W dniu 23 maja 2024 r. Sejm przyjął długo oczekiwaną ustawę o ochronie sygnalistów. Główne założenia ustawy nie zmieniły się od ostatniego projektu zaprezentowanego przez Radę Ministrów. Niemniej posłowie zdecydowali się na wprowadzenie kilku poprawek, w tym te najważniejsze dotyczące grup kapitałowych.
- Ustawa o ochronie sygnalistów - najważniejsze zmiany
- Kluczowe kwestie nowej ustawy
- Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?
Ustawa o ochronie sygnalistów - najważniejsze zmiany
Jedną z najistotniejszych zmian, jest możliwość wprowadzenia wspólnej procedury przyjmowania zgłoszeń dla grupy kapitałowej, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą (m.in. zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty, ochrony danych osobowych). Zmianę tę należy oceniać pozytywnie, jednak nadal wymaga ona doprecyzowania. Tak sformułowany przepis może powodować problemy np. w kontekście obowiązku konsultacyjnego.
Wątpliwości budzi również kwestia podmiotu uprawnionego do prowadzenia postępowań wyjaśniających – zgodnie z ustawą w ramach procedury wewnętrznej podmioty wchodzące w skład grupy kapitałowej mogą upoważnić zewnętrzny podmiot do przyjmowania zgłoszeń. Projekt ustawy wyraźnie wskazuję jednak, że w podejmowaniu działań następczych ma uczestniczyć wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba znajdująca się w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego, co wyklucza wspólne rozpatrywanie zgłoszeń i prowadzenie postępowań wyjaśniających dla grupy powiązanych ze sobą podmiotów. Być może ta kwestia zostanie dookreślona w dalszym procesie legislacyjnym przez Senat, o co postulują organizacje pracodawców i przedstawiciele środowisk prawniczych.
Dodatkowo doprecyzowano "osobę powiązaną z sygnalistą", czyli osobę, która może również doświadczyć działań odwetowych, poprzez odesłanie do kodeksu karnego. Odesłano do definicji osoby najbliższej (tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu). Dotychczas wyszczególnieni byli tylko współpracownicy i członkowie rodziny.
W definicji sygnalisty została wykreślona część dotycząca pracy pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jest to zmiana techniczna, ponieważ nie wpływa to na sytuację osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, którzy są wymienieni w ustawie i również mogą korzystać z przewidzianej ochrony.
Sygnaliści w administracji publicznej. Przewodnik dla pracodawców
Kluczowe kwestie nowej ustawy
Po wejściu w życie ustawy podmiot, u którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, będzie miał obowiązek opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych określających zasady oraz kanały ich przyjmowania. W procedurze należy uregulować m.in. osoby upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych czy rozstrzygnąć kwestię przyjmowania lub odmowy przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Co istotne, uchwalenie procedury wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.
Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń w zakresie m.in. korupcji, zamówień publicznych, czy prawa pracy. W szczególności ostatni obszar jest istotny dla pracodawców, ponieważ zgłoszenia będą mogły dotyczyć mobbingu czy kwestii bhp.
Ochrona sygnalisty obowiązuje od momentu dokonania przez niego zgłoszenia, a podmiot go zatrudniający nie będzie mógł podejmować wobec niego działań odwetowych. W zakresie istotnych obowiązków należy pamiętać, że podmiot prawny odpowiedzialny będzie za prowadzenie postępowań wyjaśniających oraz komunikację z sygnalistą (m.in. udzielenia mu odpowiedzi zwrotnej w terminie).
Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy
Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?
Ustawa została skierowana obecnie do Senatu (najbliższe posiedzenie zaplanowane jest na 4-6 czerwca 2024 r.), a następnie do podpisu Prezydenta RP. Większość jej postanowień wejdzie w życie w ciągu 3 miesięcy od ogłoszenia aktu w Dzienniku Ustaw (w zakresie zgłoszeń zewnętrznych w ciągu 6 miesięcy), co – biorąc pod uwagę szybkie tempo prac legislacyjnych – może oznaczać, że pracodawcy będą zobowiązani wprowadzić nowe regulacje w okresie wakacyjnym lub wczesną jesienią 2024 roku.
Kacper Królikowski, associate;
Monika Walczak, junior associate
CRIDO