Do 31 grudnia 2025 r. zostanie wydłużony okres, w którym podmioty publiczne będą mogły przygotować się do obowiązku stosowania e-Doręczeń. W okresie przejściowym możliwe będzie doręczenie korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP oraz innych systemów.
- Projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych
- Wdrożenie e-Doręczeń - okres przejściowy
- Działania pozalegislacyjne Ministerstwa Cyfryzacji
Projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych
Na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych. Powodem planowanej nowelizacji jest głównie brak gotowości po stronie części podmiotów publicznych, w szczególności jednostek samorządu terytorialnego, do stosowania e-Doręczeń. Chodzi tu o rozwiązania wynikające z ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 285 ze zm.) w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej.
Termin wejścia w życie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych był kilkukrotnie przesuwany ze względu na niewystarczającą gotowość po stronie podmiotów obowiązanych.
Wdrożenie e-Doręczeń - okres przejściowy
Wdrożenie e-Doręczeń wiąże się ze znacznymi zmianami organizacyjnymi w podmiotach publicznych takimi jak:
- zapewnienie elektronicznego obiegu dokumentów,
- zmiana sposobu nadawania korespondencji (z papierowej na elektroniczną oraz z ePUAP na e-Doręczenia),
- zapewnienie archiwizacji elektronicznych dokumentów,
- zapoznanie się z nowym narzędziem – usługi PURDE i PUH,
- zapewnienie podpisów elektronicznych dla upoważnionych osób,
- nadanie uprawnień i zapewnienie dostępu do skrzynki e-Doręczeń uprawnionym pracownikom.
W celu zapewnienia skutecznego wdrożenia e-Doręczeń w podmiotach publicznych projekt nowelizacji zakłada wprowadzenie okresu przejściowego. Dzięki temu do 31 grudnia 2025 r. podmioty publiczne będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj.:
- dostosować organizacyjnie urzędy,
- wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD),
- poznać nowe rozwiązanie, jakim są e-Doręczenia.
W okresie przejściowym zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP oraz innych systemów dziedzinowych z e-Doręczeniami. Przy czym wprowadzane rozwiązania będą promować doręczanie korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń.
Działania pozalegislacyjne Ministerstwa Cyfryzacji
Ministerstwo Cyfryzacji planuje jednocześnie prowadzić działania pozalegislacyjne zachęcające podmioty publiczne do wdrażania systemów klasy EZD. Oczekuje się, że wprowadzenie w podmiotach publicznych systemów klasy EZD przyspieszy transformację cyfrową urzędów i pozwoli na bardziej skuteczne wdrożenie e-Doręczeń.
Nie zmieni się obowiązek uzyskania przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych adresu do doręczeń elektronicznych. W projektowanym okresie przejściowym podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych – jeśli odbiorca taki adres posiada – zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: KPA) i Ordynacji podatkowej. Jeśli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób, tj. zgodnie z przepisami KPA i Ordynacji podatkowej w brzmieniu sprzed nowelizacji tj. korespondencja będzie kierowana przez operatora pocztowego, chyba że jest do odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP- w takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP.
W tym okresie Ministerstwo Cyfryzacji będzie kontynuować działania informacyjno-wdrożeniowe, których celem jest przygotowanie podmiotów do stosowania e-Doręczeń.