Książeczka żeglarska 2023 - nowy wzór i nowe rozporządzenie od 14 października. Co się zmieniło?

Jednocześnie, w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia, straci moc rozporządzenie Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 30 maja 2016 r. w sprawie książeczki żeglarskiej (Dz. U. poz. 810, z 2021 r. poz. 1015 oraz z 2022 r. poz. 2296).

Nowe wzory książeczek żeglarskich. Lepsze zabezpieczenia przed fałszerstwem

Minister Infrastruktury uznał, że konieczna jest zmiana wzoru książeczki żeglarskiej celem dostosowania jej zabezpieczeń do aktualnych wymogów w tym zakresie. Nowy wzór książeczki żeglarskiej znajduje się w załączniku do nowego rozporządzenia ministra infrastruktury z 27 września 2023 r. w sprawie książeczki żeglarskiej.

Wzór ten co do formatu, objętości, układu i szaty graficznej nie ulegnie zasadniczym zmianom. Udoskonalone będą natomiast zabezpieczenia tego dokumentu przed falszerstwem. Tak jak obecnie będzie to dokument książeczkowy w formacie ID-3, zawierający 56 numerowanych stron przeznaczonych na wpisy dotyczące przebiegu zatrudnienia na statkach i informacje urzędowe. Posiadać będzie jak dotąd stronę przeznaczoną na wklejenie naklejki zawierającej dane personalne. Książeczka będzie zszyta zabezpieczoną nicią introligatorską. 

W  nowym wzorze książeczki żeglarskiej - w porównaniu do wzoru dotąd obowiązującego – zmieniono nieco:
- zakres danych umieszczanych w książeczce żeglarskiej, 
- rozmieszczenie tekstu na naklejce personalizacyjnej oraz 
- umiejscowienie i wielkość numeru blankietu naklejki, który był mylony z numerem książeczki żeglarskiej.

W uzasadnieniu projektu omawianego rozporządzenia podkreślono, że książeczka żeglarska, w myśl art. 5 ust. 2 pkt 3 ustawy z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1006), jest dokumentem publicznym kategorii pierwszej. Zatem jej wytwarzanie musi odbywać się w sposób uwzględniający szczególne środki bezpieczeństwa. Dodatkowo dokument taki musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed fałszerstwem. Zabezpieczenia te zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 lipca 2022 r. w  sprawie wykazu minimalnych zabezpieczeń dokumentów publicznych przed fałszerstwem (Dz. U. poz. 1456).

Komisja do spraw dokumentów publicznych, powołana na podstawie ustawy z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych, m.in. w celu oceny jakości wydawanych w Polsce dokumentów publicznych, książeczki żeglarska, wydała opinię, że wydawana na podstawie wzoru określonego w dotychczas obowiązującym rozporządzeniu Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z 30 maja 2016 r. w sprawie książeczki żeglarskiej (Dz. U. poz. 810, z późn. zm.), nie spełnia wszystkich wymogów dla dokumentu publicznego pierwszej kategorii, określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 1 lipca 2022 r. w sprawie wykazu minimalnych zabezpieczeń dokumentów publicznych przed fałszerstwem. 

 

Książeczka żeglarska (w myśl art. 3 ust. 2 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu) jest dokumentem upoważniającym marynarza do pracy na statku morskim. Jest również, zgodnie z Konwencją nr 108 Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącą krajowych dowodów tożsamości marynarzy, przyjętą w Genewie w 1958 r., (Dz. U. z 1994 r. poz. 501 i 502), zwanej dalej „Konwencją nr 108”, dokumentem poświadczającym status i tożsamość marynarza, umożliwiającym dokumentowanie przebiegu zatrudnienia na statku, uprawniającym do bezwizowego zejścia na ląd w zagranicznych portach oraz do powrotu do kraju na jego podstawie.

