, przekazanej wraz z informacją o utworzeniu ADE i Skrzynki Doręczeń na e-mail wskazany we wniosku.

W czasie aktywacji niezbędne jest wskazanie adresu e-mail do powiadomień, na który będą przekazywane informacje m.in. o oczekujących przesyłkach. Od tej pory można nadawać cyfrowe listy polecone.

Jak wysłać cyfrowy list polecony?

Pierwszy krok to zalogowanie się do skrzynki doręczeń (SD) dla obywateli lub przedsiębiorców – można dokonać tego poprzez np. profil zaufany, e-dowód lub mObywatela. W panelu widać wszystkie skrzynki, do których posiada się dostęp. W zależności od potrzeb może być to skrzynka osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom.

Jak wskazuje Poczta Polska, stworzenie nowej wiadomości jest bardzo proste. Wystarczy dodać adresata doręczenia elektronicznego, wpisać temat i treść lub dołączyć załącznik i wysłać. Po wybraniu wysłanej przesyłki można ją również pobrać wraz z dowodami. Dowód nadania świadczy o tym, że nasza przesyłka została przyjęta.

Obecnie maksymalna wielkość wiadomości PURDE z załącznikami nie może być większa niż 500 MB, a jednolita wiadomość o tej wielkości może zostać wysłana maksymalnie do 15 odbiorców, natomiast do 1000 adresatów można wysłać jednolitą wiadomość o wielkości do 15MB.

Ważne

W przypadku przepełnienia skrzynki odbiorcy w systemie e-Doręczeń, wiadomości zostaną dostarczone, gdy w skrzynce zwolni się miejsce. Ale nawet jeśli skrzynka odbiorcy będzie pełna, to i tak otrzyma on powiadomienia o wiadomościach od podmiotów publicznych. ​​​​

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia? 

Korespondencja przez e-Doręczenia: 
- od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
- pomiędzy podmiotami publicznymi
jest bezpłatna.

Natomiast podmioty publiczne (urzędy) będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną. 

Jak złożyć reklamację w sprawie przesyłki w e-Doręczeniach? 

Reklamację dotyczącą przesyłki w publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usłudze hybrydowej (PUH) przyjmuje operator wyznaczony jako dostawca e-Doręczeń, czyli Poczta Polska.

Aby złożyć reklamację, będzie Ci potrzebny:

  • numer i dowód nadania przesyłki,
  • numer umowy,
  • dane nadawcy i adresata,
  • adres e-mail, na który chcesz otrzymać odpowiedź na reklamację,
  • numer konta bankowego do wypłaty ewentualnego odszkodowania.

W skrzynce e-Doręczeń

  • Zaloguj się do e-Doręczeń.
  • Wejdź do skrzynki, gdzie znajduje się przesyłka, której dotyczy reklamacja.
  • Kliknij „Usługi dodatkowe”, następnie „Złóż reklamację”, a potem „Złóż wniosek”.
  • Wpisz numer przesyłki.
  • Postępuj dalej zgodnie z treścią formularza i wyślij go.

Na stronie Poczty Polskiej

W placówce Poczty Polskiej

Reklamację możesz też złożyć na piśmie w dowolnej placówce Poczty Polskiej.  

Termin rozpatrzenia reklamacji

Operator wyznaczony rozpatruje reklamację niezwłocznie i udziela odpowiedzi na reklamację w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia jej przyjęcia.

Podstawa prawna : Reklamacje reguluje w szczególności rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Więcej informacji o usłudze e-Doręczeń znajduje się:
- na dedykowanej stronie internetowej Poczty Polskiej.
- na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

oprac. Paweł Huczko
rozwiń więcej
Prawo
Dziś ostatni dzień na wniosek o 300+ tak, aby wypłata nastąpiła jeszcze w 2024 roku
31 paź 2024

Czy na pewno złożyłeś wniosek o 300+? Jeśli nie, warto zrobić to dziś. Ostatni dzień października gwarantuje wypłatę świadczenia z ZUS w ciągu 2 miesięcy, a więc do końca grudnia 2024 roku. Złożenie wniosku o jeden dzień później oznacza wypłatę już w 2025 roku.

2520 zł dodatku dopełniającego do renty socjalnej. Dla kogo? Od kiedy?
30 paź 2024

W dniu 30 października 2024 r. Prezydent RP Andrzej Duda podpisał ustawę z 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o rencie socjalnej oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ta wprowadza do ustawy o rencie socjalnej nowe świadczenie tj. dodatek dopełniający. Dodatek ten będzie przysługiwał osobom uprawnionym do renty socjalnej, które spełniają jednocześnie dodatkowy warunek tj. posiadają orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy oraz do samodzielnej egzystencji. Aby dostać dodatek trzeba będzie złożyć wniosek. Kwota dodatku będzie wynosiła 2520 zł. Pierwszy raz ów dodatek będzie wypłacony (razem z rentą socjalną) w maju 2025 r. z wyrównaniem od stycznia. Ustawa przewiduje też coroczną waloryzację dodatku dopełniającego od dnia 1 marca. 

