Staż pracy (m.in. do urlopu, wypowiedzenia, odpraw, dodatków stażowych) - rząd szykuje duże zmiany w kodeksie pracy. Od kiedy?

• Staż pracy jest zakładowy i ogólny - o czym decyduje. Aktualny stan prawny
• Nowelizacja kodeksu pracy (projekt z 4 lipca 2024 r.). Jakie zmiany w stażu pracy?
• Kompleksowa regulacja stażu pracy
• Zasady potwierdzania stażu pracy dot. nowych tytułów (okresów)
• Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Projekt omawianej nowelizacji przygotowało w lipcu 2024 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Na dzień 16 lutego 2025 r. projekt ten nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu.

Staż pracy jest zakładowy i ogólny - o czym decyduje. Aktualny stan prawny

Jak wyjaśnia Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w obecnie obowiązujących przepisach nie ma ogólnej zasady ustalania stażu pracy dla celów nabywania prawa do wszystkich świadczeń i uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy. 

Kodeks pracy wyróżnia w tym zakresie: 
1) tzw. zakładowy staż pracy - tj. wliczanie do okresu zatrudnienia pracownika, od którego zależy dane uprawnienie wynikające ze stosunku pracy, tylko okresu pracy u danego pracodawcy (dotyczy to, np. ustalania długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony oraz wysokości odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę i odprawy pośmiertnej); 
2) tzw. ogólny staż pracy - tj. wliczanie do okresu zatrudnienia pracownika, od którego zależy dane uprawnienie wynikające ze stosunku pracy, okresów pracy u wszystkich pracodawców (dotyczy to ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika oraz nabycia prawa do urlopu wychowawczego). 

Przepisy szczególne dla określonej kategorii pracowników (tzw. pragmatyki) oraz regulacje wewnątrzzakładowe obowiązujące u danego pracodawcy (np. postanowienia układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania) uzależniają od posiadania przez pracownika określonego okresu zatrudnienia m.in. nagrodę jubileuszową czy dodatek stażowy. Regulacje te nie mają zastosowania do wszystkich pracowników i ustalane są odrębnie w przepisach/postanowieniach dotyczących danego uprawnienia lub świadczenia pracowniczego. 

Zasadą jest, że do okresu pracy, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze, wlicza się okresy zatrudnienia, tj. pracy świadczonej w ramach stosunku pracy, a więc na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy). Na podstawie art. 155 Kodeksu pracy do okresu pracy, na podstawie którego określa się długość urlopu wypoczynkowego, zalicza się okres nauki. 

Wliczeniu do okresu zatrudnienia wymaganego do nabycia uprawnień pracowniczych podlegają również inne okresy, niebędące wprawdzie okresami zatrudnienia, ale których wliczenie do stażu pracy następuje na podstawie przepisów szczególnych. 

Na mocy przepisów szczególnych do ogólnego stażu pracy zaliczyć można okres: 
1) służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej i Państwowej Straży Pożarnej - na podstawie art. 302 Kodeksu pracy w zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami; 
2) odbywania czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego, odbywania służby zastępczej - 1na podstawie art. 313 ust.1-3, art. 562 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248); 
3) pobierania uposażenia w okresie sprawowania mandatu posła, lub senatora - na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (Dz. U. z 2022 r. poz 1339, z późn. zm.) lub posła do Parlamentu Europejskiego- na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 30 lipca 2004 r. o uposażeniu posłów do Parlamentu Europejskiego wybranych w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U z 2004 r. poz. 187, z póżn. zm.); 
4) pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium (z wyłączeniem prawa do urlopu) - na podstawie art. 79 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 475); 
5) udokumentowanego zatrudnienia, przebytego za granicą u pracodawcy zagranicznego- na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia 1instytucjach rynku pracy; 
6) prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie rolnym - na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. poz. 310); 
7) kształcenia się w szkole doktorskiej (dotyczy doktoranta, który uzyskał stopień doktora w wyniku ukończenia szkoły doktorskiej) na warunkach określonych przez art. 208 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742, z późn. zm.); 
8) pobierania przez stypendystę sportowego stypendium sportowego - na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2023 r. poz. 2048); 
9) kształcenia się w Krajowej Szkole Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego (dotyczy absolwenta tej Szkoły) - na podstawie art. 6 ust. 5 ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 1991 r. o Krajowej Szkole Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1952, z późn. zm.); 
10) wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia - na podstawie art. 128 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. z 2024 r. poz. 706). 

Natomiast w obecnym stanie prawnym okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, jak również wykonywania zlecenia lub świadczenia usług, wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z tymi osobami albo pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kołek rolniczych nie są wliczane do okresu zatrudnienia w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. 