 

W związku z koniecznością opracowania nowego wzoru książeczki żeglarskiej, rozważano odejście od standardu dla tego dokumentu, określonego w Konwencji nr 108, na rzecz standardu określonego w Konwencji nr 185 Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej dowodów tożsamości marynarzy z 2003 r., zwanej dalej „Konwencją nr 185”. Wobec jednak małej liczby ratyfikacji Konwencji nr 185 i negatywnego stanowiska Związku Armatorów Polskich, reprezentującego stronę pracodawców w Trójstronnym Zespole ds. Żeglugi i Rybołówstwa Morskiego, a także w związku z wątpliwościami zgłaszanymi przez uczelnie morskie, odstąpiono od prac nad ratyfikacją Konwencji nr 185 oraz opracowania dokumentu tożsamości marynarza zgodnie ze standardem w niej przewidzianym.

Zatem nowy wzór książeczki żeglarskiej spełnia wymagania:
- odnośnie zabezpieczenia przed fałszerstwem, stawiane w polskim prawie dokumentom publicznym kategorii pierwszej, oraz 
- określone w Konwencji nr 108, której Polska jest stroną.

Co ze starymi książeczkami żeglarskimi?

Zgodnie z § 13 nowego rozporządzenia, książeczki żeglarskie wystawione dotychczas na podstawie rozporządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z 30 maja 2016 r. w sprawie książeczki żeglarskiej zachowują ważność na okres, na jaki zostały wystawione.

Blankiety książeczek żeglarskich i naklejki zawierające dane personalne, zamówione oraz wyprodukowane przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia (czyli przed 14 października 2023 r.) zgodnie ze wzorem określonym w przepisach dotychczasowych, stosuje się zgodnie z art. 73 ust. 1 pkt 7 ustawy z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1006 i 1872). Przepis art. 73 ust. 1 pkt 7 ustawy z o dokumentach publicznych stanowi, że książeczki żeglarskie wytwarzane zgodnie z dotychczasowym wzorem, mogą być wydawane do momentu wykorzystania obecnego nakładu blankietów książeczek żeglarskich, nie później jednak niż do dnia 30 czerwca 2024 r.

Ministerstwo Infrastruktury zwróciło uwagę, że nakład dotychczasowych blankietów książeczek żeglarskich, którym dysponują dyrektorzy urzędów morskich zostanie wykorzystany szybciej, niż planowano, tj. w drugiej połowie 2023 r. – w szczególności z powodu zwiększonego zainteresowania obywateli Ukrainy tymi dokumentami.

Warto też wskazać, że na podstawie § 12 nowego rozporządzenia, w sprawach dotyczących wystawienia, wymiany i unieważnienia książeczki żeglarskiej, wszczętych i niezakończonych do dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.

 

Wydawanie książeczek żeglarskich – zmiany od 14 października 2023 r.

Nowe rozporządzenie zawiera szczegółowe przepisy dotyczące:

• trybu składania wniosku o wydanie książeczki żeglarskiej, w tym umożliwienie złożenia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej,
• zakresu danych wpisywanych we wniosku, 
• wymogów jakie powinna spełniać fotografia przedkładana do wniosku o wydanie książeczki żeglarskiej, 
• dokumentów, jakie należy dołączyć do wniosku o wydanie książeczki żeglarskiej,
• sposobu wyrażania przez rodziców lub opiekunów prawnych zgody na wydanie osobie małoletniej książeczki żeglarskiej,
• sposobu potwierdzania tożsamości i obywatelstwa osób wnioskujących o wydanie książeczki żeglarskiej, 
• sposobu weryfikacji przesłanek do odmowy wydania książeczki żeglarskiej osobie ubiegającej się o jej wydanie,
• sposobu personalizacji naklejki personalizacyjnej, 
• wskazania, że odbiór książeczki żeglarskiej następuje w organie, w którym został złożony wniosek o jej wydanie,
• postępowania w przypadku unieważnienia książeczki, zgłoszenia jej zagubienia lub odnalezienia przez osobę trzecią,
• postępowania w przypadku błędnej  lub wadliwej personalizacji książeczek żeglarskich,
• brakowania anulowanych książeczek żeglarskich i naklejek personalizacyjnych,
• postępowania w przypadkach, gdy książeczkę żeglarską wystawia konsul Rzeczypospolitej Polskiej.

Te nowe przepisy – jak deklaruje Ministerstwo Infrastruktury - są odzwierciedleniem praktyk wypracowanych i stosowanych obecnie przez dyrektorów urzędów morskich, którzy wystawiają książeczki żeglarskie,. 

Wniosek o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej

Zgodnie z nowymi przepisami, wniosek o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej składa się na piśmie utrwalonym w formie papierowej lub elektronicznej do dyrektora urzędu morskiego.

Wniosek w formie papierowej składa się osobiście, a wniosek w formie elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu (dyrektora urzędu morskiego), do którego jest kierowany.

Wniosek o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej zawierać musi:

1) treść żądania;

2) oświadczenie o okolicznościach utraty książeczki żeglarskiej, gdy wniosek dotyczy wystawienia nowej książeczki żeglarskiej w miejsce utraconej;

3) dane osoby składającej wniosek:
a) nazwisko,
b) imię (imiona),
c) datę i miejsce urodzenia,
d) numer PESEL (jeżeli go nadano),
e) płeć według dowodu osobistego lub dokumentu paszportowego lub dokumentu podróży, o którym mowa w art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2023 r. poz. 519, 185 i 547),
f) obywatelstwo,
g) wzrost,
h) kolor oczu;

4) odwzorowanie własnoręcznego podpisu wnioskodawcy;

5) adres do korespondencji wnioskodawcy;

6) rodzaj, serię i numer dowodu osobistego lub dokumentu paszportowego lub dokumentu podróży, o którym mowa w art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, wnioskodawcy;

7) oświadczenie o prawdziwości danych i dokumentów, wymienionych w pkt 2–6;

8) podpis wnioskodawcy.

Oświadczenie, o którym mowa w pkt 7, składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy(-ma) odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Osoba składająca wniosek może podać numer telefonu lub adres poczty elektronicznej w celu ułatwienia kontaktu w sprawie uzyskania książeczki żeglarskiej.

Załączniki do wniosku o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej

Do wniosku o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej należy dołączyć:

1) kolorową fotografię o wymiarach 35 × 45 mm, odzwierciedlającą wizerunek twarzy osoby ubiegającej się o wystawienie dokumentu, wykonaną w ciągu ostatnich 6 miesięcy na jednolitym jasnym tle, odwzorowującą naturalny kolor skóry, mającą dobrą ostrość oraz pokazującą wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, a także twarz od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała 70–80% fotografii; fotografia ma przedstawiać osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami, nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami;

2) ważny dokument potwierdzający ukończenie szkolenia podstawowego, o którym mowa w rozdziale VI, Prawidle VI/1 Międzynarodowej Konwencji o wymaganiach w zakresie wyszkolenia marynarzy, wydawania im świadectw oraz pełnienia wacht, 1978, sporządzonej w Londynie dnia 7 lipca 1978 r. (Dz. U. z 1984 r. poz. 201 i 202, z 1999 r. poz. 286, z 2013 r. poz. 1092 i 1093, z 2018 r. poz. 1866 i 2088 oraz z 2019 r. poz. 103) – w przypadku gdy wniosek składa osoba, o której mowa w art. 9 pkt 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu, zwanej dalej „ustawą”, przy czym świadectwa przeszkolenia w zakresie elementarnych zasad udzielania pierwszej pomocy medycznej i ochrony przeciwpożarowej stopień podstawowy mogą zostać zastąpione odpowiednimi świadectwami przeszkoleń w zakresie udzielania pierwszej pomocy medycznej lub sprawowania opieki medycznej nad chorym oraz ochrony przeciwpożarowej stopień wyższy;

3) zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na wystawienie książeczki żeglarskiej w przypadku ucznia niepełnoletniego oraz oświadczenie dyrektora szkoły ponadpodstawowej, że osoba składająca wniosek jest uczniem kierowanym na praktykę ujętą w programie nauczania lub oświadczenie armatora statku o rodzaju zawartej lub zamierzonej umowy o praktyczną naukę zawodu ucznia szkoły ponadpodstawowej – w przypadku gdy wniosek składa uczeń szkoły ponadpodstawowej;

4) zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na wystawienie książeczki żeglarskiej, w przypadku studenta niepełnoletniego oraz oświadczenie rektora uczelni, że osoba składająca wniosek jest studentem kierowanym na praktykę ujętą w programie kształcenia – w przypadku gdy wniosek składa student;

5) zgodę rodziców lub opiekunów prawnych młodocianego na wystawienie książeczki żeglarskiej oraz oświadczenie armatora statku o zawartej z młodocianym umowie o pracę w celu przygotowania zawodowego – w przypadku gdy wniosek składa młodociany;

6) oświadczenie armatora statku o zawartej umowie o pracę – w przypadku gdy wniosek składa osoba pozostająca z armatorem w stosunku pracy – potwierdzonym przez armatora;

7) oświadczenie o posiadaniu ważnego świadectwa zdrowia stwierdzającego zdolność do pracy na statku, wystawionego przez uprawnionego lekarza – w przypadku gdy wniosek składa osoba inna niż praktykant;

8) dowód wniesienia opłaty za wystawienie albo wymianę książeczki żeglarskiej;

9) kopie dokumentów potwierdzających legalność pobytu wnioskodawcy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, gdy wnioskodawcą jest cudzoziemiec.

Osoba nosząca nakrycie głowy zgodnie z zasadami swojego wyznania, ubiegająca się o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej, może złożyć fotografię, o której mowa wyżej w pkt 1, przedstawiającą ją w nakryciu głowy, które nie może zakrywać ani zniekształcać owalu twarzy.

Fotografia dołączana do wniosku o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej składanego w postaci papierowej powinna być wykonana na papierze fotograficznym lub papierze fotograficznym przeznaczonym do drukarek.

Jeżeli  wniosek o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej jest składany w postaci elektronicznej:

1) do takiego wniosku należy dołączyć:
a) plik w formacie JPEG, TIFF lub PNG, zawierający fotografię o wymiarach co najmniej 492 × 633 pikseli i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB, spełniającą wymogi, o których mowa w wyżej w pkt 1,
b) skany dokumentów, o których mowa wyżej w pkt 2–9,
c) plik w formacie JPEG, TIFF lub PNG zawierający wzór własnoręcznego podpisu,
d) skan dowodu osobistego lub strony dokumentu paszportowego, zawierającej dane wnioskodawcy, gdy wnioskodawcą jest osoba posiadająca polskie obywatelstwo,
e) skan strony dokumentu podróży, o którym mowa w art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, zawierającej dane wnioskodawcy oraz dokumenty potwierdzające legalność pobytu na terytorium Rzeczy[1]pospolitej Polskiej, gdy wnioskodawcą jest cudzoziemiec;

2) opatruje się go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub uwierzytelnia w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej.

Wystawienie książeczki żeglarskiej

Wystawiając książeczkę żeglarską, należy:

1) zweryfikować w Rejestrze Dokumentów Paszportowych, o którym mowa w art. 78 ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1302 i 1941), istnienie wobec wnioskodawcy przesłanek odmowy wystawienia dokumentu paszportowego;

2) w przypadku gdy wnioskodawcą jest cudzoziemiec – zasięgnąć opinii właściwego miejscowo organu Straży Granicznej, czy osoba ta legalnie przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

3) nadrukować na naklejkę zawierającą dane personale za pomocą drukarki:
a) nazwisko,
b) imię (imiona),
c) datę urodzenia,
d) miejsce urodzenia,
e) obywatelstwo,
f) wzrost,
g) kolor oczu,
h) wizerunek twarzy,
i) odwzorowanie podpisu posiadacza książeczki żeglarskiej,
j) serię i numer książeczki żeglarskiej,
k) datę wystawienia książeczki żeglarskiej,
l) datę ważności książeczki żeglarskiej,
m) nazwę organu wydającego;

4) wkleić naklejkę zawierającą dane personalne na stronę książeczki żeglarskiej przeznaczoną do jej wklejenia;

5) odcisnąć na pięćdziesiątej piątej stronie książeczki żeglarskiej pieczęć dyrektora urzędu morskiego oraz umieścić obok niej podpis dyrektora urzędu morskiego albo osoby przez niego upoważnionej.

Nazwisko i imię (imiona) wnioskodawcy posiadającego polskie obywatelstwo zamieszcza się w książeczce żeglarskiej zgodnie z brzmieniem zapisanym w dowodzie osobistym lub dokumencie paszportowym.

Nazwisko i imię (imiona) wnioskodawcy będącego cudzoziemcem zapisuje się w książeczce żeglarskiej pismem łacińskim, zgodnie z brzmieniem w dokumencie podróży, o którym mowa w art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, z możliwością zachowania znaków diakrytycznych, jeśli o ich wpisanie wystąpi wnioskodawca.

Odbiór książeczki żeglarskiej

Książeczkę żeglarską odbiera się osobiście albo za pośrednictwem osoby notarialnie upoważnionej do jej odbioru w urzędzie morskim, w którym został złożony wniosek o jej wystawienie. Osoba odbierająca książeczkę żeglarską ma obowiązek:
- przedłożyć do wglądu dowód osobisty, a w razie jego braku – dokument paszportowy lub dokument podróży, o którym mowa w art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, oraz 
- złożyć podpis potwierdzający odbiór książeczki żeglarskiej.

Datę odbioru książeczki żeglarskiej odnotowuje się w Systemie Kontrolno-Informacyjnym dla Portów Polskich – PHICS. 

Unieważnienie książeczki żeglarskiej

 W przypadku unieważnienia książeczki żeglarskiej z przyczyn, o których mowa w art. 12 pkt 4 ustawy, dyrektor urzędu morskiego albo osoba przez niego upoważniona:

1) odciska w dotychczasowej książeczce żeglarskiej prostokątny stempel o wymiarach 90 × 30 mm w kolorze czerwonym o treści „UNIEWAŻNIONO” na trzeciej stronie okładki i na niewypełnionych stronach książeczki żeglarskiej, dziurkuje stronę z danymi osobowymi, tak aby została ona trwale uszkodzona, zwraca książeczkę żeglarską posiadaczowi, oraz

2) dotychczasową książeczkę żeglarską opatruje statusem „unieważniona” w Systemie Kontrolno-Informacyjnym dla Portów Polskich – PHICS.

Wymiana książeczki żeglarskiej

W przypadku wymiany książeczki żeglarskiej:
- przy jej odbiorze przedkłada się dotychczasową książeczkę żeglarską,
- dyrektor urzędu morskiego albo osoba przez niego upoważniona w dotychczasowej książeczce żeglarskiej dokonuje ww. czynności unieważniających ten dokument.

Zgłoszenie utraty książeczki żeglarskiej

W przypadku zgłoszenia utraty książeczki żeglarskiej przez jej posiadacza dyrektor urzędu morskiego:

1) opatruje utraconą książeczkę żeglarską statusem „zagubiona” w Systemie Kontrolno-Informacyjnym dla Portów Pol[1]skich – PHICS, oraz

2) wystawia nową książeczkę żeglarską na podstawie wniosku.

Dyrektor urzędu morskiego, do którego przekazano książeczkę żeglarską osoby trzeciej, opatruje otrzymaną książeczkę statusem „unieważniona” w Systemie Kontrolno-Informacyjnym dla Portów Polskich – PHICS oraz dokonuje ww. czynności unieważniających ten dokument.

Ponadto w nowym rozporządzeniu określono tryb wystawiania książeczki żeglarskiej przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej.

 

Termin wejścia w życie nowego rozporządzenia

Nowe rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Publikacja w Dzienniku Ustaw miała miejsce 29 września 2023 r., więc rozporządzenie wejdzie w życie 14 października 2023 r.

Źródło: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2023 r. w sprawie książeczki żeglarskiej – Dz. U. z 29 września 2023 r., poz. 2080.