Renciści z drugim dodatkiem. W 2025 r. pierwszy dodatek 2520 zł [do renty socjalnej 1780,96 zł, a potem 1901,70 zł brutto]
30 paź 2024

W 2025 r. renta socjalna 1780,96 zł, a potem 1901,70 zł brutto. Do obu tych kwot stały dodatek 2520 zł. Nie wiemy jednak od kiedy i ile wyniesie drugi dodatek do renty (tym razem dla rencistów niezdolnych do pracy). Bo to najbardziej interesuje rencistów - od kiedy dodatek dla rencistów niezdolnych do pracy. I jaka jest wysokość tego dodatku. Czekamy na tą informację.

ZUS bez komisji lekarskich. Jeden lekarz, jedna pielęgniarka albo jeden fizjoterapeuta [Nowelizacja]
30 paź 2024

Zmiana polega na rezygnacji przez ZUS z wydawania orzeczeń niezbędnych np. do otrzymania renty przez komisje lekarskie. Składają się dziś z 3 lekarzy. Obecnie mamy za mało lekarzy na rynku. Dlatego rząd wprowadzi od 1 stycznia 2025 r. w miejsce komisji lekarskich orzeczenia jednego lekarza rozpatrującego odwołania np. rencistów. 67% czytelników w szybkiej internetowej sondzie, uznało to za dobry ruch rządu.

Kiedy dowożenie dzieci do szkoły jest obowiązkowe, a kiedy fakultatywne? Regionalna Izba Obrachunkowa odpowiada
30 paź 2024

Czy gmina może rozszerzyć realizację zadania własnego polegającego na organizacji na terenie miasta bezpłatnego dowozu dla uczniów do publicznych szkół podstawowych znajdujących się zarówno na terenie obwodu jak i poza nim? Z takim pytaniem burmistrz Niemodlina zwrócił się do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu.

PPK: oszczędzanie na emeryturę, czy metoda na ekstra premię? Wypłata przed 60-ką możliwa w dowolnym momencie
30 paź 2024

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) funkcjonują od 2019 roku. Pracodawcy byli stopniowo zobowiązani do wdrożenia tego programu w swoich organizacjach. Na początku program cieszył się małą popularnością wśród osób zatrudnionych, jednak z roku na rok zyskuje coraz bardziej w oczach społeczeństwa. Wydaje się, że jednym z powodów wzrostu zaufania wśród pracowników jest możliwość wypłaty zgromadzonych środków w dowolnym momencie. Rozwiązanie to jest bardzo często stosowane przez posiadaczy rachunku PPK.

Od 215,84 zł do 3919 zł dla osób niepełnosprawnych w 2025 r.
30 paź 2024

Od 215,84 zł do 3919 zł dla osób niepełnosprawnych w 2025 r. Które osoby niepełnosprawne mogą starać się o 215,84 zł, a które mogą liczyć na 3919 zł miesięcznie? Gdzie należy złożyć wniosek? Jakie są kryteria?

Nowelizacja ustawy o e-Doręczeniach. Będzie okres przejściowy i obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych
30 paź 2024

Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o e-Doręczeniach. Wprowadzenie okresu przejściowego oraz doprecyzowanie przepisów mają ułatwić urzędom płynnie przejść na nowy model korespondencji elektronicznej. System e-Doręczeń ma obowiązywać od 1 stycznia 2025 r.

Gdzie kupić znicze przed 1 listopada 2024 r.? Taniej w hipermarketach, dyskontach, czy pod cmentarzem?
30 paź 2024

Analiza cen z ponad 10,2 tys. sklepów wykazała, że w tym roku znicze są średnio droższe o 9,2% niż rok temu. Wzrosty widać w sieciach cash&carry, supermarketach i placówkach convenience – odpowiednio o 41,2%, 27,2% i 2,2%. Z kolei w dyskontach tego typu produkty potaniały rdr. o 12,5%, a w hipermarketach – aż o 56,9%. Do tego widać, że liczba promocji na rynku ogólnie zmalała o 9% rdr. Spadki zanotowano w supermarketach, sieciach convenience i cash&carry – o 23,3%, 23% i 11,7%. Natomiast w dyskontach i hipermarketach przybyło promocji. Wzrosty w tych segmentach wyniosły 1,2% i 12% rdr.

800 plus i trzynasta emerytura z kryterium dochodowym? Dla kogo? Zdaniem eksperta, obecna polityka socjalna napędza wysokość długu publicznego, wielkość deficytu i rachunki dla przyszłych pokoleń
30 paź 2024

800 plus i trzynasta emerytura z kryterium dochodowym? Dla kogo? Zdaniem eksperta, obecna polityka socjalna napędza wysokość długu publicznego, wielkość deficytu i rachunki dla przyszłych pokoleń. Dlaczego tak się dzieje?

pokaż więcej
Proszę czekać...