Zdaniem MRPiPS utrudnia to dostęp do niektórych uprawnień pracowniczych oraz stanowisk, na których wymagane jest posiadanie określonego stażu pracy. Taka sytuacja jest oczywiście niekorzystna dla pracowników, którzy przed nawiązaniem stosunku pracy prowadzili działalność gospodarczą we wskazanych formach lub wykonywali pracę na podstawie wymienionych umów cywilnoprawnych, byli osobami współpracującymi czy członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kołek rolniczych. 

Nowelizacja kodeksu pracy (projekt z 4 lipca 2024 r.). Jakie zmiany w stażu pracy?

Omawiany projekt wprowadza następujące zmiany w Kodeksie pracy: 

Służby

Przepis art. 302 kodeksu pracy otrzyma nowe brzmienie, zgodnie z którym „Do okresu zatrudnienia wlicza się okres służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej i Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej w zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami.”. 

W projekcie w art. 302 uzupełniono katalog w stosunku do aktualnego brzmienia przepisu o:
- okres służby funkcjonariusza Straży Marszałkowskiej - na podstawie Art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o Straży Marszałkowskiej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1729), 
- okres służby w Służbie Celno-Skarbowej - na podstawie art. 174 ust. 8 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.); 

Pozarolnicza działalność

Zostanie wprowadzony nowy przepis kodeksu pracy: art. 302¹, zgodnie z którym do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, z zastrzeżeniem § 3. 

Pojęcie pozarolniczej działalności wynika z art. 8 ust. 6 ustawy z dnia z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497). 

Zgodnie ze wskazanym przepisem za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się: 
1) osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych; 
2) twórcę i artystę;
3) osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu: 
a) w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, 
b) z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych; 
4) wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej; 
5) akcjonariusza prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług; 
6) komplementariusza w spółce komandytowo-akcyjnej; 
7) osobę prowadzącą publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2024 r. poz. 737).

Zlecenie, świadczenie usług, umowa agencyjna, członkostwo w spółdzielni rolniczej

Ponadto, na podstawie dodawanego art. 302¹ § 2 kodeksu pracy do okresu zatrudnienia wliczane będą okresy: 
1) wykonywania przez osobę fizyczną zlecenia na podstawie umowy zlecenia, o której mowa w art. 734 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610, z późn. zm.) lub świadczenia usług przez osobę fizyczną na podstawie umowy, o której mowa w art. 750 kodeksu cywilnego, 
2) wykonywania przez osobę fizyczną pracy na podstawie umowy agencyjnej, o której mowa w art. 758 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, 
3) pozostawania osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 i 2 , 
4) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kołek rolniczych 
- w których podlegała ona ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, z zastrzeżeniem § 3. 

MRPiPS wskazuje, że przepis art. 302¹ § 2 pkt 1 obejmuje również umowy uaktywniające dla niań sprawujących opiekę nad dziećmi na podstawie umów o świadczenie usług, do których zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. 

Od zakładowego stażu pracy uzależniona jest zgodnie z Kodeksem pracy m.in. długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Także dodatkowe świadczenia przyznawane przez pracodawcę na mocy przepisów zakładowych zwykle uzależnione są od długości zatrudnienia u danego pracodawcy. Zatem na skutek przyjęcia omawianej nowelizacji osoba zatrudniona na umowę o pracę, która wcześniej świadczyła pracę na rzecz obecnego pracodawcy na podstawie, np. umowy zlecenia, z dniem wejścia w życie nowelizacji może uzyskać nie tylko uprawnienie do wyższego wymiaru urlopu, ale także zostanie objęta dłuższym okresem wypowiedzenia oraz będzie przysługiwać jej wyższa odprawa w przypadku rozwiązania umowy o pracę (czy też wyższy dodatek stażowy, jeżeli przepisy zakładowe przewidują taki składnik wynagrodzenia). 

Na podstawie nowego art. 302¹ § 3 do okresu zatrudnienia wliczane będą także ww. okresy działalności zawodowej określone w art. 302¹ § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Są to okresy wykonywania pracy lub działalności co do zasady stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych. Jak wyjaśnia MRPiPS, może to być np. niepodleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w związku ze skorzystaniem przez przedsiębiorcę z uprawnienia ulgi na start, niepodlegania ubezpieczeniom społecznym przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów, do ukończenia 26 lat z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w ramach wsparcia uczestników obrotu gospodarczego poszkodowanych wskutek pandemii COVID-19, czy zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotyczące osób prowadzących pozarolniczą działalność, które osiągnęły w danym roku kalendarzowym kwotę odpowiadającą trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. 

Działalność zarobkowa za granicą inna niż zatrudnienie

Dodatkowo na podstawie nowego art. 302¹ § 4 kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wliczany będzie udokumentowany, przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej. 

Zdaniem Ministerstwa, wyżej wskazane nowe przepisy mają zrealizować cel, aby uprawnienia pracownicze, jak i dostęp do stanowisk wymagających potwierdzonego doświadczenia zawodowego były takie same niezależnie od prawnej i organizacyjnej formy wcześniejszej pracy. 

Kompleksowa regulacja stażu pracy

Na podstawie nowego (proponowanego w omawianym projekcie) art. 302¹ § 5 kodeksu pracy jest kompleksowe uregulowanie w jednym przepisie kwestii stażu pracy. Zgodnie z tym przepisem do okresu zatrudnienia wlicza się okresy: 
1) pobierania uposażenia w okresie sprawowania mandatu posła, senatora lub posła do Parlamentu Europejskiego, 
2) odbywania czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego, 
3) odbywania służby zastępczej, 
4) kształcenia się w szkole doktorskiej, 
5) pobierania przez stypendystę sportowego stypendium sportowego, 
6) kształcenia się w Krajowej Szkole Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego, 
7) wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia, 
8) pobierania przez bezrobotnego zasiłku i stypendium,
9) udokumentowanego zatrudnienia przebytego za granicą u pracodawcy zagranicznego, 
10) prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie rolnym
- które z mocy odrębnych przepisów, w zakresie i na zasadach w nich przewidzianych, podlegają wliczeniu do okresu zatrudnienia lub są okresem, od którego zależą uprawnienia pracownicze. 

Zasady potwierdzania stażu pracy dot. nowych tytułów (okresów)

Na podstawie dodawanego art. 302¹ § 7-10: 
§ 7) okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność potwierdza wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu; 
§ 8)  okresy wykonywania zlecenia lub świadczenia usług przez osobę fizyczną na podstawie umów zlecenia, i umów o świadczenie usług  oraz okresy wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, okresy pozostawania osobą współpracującą z ww. osobami, a ponadto okresy pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych potwierdza wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym; 

§ 9)  okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, w których osoba fizyczna nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu; 
§ 10)  okresy wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia, świadczenia usług lub umowy agencyjnej oraz okresy pozostawania jako osoba współpracująca z taką osobą, a także okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych, w których to okresach osoba fizyczna nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 

Jak wyjaśnia MRPiPS, przykładowo:
- niepodleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu ulgi na start będzie potwierdzało wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu (§ 9). 
- okres zaś, w którym osoba fizyczna do 26 r. życia nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym lub na podstawie odrębnych przepisów, będzie potwierdzać zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym (§ 10). 

Zgodnie z dodawanym art. 302¹ § 6 kodeksu pracy, w przypadku nakładania się okresów, o których mowa w § 1-5, lub nakładania się tych okresów z okresem pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się jeden z tych okresów. 

Wniosek o wydanie ww. zaświadczenia przez ZUS składa się w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS. 

Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Omawiany projekt zakłada, że przepisy omawianej nowelizacji będą obowiązywały (wejdą w życie) od 1 stycznia 2026 r. Zdaniem MRPiPS konieczne jest w tym przypadku odpowiednio długie vacatio legis, aby pracodawcy mieli czas na ustalenie stażu pracy poszczególnych pracowników w świetle nowych przepisów (pracownicy muszą dostarczyć dokumenty, na podstawie których pracodawcy ustalą nowy staż pracy), dokonanie związanych z tym obliczeń, czy wprowadzenie ewentualnych zmian w przepisach zakładowych.

Przepis art. 3 omawianego projektu zakłada, że uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia do okresu zatrudnienia okresów, o których mowa w nowych przepisach art. 302¹ § 1-4 kodeksu pracy, przysługują od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. A zatem dopiero od 1 stycznia 2026 r. uprawnienia pracownicze ustalane będą w oparciu o wyższy staż pracy. Ale oczywiście zaliczeniu podlegać będą jednak wszystkie udowodnione okresy (tj. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy - od 1 stycznia 2026 r.) – wyjaśnia MRPiPS.

Natomiast okresów, o których mowa w art. 302¹ § 1-4 kodeksu pracy, nie będzie się wliczać się do okresu pracy wymaganego od kandydatów na określone stanowiska, w naborach na wolne stanowiska wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie omawianej nowelizacji.

Źródło: Projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy (z 4 lipca 2024 r.), opublikowany 11 lipca 2024 r. (UD59)  Na dzień 16 lutego 2025 r. projekt ten nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu.